Notes on Office Procedure by ISTM कार्यालय प्रक्रिया पर नोट्स — ISTM द्वारा
Chapter-wise consolidated notes — Office Management · Handling of CAT Cases · Office Layout & Mechanical Aids · Retrieval System. Four chapters of the Manual of Office Procedure in one bilingual study deck. अध्यायवार समेकित नोट्स — कार्यालय प्रबंधन · कैट मामलों का निपटान · कार्यालय अभिन्यास एवं यांत्रिक सहायक · पुनःप्राप्ति प्रणाली। कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल के चार अध्याय एक द्विभाषी अध्ययन-डेक में।
Attendance & Punctuality उपस्थिति एवं समय-पालन
Hours of Attendance उपस्थिति के समय
The normal hours of attendance for the offices of the Government of India located in Delhi are as follows: दिल्ली स्थित भारत सरकार के कार्यालयों के सामान्य उपस्थिति समय इस प्रकार हैं:
Ministries / Departments (Schedule I, AoB Rules 1961) मंत्रालय / विभाग (अनुसूची I, AoB नियम 1961)
All Other Offices of Govt. of India भारत सरकार के अन्य सभी कार्यालय
Office Closure & Late Attendance Rules कार्यालय अवकाश एवं विलंब-उपस्थिति नियम
- 📅 Offices remain closed on Saturdays and Sundays. However, any member may be required to work outside office hours if the state of work demands. कार्यालय शनिवार एवं रविवार को बंद रहेंगे। तथापि, कार्य की स्थिति अनुसार किसी भी कर्मचारी से कार्यालय-समय से बाहर काम लिया जा सकता है।
- ⏰ Every staff member is expected to be in his/her seat and starting work by 9:00 / 9:30 AM, unless special permission for late attendance has been obtained. प्रत्येक कर्मचारी से अपेक्षा है कि वह 9:00 / 9:30 AM तक अपनी सीट पर पहुँचकर कार्य प्रारंभ करे, जब तक कि विलंब-उपस्थिति की विशेष अनुमति न ली गई हो।
Half a day's casual leave is to be deducted from a Government servant's CL account for each day's late attendance. प्रत्येक दिन की विलंब-उपस्थिति के लिए सरकारी सेवक के CL खाते से आधे दिन की आकस्मिक छुट्टी काटी जाएगी।
Exception: Late attendance up to one hour on not more than two occasions in a month may be permitted by the competent authority if satisfied that it was due to unavoidable reasons. अपवाद: सक्षम प्राधिकारी द्वारा संतुष्ट होने पर, माह में दो बार तक तथा एक घंटे तक की विलंब-उपस्थिति, अपरिहार्य कारणों से, अनुमत की जा सकती है।
Half a day's casual leave (forenoon / afternoon) may be allowed on prior application. The practice of leaving office early with permission should be discouraged. पूर्व आवेदन पर पूर्वाह्न / अपराह्न का अर्द्ध-दिवस CL दिया जा सकता है। अनुमति लेकर समय से पहले कार्यालय छोड़ने की प्रथा को हतोत्साहित किया जाना चाहिए।
Attendance Register — Form S.37 उपस्थिति रजिस्टर — प्रपत्र S.37
The Attendance Register in Form S.37 will be maintained in each Section. The procedure is split into arrival and departure: प्रत्येक अनुभाग में प्रपत्र S.37 में उपस्थिति रजिस्टर रखा जाएगा। प्रक्रिया आगमन एवं प्रस्थान में विभाजित है:
Arrival — entry against 'A' आगमन — 'A' के सामने प्रविष्टि
Every member of the staff, on arrival, must enter in ink his/her initials with the time of arrival against his/her name in the relevant dated column against the letter 'A'. प्रत्येक कर्मचारी, आगमन पर, अपने नाम के सामने संबंधित तिथि-स्तंभ में अक्षर 'A' के सामने स्याही से अपने आद्याक्षर एवं आगमन-समय दर्ज करेगा।
Scrutiny — by Section Officer जाँच — अनुभाग अधिकारी द्वारा
The register should be initialled by the Section Officer (or, in his absence, by the senior most Assistant present) at the bottom of the dated column on the last page for the current month, in token of scrutiny. रजिस्टर पर अनुभाग अधिकारी (या उनकी अनुपस्थिति में, उपस्थित वरिष्ठतम सहायक) द्वारा वर्तमान माह के अंतिम पृष्ठ पर तिथि-स्तंभ के नीचे जाँच के प्रतीक स्वरूप आद्याक्षर लगाए जाएँगे।
Send to Branch Officer — 9:10 / 9:40 AM शाखा अधिकारी को भेजना — 9:10 / 9:40 AM
At 9:10 or 9:40 AM, as the case may be, the register is sent to the Branch Officer. Any person arriving thereafter must mark attendance in the register in the Branch Officer's room. यथास्थिति 9:10 या 9:40 AM पर रजिस्टर शाखा अधिकारी को भेजा जाएगा। उसके बाद आने वाला कोई भी व्यक्ति शाखा अधिकारी के कक्ष में अपनी उपस्थिति दर्ज करेगा।
Departure — entry against 'D' प्रस्थान — 'D' के सामने प्रविष्टि
While leaving office, every member should record initials with the time of departure in the space against the letter 'D' opposite his name. कार्यालय छोड़ते समय, प्रत्येक कर्मचारी अपने नाम के सामने अक्षर 'D' के सामने अपने आद्याक्षर एवं प्रस्थान-समय दर्ज करेगा।
Non-Attendance Abbreviations (5 codes) अनुपस्थिति-संक्षिप्तियाँ (5 कोड)
The Section Officer will use these abbreviations to denote reasons for non-attendance: अनुभाग अधिकारी अनुपस्थिति के कारण दर्शाने हेतु निम्न संक्षिप्तियाँ प्रयोग करेगा:
'A' (Absence) is entered in pencil. When leave of any kind is sanctioned, the appropriate abbreviation (CH/CL/L/RH) should be substituted in ink. 'A' (अनुपस्थिति) पेंसिल में दर्ज की जाती है। जब किसी भी प्रकार का अवकाश स्वीकृत हो जाए, तो उपयुक्त संक्षिप्ति (CH/CL/L/RH) को स्याही में प्रतिस्थापित कर देना चाहिए।
Late Attendance / Leaving Early विलंब-उपस्थिति / जल्दी प्रस्थान
- 📝 If a person is permitted to attend late or leave early, an entry to that effect is made by the supervisor in the remark column. यदि किसी को विलंब से आने या जल्दी जाने की अनुमति है, तो पर्यवेक्षक टिप्पणी-स्तंभ में उस आशय की प्रविष्टि करेगा।
- 🔐 Permission for any consecutive period requires the sanction of the Administrative Officer (or corresponding officer) in charge of Administration. किसी भी लगातार अवधि के लिए अनुमति हेतु प्रशासन के प्रभारी प्रशासनिक अधिकारी (या समकक्ष अधिकारी) की मंजूरी आवश्यक है।
- ⏱️ Persons reaching office within ten minutes of the opening hours are nevertheless late. Such late coming may be condoned unless it becomes a matter of frequent occurrence. कार्यालय खुलने के दस मिनट के भीतर पहुँचने वाले भी विलंबी ही माने जाएँगे। यदि यह बार-बार न हो, तो ऐसे विलंब को क्षमा किया जा सकता है।
- 📨 End of each month: the Section Officer will bring to the notice of the Officer-In-Charge the names of persons who had been frequently / habitually late during the month without prior permission. प्रत्येक माह के अंत में: अनुभाग अधिकारी, बिना पूर्व-अनुमति के माह में बार-बार / आदतन विलंबी रहे व्यक्तियों के नाम प्रभारी अधिकारी की जानकारी में लाएगा।
Maintenance of Register & Punctuality (3 measures) रजिस्टर रख-रखाव एवं समय-पालन (3 उपाय)
§5 — Maintenance of Attendance Register §5 — उपस्थिति रजिस्टर का रख-रखाव
- Section staff (incl. Class IV):अनुभाग कर्मचारी (Class IV सहित): Register maintained under personal supervision of the Section Officer, who ensures correct entries. रजिस्टर अनुभाग अधिकारी के व्यक्तिगत पर्यवेक्षण में रखा जाएगा, जो सही प्रविष्टियाँ सुनिश्चित करेगा।
- Personal Staff (incl. Class IV) attached to Officers:अधिकारियों से संलग्न व्यक्तिगत कर्मचारी (Class IV सहित): Except in pools under a supervisor, attendance is controlled by the officer to whom staff is attached. In absence (leave/tour/etc.) of the officer, personal staff reports to the Under Secretary (or corresponding officer) in charge of administration, unless contrary orders exist. पर्यवेक्षक के अधीन पूल को छोड़कर, उपस्थिति उस अधिकारी द्वारा नियंत्रित होगी जिनसे कर्मचारी संलग्न हैं। अधिकारी की अनुपस्थिति (अवकाश/दौरा/अन्य) में, व्यक्तिगत कर्मचारी प्रशासन-प्रभारी उप-सचिव (या समकक्ष अधिकारी) को रिपोर्ट करेंगे, जब तक कि विपरीत आदेश न हों।
§6 — Punctuality — Three Enforcement Measures §6 — समय-पालन — तीन प्रवर्तन-उपाय
- Strict measures by administrative authorities — प्रशासनिक प्राधिकारियों द्वारा कठोर उपाय — SOs/Supervisory Officers must be very particular in scrutinizing the attendance register. SOs/पर्यवेक्षी अधिकारियों को उपस्थिति रजिस्टर की जाँच में अत्यंत सतर्क रहना चाहिए।
- Surprise daily checks — आकस्मिक दैनिक जाँच — In one or two sections of the Ministry/Department/Office, under direct supervision of a Senior Officer like the JS in charge of administration or Head of Department. मंत्रालय/विभाग/कार्यालय के एक-दो अनुभागों में, प्रशासन के प्रभारी JS या विभागाध्यक्ष जैसे वरिष्ठ अधिकारी के सीधे पर्यवेक्षण में।
- Lunch break — scrupulously observed — मध्याह्न-विश्राम — कठोरता से पालन — Not only by subordinate staff but also by supervisory officers; periodical surprise checks by supervisors to ensure staff do not overstay the lunch break. केवल अधीनस्थ कर्मचारी ही नहीं, पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा भी; पर्यवेक्षकों द्वारा आकस्मिक जाँच, ताकि कोई कर्मचारी मध्याह्न-विश्राम से अधिक न रुके।
Leave अवकाश
Leave — Governed by CCS (Leave) Rules, 1972 अवकाश — CCS (अवकाश) नियम, 1972 से शासित
Three Instructions for Submitting Applications आवेदन प्रस्तुत करने हेतु तीन अनुदेश
- Private-purpose leave — निजी प्रयोजन का अवकाश — For leave of any kind for private purposes (i.e. leave other than on medical certificate), application should be submitted well in advance before the date of commencement. निजी प्रयोजन (अर्थात् चिकित्सकीय प्रमाण-पत्र से भिन्न) के किसी भी अवकाश हेतु आवेदन, प्रारंभ तिथि से पर्याप्त पूर्व प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
- Medical leave — चिकित्सकीय अवकाश — Application must be accompanied by a medical certificate from a Competent Medical Authority or as prescribed under Rule 19 of CCS (Leave) Rules, 1972, stating clearly the nature, probable duration of illness, and the period of leave required for restoration of health. आवेदन के साथ सक्षम चिकित्सा प्राधिकारी से अथवा CCS (अवकाश) नियम 1972 के नियम 19 के अधीन निर्धारित चिकित्सकीय प्रमाण-पत्र संलग्न होना चाहिए, जिसमें बीमारी की प्रकृति, संभावित अवधि, तथा स्वास्थ्य-पुनर्प्राप्ति हेतु अपेक्षित अवकाश-अवधि स्पष्ट रूप से उल्लिखित हो।
- Leave address — अवकाश-पता — The leave address should be indicated in all cases. सभी स्थितियों में अवकाश-पता दर्शाया जाना चाहिए।
Routing of Leave Application — 5 Stages अवकाश-आवेदन का प्रवाह — 5 चरण
Submit through Section Officer अनुभाग अधिकारी के माध्यम से प्रस्तुत
All applications submitted through the Section Officer, who records remarks considering work condition and how many are already on leave. सभी आवेदन अनुभाग अधिकारी के माध्यम से प्रस्तुत; वह कार्य-स्थिति तथा पहले से अवकाश पर लोगों की संख्या को ध्यान में रखकर टिप्पणी अंकित करेगा।
SO recommends + proposes substitute SO सिफारिश + प्रतिस्थापन प्रस्ताव
If recommending, SO states proposals for carrying on the work during the applicant's absence, then passes to Administration. सिफारिश की स्थिति में, SO आवेदक की अनुपस्थिति में कार्य-निरंतरता के प्रस्ताव उल्लिखित करेगा, फिर प्रशासन को अग्रेषित करेगा।
Administration verifies admissibility प्रशासन स्वीकार्यता की पुष्टि करता है
Administration Section verifies admissibility of leave applied for and submits to the officer competent to sanction. प्रशासन अनुभाग आवेदित अवकाश की स्वीकार्यता की पुष्टि कर सक्षम स्वीकृति-अधिकारी को प्रस्तुत करेगा।
Office Order issued कार्यालय-आदेश जारी
Orders issued as an Office Order — one copy to applicant, one to Cash Section. आदेश कार्यालय-आदेश के रूप में जारी — एक प्रति आवेदक को, एक कैश अनुभाग को।
Joining Report on return वापसी पर ज्वाइनिंग रिपोर्ट
On return, report to the sanctioning authority (or as specified) and submit a written joining report. For medical leave — accompanied by a fitness certificate from prescribed authority. वापसी पर, स्वीकृति-प्राधिकारी (या निर्दिष्ट अधिकारी) को रिपोर्ट करें तथा लिखित ज्वाइनिंग रिपोर्ट प्रस्तुत करें। चिकित्सकीय अवकाश की स्थिति में — निर्धारित प्राधिकारी से स्वस्थता-प्रमाण-पत्र सहित।
Extension of Leave अवकाश का विस्तार
Requests for extension of leave should be avoided as far as possible. It should not be assumed that an extension will always be granted. अवकाश-विस्तार के अनुरोध यथासंभव टाले जाने चाहिए। यह मान लेना सही नहीं है कि विस्तार सदैव दिया जाएगा।
- 📅 Applications for extension should be submitted well in advance of expiry of already-granted leave, so orders are communicated in time. विस्तार-आवेदन पहले से स्वीकृत अवकाश की समाप्ति से पर्याप्त पूर्व प्रस्तुत किया जाना चाहिए, ताकि आदेश समय पर सूचित हो सके।
- 📞 If prevented from resuming duty due to any unforeseen occurrence immediately before the due date, send immediate intimation to the Head of Office with full reasons. यदि नियत तिथि के ठीक पूर्व किसी अप्रत्याशित कारण से कर्तव्य-प्रारंभ संभव न हो, तो पूर्ण कारणों सहित तत्काल सूचना कार्यालयाध्यक्ष को भेजें।
- 💰 A government servant who remains absent after expiry of leave gets no leave salary for that period. The period is debited against half-pay leave account (to extent due); excess is treated as extraordinary leave. अवकाश-समाप्ति के बाद अनुपस्थित रहने वाले सरकारी सेवक को उस अवधि के लिए अवकाश-वेतन नहीं मिलेगा। अवधि अर्द्ध-वेतन अवकाश खाते में डेबिट होगी (देय सीमा तक); अतिरिक्त अवधि असाधारण अवकाश मानी जाएगी।
- ⚖️ Willful absence after expiry of leave renders the Government servant liable to disciplinary action. अवकाश-समाप्ति के बाद जान-बूझकर अनुपस्थिति सरकारी सेवक को अनुशासनिक कार्रवाई के लिए उत्तरदायी बनाती है।
Casual Leave (CL) आकस्मिक अवकाश (CL)
Key Limits & Rules मुख्य सीमाएँ एवं नियम
CL — Application Rules CL — आवेदन नियम
- ⏳ Apply in advance as far as possible, except when prevented from attending by sickness or other unforeseen circumstances. यथासंभव पूर्व आवेदन, सिवाय इसके कि बीमारी या अन्य अप्रत्याशित परिस्थिति के कारण उपस्थित होने से रोका गया हो।
- 🔗 CL may be prefixed and/or suffixed to recognized holidays and Sundays with permission. Sundays/holidays falling during CL period are NOT counted as leave. CL को मान्यता-प्राप्त अवकाशों एवं रविवारों के साथ अनुमति से उपसर्ग और/या प्रत्यय रूप में जोड़ा जा सकता है। CL अवधि में पड़ने वाले रविवार/अवकाश अवकाश में नहीं गिने जाते।
CL Should NOT Cause Evasion of Rules Regarding: CL निम्नलिखित नियमों से बचाव हेतु नहीं दिया जाना चाहिए:
- Date of reckoning of pay and allowances. वेतन एवं भत्तों की गणना-तिथि।
- Charge of office. कार्यालय का प्रभार।
- Commencement and end of regular leave. नियमित अवकाश का प्रारंभ एवं समाप्ति।
- Return to duty, or so as to extend the term of leave beyond admissible limit. कर्तव्य-प्रत्यावर्तन, अथवा स्वीकार्य सीमा से अधिक अवकाश-अवधि बढ़ाने हेतु।
Special CL Categories विशेष CL श्रेणियाँ
A person joining service in the middle of a year — CL admissible need not be reduced proportionately. May be granted full 8 days; the sanctioning authority will take into account all circumstances. वर्ष के बीच में सेवा में आने वाले को CL आनुपातिक रूप से कम करने की आवश्यकता नहीं। पूरे 8 दिन दिए जा सकते हैं; स्वीकृति-प्राधिकारी सभी परिस्थितियों पर विचार करेगा।
Contingency-paid staff is entitled to CL provided employment of a substitute is not considered necessary. आकस्मिक-भुगतान कर्मचारी CL के पात्र हैं, बशर्ते कि किसी प्रतिस्थापन के नियोजन की आवश्यकता न समझी जाए।
Representatives of recognized associations may be granted CL, if due, to attend duly constituted meetings — subject to exigencies of service. मान्यता-प्राप्त संघों के प्रतिनिधियों को विधिवत-गठित बैठकों में भाग लेने हेतु CL, यदि देय हो, दिया जा सकता है — सेवा-आवश्यकता के अधीन।
§10 — Maintenance of CL Account Register §10 — CL खाता रजिस्टर का रख-रखाव
A register based on the prescribed format will be maintained for CL account of all employees in a section. अनुभाग के सभी कर्मचारियों के CL खाते हेतु निर्धारित प्रारूप पर रजिस्टर रखा जाएगा।
| Casual Leave & Restricted Holidays Account — Format आकस्मिक अवकाश एवं प्रतिबंधित अवकाश खाता — प्रारूप | |
|---|---|
| Yearवर्ष | __________________ |
| Ministry / Dept.मंत्रालय / विभाग | __________________ |
| Section / Branchअनुभाग / शाखा | __________________ |
| Columnsस्तंभ | S.No. · Name · CL taken on (dates) — 1-8 · RH — 1-2 · Remarks |
Special Casual Leave (SCL) — 32 Purposes विशेष आकस्मिक अवकाश (SCL) — 32 प्रयोजन
In addition to CL, SCL may be granted by the competent authority for certain specific purposes in accordance with the orders issued by the Department of Personnel and Training from time to time. SCL may be granted for the following purposes: CL के अतिरिक्त, सक्षम प्राधिकारी द्वारा कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग द्वारा समय-समय पर जारी आदेशों के अनुसार कुछ विशिष्ट प्रयोजनों हेतु SCL दिया जा सकता है। निम्नलिखित प्रयोजनों के लिए SCL दिया जा सकता है:
(i)–(viii): Civil/Military/Defence Training & Examinations (i)–(viii): सिविल/सैन्य/रक्षा प्रशिक्षण एवं परीक्षाएँ
- (i)Staff unable to attend office during civil disturbances, curfews, strikes, natural calamities, bandhs, or failure of transport etc.सिविल अशांति, कर्फ़्यू, हड़ताल, प्राकृतिक आपदा, बंद, परिवहन-विफलता आदि के दौरान कार्यालय न आ सकने पर।
- (ii)Training & duty as a member of officially sponsored auxiliary Police organisations (Home Guards, National Volunteer Corps etc.)सरकारी प्रायोजित सहायक पुलिस संगठनों (होम गार्ड, राष्ट्रीय स्वयंसेवक सेना आदि) के सदस्य के रूप में प्रशिक्षण एवं ड्यूटी।
- (iii)Training as a member of St. John Ambulance Brigade (to the extent not covered by ordinary CL due; +7 days for activities).सेंट जॉन एम्बुलेंस ब्रिगेड के सदस्य के रूप में प्रशिक्षण (देय सामान्य CL में न आने वाली सीमा तक; गतिविधियों हेतु +7 दिन)।
- (iv)Period spent in camp to join Urban Units of Territorial Army — not exceeding 14 days; can be combined with regular leave where necessary.प्रादेशिक सेना की शहरी इकाइयों में शामिल होने हेतु शिविर-अवधि — 14 दिन से अधिक नहीं; आवश्यकता पर नियमित अवकाश से जोड़ा जा सकता है।
- (v)Interview/medical exam at recruitment/commissioning in Urban Unit of TA.प्रादेशिक सेना की शहरी इकाई में भर्ती/कमीशनिंग के समय साक्षात्कार/मेडिकल परीक्षण।
- (vi)Transit time for joining training in TA.TA में प्रशिक्षण हेतु जाने का यात्रा-समय।
- (vii)Training with P&T Units of the Territorial Army.प्रादेशिक सेना की डाक एवं तार इकाइयों के साथ प्रशिक्षण।
- (viii)Interview/Medical exam at recruitment/commissioning to Auxiliary Air Force / Indian Naval Reserve / Indian Naval Voluntary Reserve + subsequent medical exam (extent not covered by CL).सहायक वायु सेना / भारतीय नौसैनिक रिज़र्व / भारतीय नौसैनिक स्वयंसेवक रिज़र्व में भर्ती/कमीशनिंग पर साक्षात्कार/मेडिकल परीक्षण + बाद के परीक्षण।
(ix)–(xiii): Sports, Coaching & Cultural / Republic Day (ix)–(xiii): खेल, प्रशिक्षण, सांस्कृतिक / गणतंत्र दिवस
- (ix)Participation in sporting events of national/international importance in representative capacity or as coach/administrator — not exceeding 30 days / calendar year.प्रतिनिधि क्षमता में अथवा कोच/प्रशासक के रूप में राष्ट्रीय/अंतर्राष्ट्रीय महत्त्व के खेल-आयोजनों में भागीदारी — एक कैलेंडर वर्ष में 30 दिन से अधिक नहीं।
- (x)Rajkumari Amrit Kaur Coaching Scheme or similar All India Coaching/Training Scheme (selected/sponsored by National Sports Federation recognized by AISC, approved by MoHRD) — up to 30 days max.राजकुमारी अमृत कौर कोचिंग योजना या समान अखिल भारतीय कोचिंग/प्रशिक्षण योजना (AISC-मान्यता-प्राप्त राष्ट्रीय खेल महासंघ द्वारा चयनित/प्रायोजित, MoHRD-स्वीकृत) — अधि. 30 दिन।
- (xi)Participation in inter-ministerial / inter-departmental sporting events duly recognized — normally tournaments — up to 10 days max.विधिवत मान्यता-प्राप्त अंतर-मंत्रालयी / अंतर-विभागीय खेल आयोजनों में भागीदारी — सामान्यतः टूर्नामेंट — अधि. 10 दिन।
- (xii)Participation in Republic Day Parades & rehearsals as members of St. John Ambulance Brigade.सेंट जॉन एम्बुलेंस ब्रिगेड सदस्य के रूप में गणतंत्र दिवस परेड एवं उनकी पूर्वाभ्यास में भागीदारी।
- (xiii)Government servant participating in general body / Central Committee meetings of Kendriya Sachivalaya Hindi Parishad.केंद्रीय सचिवालय हिंदी परिषद की महासभा / केंद्रीय समिति बैठक में भाग लेने वाला सरकारी सेवक।
(xiv)–(xviii): Hindi Exams · Blood Donation · Lok Sahayak Sena · Jury · Associations (xiv)–(xviii): हिंदी परीक्षा · रक्तदान · लोक सहायक सेना · जूरी · संघ
- (xiv)Taking Hindi Examination — Prabodh, Praveen, Pragya (under Hindi Teaching Scheme); journey time included; can be availed only twice during career.हिंदी परीक्षा — प्रबोध, प्रवीण, प्राज्ञ (हिंदी शिक्षण योजना के अधीन); यात्रा-समय शामिल; सेवा-काल में केवल दो बार।
- (xv)Donating blood to recognized blood banks on a working day (for that day only).मान्यता-प्राप्त ब्लड बैंकों में कार्य-दिवस पर रक्तदान (केवल उस दिन के लिए)।
- (xvi)Members of Lok Sahayak Sena with merit certificate, participating in Republic Day Parade — stay up to 14 days + min. journey time from headquarters to Delhi & back.योग्यता-प्रमाण-पत्र-धारी लोक सहायक सेना सदस्य, गणतंत्र दिवस परेड में भागीदारी — मुख्यालय से दिल्ली एवं वापसी की न्यून. यात्रा-समय सहित 14 दिन तक ठहराव।
- (xvii)Attending courts of law as jurors or assessors — with permission of Heads of Departments.विभागाध्यक्ष की अनुमति से न्यायालय में जूरर / असेसर के रूप में उपस्थित होना।
- (xviii)SCL up to 10 days for outstation delegates/members (5 days for local) of executive committees of recognized Associations/Unions/Federations of Central Govt. employees to attend meetings.केंद्र सरकार के कर्मचारियों के मान्यता-प्राप्त संघ/यूनियन/महासंघों की कार्यकारी समिति बैठकों हेतु — बाहरी प्रतिनिधि/सदस्य के लिए 10 दिन तक, स्थानीय के लिए 5 दिन।
(xix)–(xxiv): Family Welfare / Sterilization SCL (xix)–(xxiv): परिवार कल्याण / नसबंदी SCL
- (xix)Male employees — vasectomy under Family Welfare Programme: SCL not exceeding 6 working days. Female employees — tubectomy / salpingectomy after MTP: SCL not exceeding 14 days.पुरुष कर्मचारी — परिवार कल्याण कार्यक्रम के अधीन नसबंदी: SCL अधि. 6 कार्य-दिवस। महिला कर्मचारी — MTP के बाद ट्यूबेक्टॉमी / सैल्पिंगेक्टॉमी: SCL अधि. 14 दिन।
- (xx)Servants attending annual general meetings / activities of recognized service associations as office bearers — max 20 days / calendar year.मान्यता-प्राप्त सेवा-संघों की वार्षिक आम बैठक / गतिविधियों में पदाधिकारी के रूप में भाग लेने वाले — अधि. 20 दिन / कैलेंडर वर्ष।
- (xxi)Members of Indian Institute of Public Administration residing outside Delhi for authorized meeting — max 6 working days / year + journey time.दिल्ली से बाहर रह रहे भारतीय लोक प्रशासन संस्थान सदस्य, अधिकृत बैठक हेतु — अधि. 6 कार्य-दिवस/वर्ष + यात्रा-समय।
- (xxii)Participation in mountaineering/trekking expeditions — not exceeding 30 days / calendar year, with approval of Indian Mountaineering Foundation; no change in overall 30-day SCL limit. Excess to be treated as regular leave; combination permitted as special case.पर्वतारोहण/ट्रेकिंग अभियानों में भागीदारी — अधि. 30 दिन / कैलेंडर वर्ष, भारतीय पर्वतारोहण फाउंडेशन की स्वीकृति सहित; कुल 30-दिन SCL-सीमा अपरिवर्तित। अधिक अवधि नियमित अवकाश माना जाएगा; विशेष मामले के रूप में संयोजन अनुमत।
- (xxiii)Special CL to women employees on the date of insertion of IUCD.IUCD प्रवेशन की तिथि पर महिला कर्मचारियों को विशेष CL।
- (xxiv)Central Govt. male employees whose wives undergo tubectomy — SCL up to 7 days (subject to medical certificate). Female employees whose husbands undergo vasectomy — SCL on the day of operation.केंद्र सरकार के पुरुष कर्मचारी जिनकी पत्नी की ट्यूबेक्टॉमी हुई हो — SCL 7 दिन तक (चिकित्सा प्रमाण-पत्र के अधीन)। महिला कर्मचारी जिनके पति की नसबंदी हुई हो — SCL ऑपरेशन के दिन।
(xxv)–(xxxii): Promotion Exams · Recanalisation · Cultural · Council · Co-op · Dance/Singing (xxv)–(xxxii): प्रोन्नति परीक्षा · पुनःसंपर्क · सांस्कृतिक · परिषद · सहकारी · नृत्य/गायन
- (xxv)Servants appearing for departmental promotion examinations.विभागीय प्रोन्नति परीक्षाओं में बैठने वाले सेवक।
- (xxvi)Ex-servicemen re-employed as civilians — for Medical Re-survey Boards (disability pension); also those injured in operations going to Artificial Limb Centre for replacement/treatment.सिविलियन के रूप में पुनर्नियुक्त पूर्व-सैनिक — चिकित्सा पुन: सर्वेक्षण बोर्ड (विकलांगता पेंशन); तथा ऑपरेशन में घायल जो कृत्रिम अंग केंद्र जा रहे हों।
- (xxvii)For recanalisation operation — 21 days OR actual hospitalization period as per medical certificate, whichever is less.पुनःसंपर्क ऑपरेशन हेतु — 21 दिन या चिकित्सा प्रमाण-पत्र अनुसार वास्तविक अस्पताल-अवधि, जो भी कम हो।
- (xxviii)For departmental promotion exam — duration of exam + min. journey time to/from nearest exam centre.विभागीय प्रोन्नति परीक्षा हेतु — परीक्षा-अवधि + निकटतम परीक्षा-केंद्र की न्यून. यात्रा-समय।
- (xxix)Cultural activities (dance, drama, music, poetic symposium etc.) of All India / Inter-State character organized by Central Sectt. Sports Control Board — max 30 days.केंद्रीय सचिवालय खेल नियंत्रण बोर्ड द्वारा आयोजित अखिल-भारतीय / अंतर-राज्यीय सांस्कृतिक गतिविधियाँ (नृत्य, नाटक, संगीत, कविता-गोष्ठी आदि) — अधि. 30 दिन।
- (xxx)Staff side members of Departmental Councils — 1 day SCL per meeting (no TA/DA) + 1 day duty period preceding for consultations (TA/DA admissible).विभागीय परिषदों के स्टाफ-पक्ष सदस्य — प्रत्येक बैठक हेतु 1 दिन SCL (TA/DA नहीं) + पूर्व-परामर्श हेतु 1 दिन कर्तव्य-अवधि (TA/DA देय)।
- (xxxi)Members/delegates/Managing Committee members & office bearers — co-operative societies of Central Govt. employees — max 10 days.सदस्य/प्रतिनिधि/प्रबंध समिति सदस्य एवं पदाधिकारी — केंद्र सरकार के कर्मचारियों की सहकारी समितियों हेतु — अधि. 10 दिन।
- (xxxii)Participate in dancing & singing competition organized at Regional / National / International level by Govt.-sponsored bodies — max 15 days.सरकारी प्रायोजित निकायों द्वारा क्षेत्रीय / राष्ट्रीय / अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर आयोजित नृत्य एवं गायन प्रतियोगिता में भागीदारी — अधि. 15 दिन।
Combination of Special CL with Other Leaves SCL का अन्य अवकाशों के साथ संयोजन
SCL may be granted by Heads of Departments or other authorities specially empowered in that behalf. SCL विभागाध्यक्षों अथवा अन्य ऐसे प्राधिकारियों द्वारा दिया जा सकता है जिन्हें उसके लिए विशेष रूप से सशक्त किया गया हो।
Office Conduct & Discipline कार्यालय आचरण एवं अनुशासन
Leaving the Station स्थान छोड़ना
- 🚫No member of staff should leave his headquarters without permission of the Section Officer.कोई भी कर्मचारी अपने मुख्यालय को अनुभाग अधिकारी की अनुमति के बिना नहीं छोड़ेगा।
- 📍When permitted, must inform the SO of address at the station to which he is proceeding.अनुमति मिलने पर, जिस स्थान पर जा रहा हो वहाँ का पता SO को बताना आवश्यक।
- 📝In all applications for leave (CL/CompL too) — if applicant proposes to leave station, the fact and outstation address should be stated in the application.सभी अवकाश-आवेदनों में (CL/CompL सहित) — यदि आवेदक स्थान छोड़ने का प्रस्ताव दे, तो आवेदन में तथ्य एवं बाहरी पता दर्शाया जाए।
- 🔄Any change in address during leave should be communicated to SO/Admin Section.अवकाश के दौरान पते में किसी भी परिवर्तन की सूचना SO/प्रशासन अनुभाग को दी जाए।
Address of Officers and Staff अधिकारियों एवं कर्मचारियों के पते
- 📚An up-to-date list of addresses of all officers and staff is to be maintained by the Administration Section.सभी अधिकारियों एवं कर्मचारियों के पतों की अद्यतन सूची प्रशासन अनुभाग द्वारा रखी जाएगी।
- 🏢A similar list of section-staff to be maintained by each Section Officer, and one copy kept at his residence.प्रत्येक अनुभाग अधिकारी अपने अनुभाग की समान सूची रखेगा तथा एक प्रति निवास पर भी रखेगा।
- 🔄Members must intimate any change in residential address immediately to SO & Admin Section.कर्मचारी अपने आवासीय-पते में किसी भी परिवर्तन की तत्काल सूचना SO एवं प्रशासन अनुभाग को देंगे।
- 🏛️In Ministries, a copy of the list is also kept by the Resident Clerk.मंत्रालयों में सूची की एक प्रति रेज़िडेंट क्लर्क भी रखेगा।
Office Rooms — Security & Upkeep कार्यालय कक्ष — सुरक्षा एवं रख-रखाव
- Opening & lunch-interval duty — खोलना एवं लंच-अवधि ड्यूटी — The farash should not open any room in his charge until the arrival of a clerk or the peon attached to the Section. During lunch interval, a member of the staff should be on duty in the room by turn. अनुभाग का फरास कोई कक्ष तब तक नहीं खोलेगा जब तक कि उसमें कोई क्लर्क या अनुभाग से संलग्न प्यून न आ जाए। मध्याह्न-विश्राम के समय एक कर्मचारी बारी-बारी से कक्ष में ड्यूटी पर रहेगा।
- Evening responsibility — सायं-कालीन उत्तरदायित्व — In the evening, the last man to leave office is responsible to make over the room to the farash and get it locked. A register should be maintained to record persons on duty during lunch/evening — they sign in token of duty performed. सायंकाल कार्यालय से अंतिम जाने वाला कक्ष को फरास को सौंपकर ताला लगवाएगा। मध्याह्न/सायंकालीन ड्यूटी हेतु रजिस्टर रखा जाएगा — संबंधित व्यक्ति ड्यूटी-निर्वहन के प्रतीक स्वरूप हस्ताक्षर करेंगे।
- Officer's room — restricted entry — अधिकारी का कक्ष — प्रतिबंधित प्रवेश — No outsider or staff member (except PA / Stenographer attached to the officer) should ordinarily be permitted to enter an officer's room during his absence. If a file/book/paper is required urgently — to be removed only by the PA/Stenographer concerned. अधिकारी की अनुपस्थिति में कोई बाहरी या कर्मचारी सदस्य (अधिकारी से संलग्न PA / आशुलिपिक को छोड़कर) सामान्यतः कक्ष में प्रवेश नहीं करेगा। यदि कोई फ़ाइल/पुस्तक/कागज़ अत्यावश्यक हो — केवल संबंधित PA/आशुलिपिक ही निकालेगा।
- SO's general responsibility — SO का सामान्य उत्तरदायित्व — It is the SO's general responsibility to keep the room neat & tidy. Assistants/Clerks should keep tables & surroundings neat with papers neatly arranged. While leaving office, every member must see that all papers, registers etc. are kept in proper places. Pending papers should be kept together in a separate folder appropriately marked. SO का सामान्य उत्तरदायित्व है कि कक्ष स्वच्छ एवं व्यवस्थित रहे। सहायक/क्लर्क अपनी मेज़ एवं आस-पास स्वच्छ रखेंगे एवं कागज़ात व्यवस्थित रखेंगे। कार्यालय छोड़ते समय प्रत्येक सदस्य देखेगा कि सभी कागज़ात, रजिस्टर आदि उचित स्थान पर हों। लंबित कागज़ात उचित रूप से चिह्नित अलग फ़ोल्डर में एक साथ रखे जाएँ।
- Electricity — बिजली — SO's duty to see that lights, fans & heaters are used only when necessary and switched off when not required during office hours. SO का कर्तव्य है कि बिजली, पंखे एवं हीटर केवल आवश्यक होने पर प्रयुक्त हों तथा कार्यालय-समय में आवश्यकता न होने पर बंद रहें।
Staff Responsibility & Maintenance of Order कर्मचारी उत्तरदायित्व एवं व्यवस्था-निर्वहन
Each member of staff is responsible for the work assigned to him and also for all official papers and articles belonging to the office which are entrusted to him for his use. प्रत्येक कर्मचारी सौंपे गए कार्य के लिए तथा अपने उपयोग हेतु सौंपे गए सभी सरकारी कागज़ात एवं वस्तुओं के लिए उत्तरदायी है।
While the Head of Office is responsible for general discipline of the office, every Section Officer is responsible for maintenance of order in his Section — and should prevent idle talking, loitering, reading of newspapers etc. by his staff. कार्यालयाध्यक्ष कार्यालय के सामान्य अनुशासन हेतु उत्तरदायी हैं, जबकि प्रत्येक अनुभाग अधिकारी अपने अनुभाग में व्यवस्था-निर्वहन हेतु उत्तरदायी हैं — और अपने कर्मचारियों द्वारा निरर्थक बातचीत, इधर-उधर घूमने, समाचार-पत्र पढ़ने आदि को रोकना चाहिए।
Outsiders · Taking Papers Home · Surprise Visits बाहरी व्यक्ति · कागज़ात घर ले जाना · आकस्मिक दौरे
- §18 — Admission of outsiders is PROHIBITED — §18 — बाहरी प्रवेश निषिद्ध — The admission of outsiders / private persons to any part of the office, for any purpose whatsoever, is PROHIBITED. Any person calling on business or entitled by position to make enquiry should do so from the Branch Officer or the Section Officer. No member of staff should, under any circumstances, give any information on any subject to any outsider. Any improper enquiries by visitors must be brought to the notice of the Branch Officer. कार्यालय के किसी भी भाग में, किसी भी प्रयोजन से, बाहरी / निजी व्यक्तियों का प्रवेश निषिद्ध है। कार्य हेतु या पद के आधार पर पूछताछ के अधिकारी व्यक्ति शाखा अधिकारी या अनुभाग अधिकारी से ही पूछताछ करेंगे। किसी भी परिस्थिति में कोई कर्मचारी किसी विषय की कोई सूचना किसी बाहरी को नहीं देगा। आगंतुकों द्वारा की गई कोई अनुचित पूछताछ शाखा अधिकारी की जानकारी में लाई जाए।
- §19 — Taking Papers Outside the Office — §19 — कागज़ात कार्यालय से बाहर ले जाना — Section Officers may, with permission of their Branch Officers, take official papers home if absolutely necessary for dealing with any urgent case. This shall NOT apply to secret papers — their movement is governed by the instructions issued on the subject by the Ministry of Home Affairs. Members of staff should, in no circumstances, take official papers home. अनुभाग अधिकारी, अपने शाखा अधिकारी की अनुमति से, किसी अत्यावश्यक मामले के निपटान हेतु यदि नितांत आवश्यक हो, सरकारी कागज़ात घर ले जा सकते हैं। यह गुप्त कागज़ात पर लागू नहीं होगा — उनका संचलन गृह मंत्रालय द्वारा जारी अनुदेशों से शासित है। कर्मचारी, किसी भी परिस्थिति में, सरकारी कागज़ात घर नहीं ले जाएँगे।
-
§20 — Surprise Visits — §20 — आकस्मिक दौरे —
Surprise visits by the Head of organisation and senior officers to various sections are very helpful in ensuring:
संगठनाध्यक्ष एवं वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा विभिन्न अनुभागों में आकस्मिक दौरे निम्न सुनिश्चित करने में अति सहायक हैं:
- •attendance is regularउपस्थिति नियमित है
- •there are no arrears of workकार्य की कोई बकाया नहीं
- •efficiency, neatness & tidiness are generally maintainedकुशलता, स्वच्छता एवं व्यवस्था सामान्यतः बनाए रखी गई है
Central Government Health Scheme (CGHS) केंद्र सरकार स्वास्थ्य योजना (CGHS)
General — Origin & Coverage सामान्य — उद्भव एवं विस्तार
24 CGHS Cities (Alphabetical) 24 CGHS नगर (वर्णानुक्रम)
| 1–8 | 9–16 | 17–24 |
|---|---|---|
| Ahmedabad | Gurgaon | Meerut |
| Allahabad | Guwahati | Mumbai |
| Bangalore | Hyderabad | Nagpur |
| Bhopal | Jaipur | Noida |
| Chandigarh | Jabalpur | Patna |
| Chennai | Kanpur | Pune |
| Delhi / New Delhi | Kolkata | Shillong |
| Ghaziabad | Lucknow | Thiruvananthapuram |
Eligibility Criteria — Who Can Avail पात्रता-मापदंड — कौन ले सकता है
Eligible (i)–(xii): Employees, Pensioners, Defence civilians पात्र (i)–(xii): कर्मचारी, पेंशनभोगी, रक्षा सिविलियन
- (i)All Central Govt. employees paid from civil estimates (except Railways & Delhi Administration) including their families.सिविल अनुमानों से वेतन पाने वाले सभी केंद्र सरकार कर्मचारी (रेलवे एवं दिल्ली प्रशासन को छोड़कर) और उनके परिवार।
- (ii)Pensioners of Central Government (except Railways & Armed Forces pensioners) and their families.केंद्र सरकार के पेंशनभोगी (रेलवे एवं सशस्त्र बलों के पेंशनभोगियों को छोड़कर) और उनके परिवार।
- (iii)Pensioners retiring with CPF (Contributory Provident Fund) benefits and their families.CPF (अंशदायी भविष्य निधि) लाभों के साथ सेवानिवृत्त पेंशनभोगी एवं उनके परिवार।
- (iv)Widows of Central Govt. pensioners getting family pension.पारिवारिक पेंशन पाने वाली केंद्रीय पेंशनभोगियों की विधवाएँ।
- (v)Delhi Police personnel and their families.दिल्ली पुलिस कर्मी एवं उनके परिवार।
- (vi)Civilian employees of Defence paid from Defence Service Estimates (except Mumbai when scheme is in operation).रक्षा सेवा अनुमानों से वेतन पाने वाले रक्षा के सिविलियन कर्मचारी (मुंबई में योजना के संचालन के समय छोड़कर)।
- (vii)Child drawing pension on death of a Central Govt. employee — incl. minor brothers and sisters of such child.केंद्र सरकार के कर्मचारी की मृत्यु पर पेंशन पाने वाले बच्चे — ऐसे बच्चे के नाबालिग भाई-बहन सहित।
- (viii)Ex-Governors & their families.पूर्व राज्यपाल एवं उनके परिवार।
- (ix)Ex Vice-Presidents & their families.पूर्व उप-राष्ट्रपति एवं उनके परिवार।
- (x)Central Govt. employees on leave preparatory to retirement.सेवानिवृत्ति-पूर्व अवकाश पर केंद्र सरकार के कर्मचारी।
- (xi)Servants deputed to semi-govt./autonomous bodies receiving substantial grant or financed by Central Govt. + family.केंद्र सरकार से पर्याप्त अनुदान/वित्तीय सहायता पाने वाले अर्ध-सरकारी/स्वायत्त निकायों में प्रतिनियुक्ति पर भेजे गए सेवक + परिवार।
- (xii)Military officers on deputation to civil departments getting emoluments from Civil Estimates.सिविल अनुमानों से वेतन पाने वाले सिविल विभागों में प्रतिनियुक्त सैन्य अधिकारी।
Eligible (xiii)–(xx): Transferred families, Pensioners visiting, MPs/Ministers, Retired SC/HC Judges पात्र (xiii)–(xx): स्थानांतरित परिवार, यात्री पेंशनर, सांसद/मंत्री, सेवानिवृत्त SC/HC न्यायाधीश
- (xiii)Families of CGHS-covered govt. servants on temporary transfer outside Delhi/CGHS centres up to 6 months — provided 6-month contribution deposited in advance.दिल्ली/CGHS-केंद्रों से बाहर अस्थायी स्थानांतरण पर गए CGHS-कवर्ड सरकारी सेवकों के परिवार — 6 माह तक, बशर्ते 6 माह का अंशदान पूर्व-जमा हो।
- (xiv)Pensioners visiting CGHS-covered cities and staying at a place falling in CGHS cities.CGHS-कवर्ड नगरों में जाने वाले पेंशनभोगी जो CGHS-कवर्ड नगर में ठहरते हैं।
- (xv)Employees of CGHS not residing in CGHS-covered cities.CGHS-कवर्ड नगरों में न रहने वाले CGHS कर्मचारी।
- (xvi)Ministers / Deputy Ministers of Central/State Govts. & families.केंद्र/राज्य सरकारों के मंत्री / उप-मंत्री एवं परिवार।
- (xvii)Parliamentary Secretaries of Central Govt. & families.केंद्र सरकार के संसदीय सचिव एवं परिवार।
- (xviii)Members of Parliament & families.संसद-सदस्य एवं परिवार।
- (xix)Ex-MPs including those not in receipt of any pension.पूर्व सांसद, उन सहित जिन्हें कोई पेंशन नहीं मिलती।
- (xx)Retired judges of Supreme Court & High Court residing in CGHS-covered areas besides Delhi/New Delhi.दिल्ली/नई दिल्ली के अतिरिक्त CGHS-कवर्ड क्षेत्रों में रह रहे उच्चतम न्यायालय एवं उच्च न्यायालय के सेवानिवृत्त न्यायाधीश।
Eligible (xxi)–(xxxv): Industrial staff, KVS, OFB, Freedom Fighters, Journalists, ICAR & more पात्र (xxi)–(xxxv): औद्योगिक कर्मचारी, KVS, OFB, स्वतंत्रता सेनानी, पत्रकार, ICAR आदि
- (xxi)Work-charged & Industrial Staff in establishments run by various Central Ministries — from the date of joining.विभिन्न केंद्रीय मंत्रालयों द्वारा संचालित स्थापनाओं के कार्य-प्रभार एवं औद्योगिक कर्मचारी — नियुक्ति-तिथि से।
- (xxii)Employees of Kendriya Vidyalaya Sangathan stationed at Calcutta, Madras & Bombay.कलकत्ता, मद्रास एवं बंबई में तैनात केंद्रीय विद्यालय संगठन कर्मचारी।
- (xxiii)Employees of Ordnance Factory Board HQ, Calcutta & Ordnance Equipment Factories HQ, Kanpur.आयुध निर्माणी बोर्ड मुख्यालय, कलकत्ता एवं आयुध उपकरण निर्माणी मुख्यालय, कानपुर के कर्मचारी।
- (xxiv)Ad-hoc employees of CGHS organisations outside Delhi.दिल्ली से बाहर CGHS संगठनों के तदर्थ कर्मचारी।
- (xxv)All India Service pensioners who retire while serving under the State at their option.राज्य के अधीन सेवा करते हुए सेवानिवृत्त अखिल भारतीय सेवा पेंशनभोगी — अपने विकल्प पर।
- (xxvi)Freedom Fighters & family members receiving central pension under Swatantrata Sainik Samman Pension Scheme.स्वतंत्रता सैनिक सम्मान पेंशन योजना के अधीन केंद्रीय पेंशन पाने वाले स्वतंत्रता सेनानी एवं परिवारजन।
- (xxvii)Family members of deceased Ex-MPs.दिवंगत पूर्व सांसदों के परिवारजन।
- (xxviii)Pensioners of Ordnance Factories.आयुध निर्माणियों के पेंशनभोगी।
- (xxix)Staff side members of National Council of JCM (Joint Consultative Machinery) — even if not serving as Central Govt. employees.JCM की राष्ट्रीय परिषद के स्टाफ-पक्ष सदस्य — भले ही केंद्र सरकार के कर्मचारी न हों।
- (xxx)Persons employed in semi-govt./autonomous bodies permitted to join CGHS.CGHS में सम्मिलित होने हेतु अनुमत अर्ध-सरकारी/स्वायत्त निकायों में नियुक्त व्यक्ति।
- (xxxi)Accredited Journalists producing certificate from Press Council of India of being member of Press Association, New Delhi.प्रेस काउंसिल ऑफ इंडिया का प्रमाण-पत्र प्रस्तुत करने वाले — प्रेस एसोसिएशन, नई दिल्ली के सदस्य — मान्यता-प्राप्त पत्रकार।
- (xxxii)Retired employees of Indian Council of Agricultural Research (ICAR).भारतीय कृषि अनुसंधान परिषद (ICAR) के सेवानिवृत्त कर्मचारी।
- (xxxiii)Employees of statutory canteens in CGHS cities if not covered under any other medical scheme.CGHS नगरों में वैधानिक कैंटीनों के कर्मचारी — यदि अन्य चिकित्सा-योजना में कवर्ड न हों।
- (xxxiv)Employees of Central Council of Indian Medicine.केंद्रीय भारतीय चिकित्सा परिषद के कर्मचारी।
- (xxxv)Retired Divisional Accountants of the Indian Audit and Accounts Department.भारतीय लेखा-परीक्षा एवं लेखा विभाग के सेवानिवृत्त डिवीज़नल अकाउंटेंट।
NOT Entitled to CGHS — 5 Exclusions CGHS के अपात्र — 5 अपवर्जन
- Family no longer dependent — अब आश्रित नहीं — Family members who are no longer dependent upon the government servant though staying with him/her. सरकारी सेवक के साथ रहते हुए भी अब उस पर आश्रित नहीं रहे परिवार-सदस्य।
- Major brothers / sisters — वयस्क भाई / बहन — Major brothers or sisters even though wholly dependent on the employee. वयस्क भाई या बहन, भले ही पूर्णतः आश्रित क्यों न हों।
- Married/divorced daughter — विवाहित/तलाकशुदा पुत्री — Married or divorced daughter staying with her parents. माता-पिता के साथ रह रही विवाहित या तलाकशुदा पुत्री।
- Outside CGHS area — CGHS-क्षेत्र के बाहर — Government servants and family members staying in an area not covered under CGHS. CGHS-कवर्ड क्षेत्र से बाहर रह रहे सरकारी सेवक एवं उनके परिवार।
- Transferred to State / foreign service — राज्य / विदेश-सेवा में स्थानांतरित — Govt. servants transferred to a State Govt. or an ineligible department or deputed to a foreign service. However, their families may get temporary permits on pre-payment of prescribed charges. राज्य सरकार, अपात्र विभाग, अथवा विदेश-सेवा में प्रतिनियुक्त सरकारी सेवक। तथापि, उनके परिवारजनों को निर्धारित शुल्क के पूर्व-भुगतान पर अस्थायी परमिट मिल सकते हैं।
Index Card / Identity Card / Temporary Family Permit इंडेक्स कार्ड / पहचान-पत्र / अस्थायी परिवार-परमिट
-
First step — Index Card — पहला चरण — इंडेक्स कार्ड —
Fill details of family members & address in the Index Card (in duplicate) with family photograph; submit to the Issuing Authority which issues a permanent Identity Card indicating the dispensary in whose area the beneficiary resides. Identity Card to be shown to the Medical Officer on every visit, even with an old prescription.
⚠ Misuse is an IPC offence: Passing on an Identity Card to non-entitled persons and/or false personation are offences under the Indian Penal Code. परिवार-सदस्यों के विवरण एवं पता इंडेक्स कार्ड (दो प्रति में) में, परिवार-छायाचित्र सहित, भरकर जारीकर्ता प्राधिकारी को प्रस्तुत किया जाए, जो स्थायी पहचान-पत्र जारी करेगा — जिसमें वह डिस्पेंसरी अंकित हो जिसके क्षेत्र में लाभार्थी रहता है। पहचान-पत्र हर बार चिकित्सा अधिकारी को दिखाया जाए, भले ही पुराना नुस्खा हो।
⚠ दुरुपयोग IPC अपराध: अनधिकृत व्यक्ति को पहचान-पत्र देना और/या मिथ्या-व्यक्तित्व-धारण भारतीय दंड संहिता के अधीन अपराध हैं। - On transfer — Card cancelled — स्थानांतरण पर — कार्ड रद्द — In case of transfer from one Department/Ministry to another, Issuing Authority cancels the card and a new card is issued from the new Department/Ministry. एक विभाग/मंत्रालय से दूसरे में स्थानांतरण पर, जारीकर्ता प्राधिकारी कार्ड रद्द करेगा तथा नए विभाग/मंत्रालय से नया कार्ड जारी होगा।
- Two cards same serial — समान सीरियल के दो कार्ड — If family members wholly dependent are residing permanently in some other CGHS city, the Issuing Authority may issue two separate CGHS cards bearing the same serial number — one for the employee, one for family. यदि पूर्णतः आश्रित परिवार-सदस्य किसी अन्य CGHS नगर में स्थायी रूप से रहते हों, तो जारीकर्ता प्राधिकारी एक ही सीरियल संख्या वाले दो अलग CGHS कार्ड जारी कर सकता है — एक कर्मचारी हेतु, एक परिवार हेतु।
- Address change & dispensary transfer — पते में परिवर्तन एवं डिस्पेंसरी स्थानांतरण — Beneficiary must intimate office as soon as residential address changes & get address amended on card under intimation to both dispensary & Issuing Authority. For change of dispensary (only permitted on change of residence), beneficiary applies in 'Transfer of Dispensary' form in triplicate with Identity Card; after entries, two forms are submitted to Medical Officer of old dispensary. लाभार्थी आवासीय-पते में परिवर्तन होते ही कार्यालय को सूचित करेगा एवं डिस्पेंसरी एवं जारीकर्ता प्राधिकारी दोनों को सूचना देकर कार्ड पर पता संशोधित कराएगा। डिस्पेंसरी बदलने हेतु (केवल निवास-परिवर्तन पर अनुमत), लाभार्थी तीन प्रति में 'डिस्पेंसरी स्थानांतरण' प्रपत्र पहचान-पत्र सहित भरेगा; प्रविष्टि के बाद दो प्रति पुराने डिस्पेंसरी के चिकित्सा अधिकारी को।
-
Temporary Family Permits — अस्थायी परिवार-परमिट —
Temporary Family Permits for a period not exceeding ONE year at a time may be issued by Ministries/Heads of Departments against advance payment of contribution — for families of Central Govt. servants who were CGHS-beneficiaries before:
अस्थायी परिवार-परमिट एक बार में एक वर्ष से अधिक नहीं, अंशदान के पूर्व-भुगतान पर, मंत्रालयों/विभागाध्यक्षों द्वारा जारी किए जा सकते हैं — उन केंद्रीय सरकारी सेवकों के परिवारों हेतु जो CGHS-लाभार्थी थे, निम्न से पूर्व:
- (a)Transfer to North-East Region, Andaman & Nicobar Islands, and Lakshadweep Islands.पूर्वोत्तर क्षेत्र, अंडमान एवं निकोबार द्वीप समूह, तथा लक्षद्वीप द्वीप समूह में स्थानांतरण।
- (b)Deputation ex-India, leave (including study leave & deputation-cum-special leave) under training/fellowship schemes.प्रशिक्षण/फेलोशिप योजनाओं के अधीन विदेश-प्रतिनियुक्ति, अवकाश (अध्ययन-अवकाश एवं प्रतिनियुक्ति-सह-विशेष अवकाश सहित)।
N.B. — Not Admissibleटिप्पणी — स्वीकार्य नहींSuch permits are NOT admissible to families of Central Govt. servants transferred to State Governments or loaned to foreign governments where pay & allowances during foreign service are met by foreign governments. ऐसे परमिट उन केंद्रीय सरकारी सेवकों के परिवारों को स्वीकार्य नहीं, जो राज्य सरकारों में स्थानांतरित अथवा विदेशी सरकारों को उधार-दिए गए हों, जहाँ विदेश-सेवा के दौरान वेतन-भत्ते विदेशी सरकारों द्वारा वहन हों।
- Identity Cards to Pensioners — पेंशनभोगियों को पहचान-पत्र — Pensioners apply in prescribed form with dependent family photographs & copy of PPO (Pension Payment Order). Cards issued by Addl. Director / Joint Director of the concerned city. Pensioners can avail CGHS facilities on the basis of these identity cards with photograph in ALL CGHS cities they may visit. पेंशनभोगी निर्धारित प्रपत्र में आश्रित परिवारजनों के छायाचित्र एवं PPO की प्रति सहित आवेदन करेंगे। कार्ड संबंधित नगर के अपर निदेशक / संयुक्त निदेशक द्वारा जारी। पेंशनभोगी छायाचित्र-सहित पहचान-पत्र के आधार पर सभी CGHS नगरों में सुविधा ले सकते हैं जहाँ भी वे जाएँ।
Contributions — 5-Slab Structure अंशदान — 5-स्लैब संरचना
A compulsory monthly contribution is levied on all entitled classes of Government servants / pensioners as below: सभी पात्र-वर्ग के सरकारी सेवकों / पेंशनभोगियों पर अनिवार्य मासिक अंशदान निम्नानुसार लगाया जाता है:
| Pay Range (BP + SP)वेतन-सीमा (मूल + विशेष) | Pension / Family Pensionपेंशन / पारिवारिक पेंशन | Monthly Contribution (₹)मासिक अंशदान (₹) |
|---|---|---|
| Up to ₹3,000 | Up to ₹1,500 | ₹15 |
| ₹3,001 – ₹6,000 | ₹1,501 – ₹3,000 | ₹40 |
| ₹6,001 – ₹10,000 | ₹3,001 – ₹5,000 | ₹70 |
| ₹10,001 – ₹15,000 | ₹5,001 – ₹7,500 | ₹100 |
| ₹15,001 and above | ₹7,501 and above | ₹150 |
When both husband and wife are Central Govt. servants, contribution is recovered from only one of them — whose pay is higher. जब पति-पत्नी दोनों केंद्र सरकार के सेवक हों, तो अंशदान केवल एक से — जिसका वेतन अधिक हो — वसूल किया जाता है।
Recovery is effected through monthly salary bills. Recoverable during duty, suspension, and leave (other than EOL) — not exceeding 4 months. For leave exceeding 4 months, employee has the option not to pay — in which case CGHS facilities are not available to him & family. वसूली मासिक वेतन-बिल के माध्यम से होती है। कर्तव्य, निलंबन तथा अवकाश (EOL को छोड़कर) — 4 माह तक वसूली। 4 माह से अधिक अवकाश पर कर्मचारी के पास न-चुकाने का विकल्प है — ऐसी स्थिति में उसे एवं परिवार को CGHS-सुविधाएँ उपलब्ध नहीं होंगी।
Facilities under CGHS — 5 Heads CGHS के अधीन सुविधाएँ — 5 शीर्ष
Consultation with the Medical Officer at CGHS dispensary, polyclinic or hospital. CGHS की डिस्पेंसरी, पॉली-क्लिनिक अथवा अस्पताल में चिकित्सा अधिकारी से परामर्श।
X-Ray, Laboratory and other diagnostic facilities. एक्स-रे, प्रयोगशाला एवं अन्य निदान-सुविधाएँ।
Supply of medicines, etc. औषधियों आदि की आपूर्ति।
Hospitalisation facilities at CGHS / govt. / referral hospitals. CGHS / सरकारी / रेफरल अस्पतालों में अस्पताल-भर्ती सुविधाएँ।
Reimbursement of cost of implants for heart ailments, hearing aids, intra-ocular lens etc. हृदय-इंप्लांट, श्रवण-यंत्र, अंतर-नेत्र लेंस आदि की लागत-प्रतिपूर्ति।
| Conceptअवधारणा | Key Factमुख्य तथ्य |
|---|---|
| Group-A timingसमूह-A समय | 9:00 AM – 5:30 PM (Lunch 1:00–1:30) |
| Group-B timingसमूह-B समय | 9:30 AM – 6:00 PM (Lunch 1:30–2:00) |
| Late attendance penaltyविलंब-दंड | ½ day CL deducted per late day; exception: 1 hr × max 2 occasions/month |
| Attendance formउपस्थिति प्रपत्र | Form S.37; A = arrival, D = departure; sent to Branch Officer at 9:10/9:40 AM |
| 5 codes5 कोड | CH, CL, L, A (pencil), RH — 'A' converted to ink when leave sanctioned |
| Leave ruleअवकाश नियम | CCS (Leave) Rules, 1972; medical leave under Rule 19 |
| Casual Leave maxCL अधि. | 8 days/year; usually 5 at a time; not subject to any rules; not absent from duty |
| Sunday during CLCL में रविवार | NOT counted as leave |
| SCL — sports eventSCL — खेल | Max 30 days/year (national/international) |
| SCL — vasectomy / tubectomySCL — नसबंदी / ट्यूबेक्टॉमी | Male: max 6 working days; Female: max 14 days |
| SCL — recanalisationSCL — पुनःसंपर्क | 21 days OR actual hospitalization, whichever is LESS |
| SCL — Hindi examSCL — हिंदी परीक्षा | Prabodh, Praveen, Pragya — only twice in career |
| SCL — blood donationSCL — रक्तदान | For that day ONLY |
| SCL combo ruleSCL संयोजन | SCL + RL ✔ ; SCL + CL ✔ ; SCL + RL + CL ✘ |
| Office papers homeकागज़ात घर | SO with permission only; NEVER staff; NEVER secret papers |
| CGHS launchedCGHS आरंभ | 1 July 1954 (Delhi); now 24 cities |
| CGHS excludedCGHS अपवर्जित | Railways, Armed Forces pensioners, Delhi Administration |
| CGHS contribution slabsCGHS स्लैब | ₹15 / ₹40 / ₹70 / ₹100 / ₹150 monthly |
| CGHS facilitiesCGHS सुविधाएँ | 5 heads: Consultation, Diagnostics, Medicines, Hospitalisation, Implants reimbursement |
| ID misuseपहचान-पत्र दुरुपयोग | Passing card to non-entitled / impersonation — IPC offence |
Foundation — Establishment, Applicability & Scopeआधारभूत बातें — स्थापना, प्रयोज्यता एवं कार्यक्षेत्र
Introduction — Why was CAT created?प्रस्तावना — कैट क्यों बनाया गया?
To address the need for a separate machinery providing speedy and inexpensive relief to aggrieved persons in service matters connected with civil posts/services under the Union, the Parliament enacted the Administrative Tribunals Act, 1985. संघ के अधीन सिविल पदों/सेवाओं से संबंधित सेवा-मामलों में पीड़ित व्यक्तियों को शीघ्र एवं सस्ता उपचार उपलब्ध कराने हेतु एक पृथक तंत्र की आवश्यकता को पूरा करने के लिए, संसद ने प्रशासनिक न्यायाधिकरण अधिनियम, 1985 पारित किया।
The jurisdiction of CAT extends to the whole of India so far as it relates to service matters (civil posts/services) of the personnel of the Union. कैट का क्षेत्राधिकार संपूर्ण भारत तक विस्तृत है, जहाँ तक वह संघ के कार्मिकों के सेवा-मामलों (सिविल पदों/सेवाओं) से संबंधित है।
Applicability — Where Does CAT Have Jurisdiction?प्रयोज्यता — कैट का क्षेत्राधिकार कहाँ है?
Under the AT Act, 1985, CAT exercises jurisdiction and powers in relation to: प्रशासनिक न्यायाधिकरण अधिनियम, 1985 के अंतर्गत, कैट निम्नलिखित के संबंध में क्षेत्राधिकार एवं शक्तियाँ रखता है:
Recruitment and matters concerning recruitment in respect of All India Services, any Civil Service of the Union, any civil post under the Union, and posts connected with Defence or Defence Service filled by a Civilian. अखिल भारतीय सेवाओं, संघ की किसी भी सिविल सेवा, संघ के अधीन किसी सिविल पद तथा रक्षा-सेवा से जुड़े सिविल-कर्मचारी द्वारा भरे जाने वाले पदों की भर्ती एवं उससे जुड़े मामले।
All service matters in respect of any member of All India Services, persons appointed to any Civil Service or civil post under the Union, civilians appointed to defence-service posts connected with the defence, and persons under the control of any corporation/society owned or controlled by Government to whom the Act is made applicable by specific notification. अखिल भारतीय सेवाओं के सदस्यों, संघ की सिविल सेवा/पद पर नियुक्त व्यक्तियों, रक्षा-संबंधी सिविल-कर्मचारियों तथा सरकार के स्वामित्व/नियंत्रण वाले निगम/सोसाइटी के अधीन व्यक्तियों — जिन पर विशिष्ट अधिसूचना द्वारा अधिनियम लागू किया गया हो — के सभी सेवा-मामले।
Non-Applicability — Who is Excluded?अप्रयोज्यता — कौन बाहर है?
- a.Members of the Naval, Military and Air Force or any other Armed Forces of the Union.संघ के नौसेना, थलसेना एवं वायुसेना या किसी अन्य सशस्त्र बल के सदस्य।
- b.Any officer or servant of the Supreme Court or any High Court.उच्चतम न्यायालय या किसी उच्च न्यायालय का कोई अधिकारी या कर्मचारी।
- c.Any person appointed to the secretarial staff of either House of Parliament, or to the secretarial staff of any State Legislature or a House thereof of any State or UT.संसद के किसी भी सदन के सचिवालय-कर्मचारी, अथवा किसी राज्य/केन्द्रशासित प्रदेश के राज्य विधानमंडल या उसके किसी सदन के सचिवालय-कर्मचारी में नियुक्त कोई व्यक्ति।
Composition of CAT & Types of Benchesकैट की संरचना एवं पीठों के प्रकार
Composition of CATकैट की संरचना
The Central Administrative Tribunal (CAT) consists of: केंद्रीय प्रशासनिक न्यायाधिकरण (कैट) में निम्नलिखित होते हैं:
- 👤One Chairman — Office located at the Principal Bench, New Delhi.एक अध्यक्ष — कार्यालय मुख्य पीठ, नई दिल्ली में।
- 👥Vice-Chairmen — Normally head the CAT benches located in different States.उपाध्यक्ष — सामान्यतः विभिन्न राज्यों में स्थित कैट पीठों की अगुवाई करते हैं।
- ⚖️Judicial Members — to the extent necessary.न्यायिक सदस्य — आवश्यकतानुसार।
- 🗂️Administrative Members — to the extent necessary.प्रशासनिक सदस्य — आवश्यकतानुसार।
To achieve the objectives of CAT, a Single Bench or a Division Bench is constituted to deal with / adjudicate cases filed. कैट के उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु, दायर मामलों के निपटान/निर्णय के लिए एकल पीठ अथवा खण्डपीठ गठित की जाती है।
Single (Member) Bench — Illustrative List of 13 Cases [w.e.f. 1/5/88]एकल (सदस्य) पीठ — 13 मामलों की उदाहरणात्मक सूची [01/05/1988 से प्रभावी]
A Single Bench consists of one member (normally an Administrative Member), constituted by the Chairman to dispose of specified cases — i.e. those where administrative facts have been disputed. एकल पीठ में एक सदस्य होता है (सामान्यतः प्रशासनिक सदस्य), जिसे अध्यक्ष द्वारा निर्दिष्ट मामलों — अर्थात् वे जहाँ प्रशासनिक तथ्यों पर विवाद हो — के निपटान हेतु गठित किया जाता है।
📋 Tap to expand — All 13 Single-Bench Cases📋 विस्तार के लिए टैप करें — सभी 13 एकल-पीठ मामले
- Change of date of birth.जन्म तिथि में परिवर्तन।
- Postings / transfer.पदस्थापन / स्थानांतरण।
- Entry in character rolls / confidential record / service record, made otherwise than as a measure of penalty under CCS (CCA) Rules, 1965.चरित्र-पंजी / गोपनीय रिपोर्ट / सेवा-अभिलेख में प्रविष्टि जो CCS (CCA) नियम, 1965 के अंतर्गत दंडात्मक उपाय के अतिरिक्त की गई हो।
- Allotment or eviction from Government accommodation.सरकारी आवास का आबंटन या बेदखली।
- Fixation of pay.वेतन-निर्धारण।
- Claim of medical reimbursement, leave, joining time, LTC and overtime.चिकित्सा-प्रतिपूर्ति, अवकाश, कार्यग्रहण-काल, LTC एवं ओवरटाइम का दावा।
- Crossing of efficiency bar.दक्षता-रोक (efficiency bar) पार करना।
- Grant of pension, family pension, other retirement benefits, and cases relating to interest on retirement benefits.पेंशन, परिवार-पेंशन, अन्य सेवा-निवृत्ति लाभ तथा सेवानिवृत्ति-लाभों पर ब्याज से संबंधित मामले।
- Grant or refusal to grant advances / loans.अग्रिम / ऋण देने या अस्वीकार करने का मामला।
- Stagnation increment.स्तर-स्थिरता वेतन-वृद्धि (Stagnation Increment)।
- Grant of passes to Railway employees.रेल कर्मचारियों को पास देना।
- Grant, refusal or recovery of allowances.भत्तों को देना, अस्वीकार करना या वसूली।
- Compassionate appointment / appointment of dependants of Government servant dying in harness.अनुकम्पा-नियुक्ति / सेवारत मृत्यु वाले सरकारी कर्मचारी के आश्रित की नियुक्ति।
Division Bench (Two Member) — Illustrative List of 27 Casesखण्डपीठ (दो-सदस्यीय) — 27 मामलों की उदाहरणात्मक सूची
A Division Bench is constituted with both a Judicial Member and an Administrative Member. It deals with all cases referred to it — including those dealt by a Single Bench when a question of application of law (of the land) is called for. Inclusion of an Administrative Member ensures expertise and familiarity with administrative procedure and rules, so as to deal with service problems in a just and satisfactory way while adjudicating the matter. खण्डपीठ एक न्यायिक सदस्य एवं एक प्रशासनिक सदस्य — दोनों — से गठित होती है। यह उसे संदर्भित सभी मामलों को निपटाती है — एकल पीठ द्वारा निपटाए गए मामले भी, जब (देश के) कानून के प्रयोग का प्रश्न उठे। प्रशासनिक सदस्य का समावेश यह सुनिश्चित करता है कि प्रशासनिक प्रक्रिया एवं नियमों की विशेषज्ञता एवं परिचय हो — ताकि सेवा-समस्याओं का न्यायपूर्ण एवं संतोषजनक निपटान हो सके।
📋 Tap to expand — All 27 Division-Bench Case Categories📋 विस्तार के लिए टैप करें — सभी 27 खण्डपीठ मामला-श्रेणियाँ
- Absorption in Public Sector / Autonomous Bodies / Other Departments.सार्वजनिक क्षेत्र / स्वायत्त निकाय / अन्य विभागों में समावेशन (Absorption)।
- Ad hoc appointments / Regularisation.तदर्थ नियुक्तियाँ / नियमितीकरण।
- All India Services.अखिल भारतीय सेवाएँ।
- Allotment / Vacation / Eviction of Quarters.क्वार्टरों का आबंटन / रिक्तिकरण / बेदखली।
- Civil Services Examination.सिविल सेवा परीक्षा।
- Creation and Abolition of Post.पद का सृजन एवं उत्सादन।
- Daily Wages / Casual / Regularisation.दैनिक मज़दूरी / आकस्मिक / नियमितीकरण।
- Deputation / Repatriation.प्रतिनियुक्ति / प्रत्यावर्तन।
- Disciplinary Cases —
(a) Major Punishment — Dismissal / Removal / Compulsory Retirement / Reduction in Rank.गुरुतर दंड — पदच्युति / हटाया जाना / अनिवार्य सेवानिवृत्ति / पदावनति।
(b) Minor Punishment — Other Punishments.लघुतर दंड — अन्य दंड।
(c) Suspension.निलंबन। अनुशासनिक मामले — (a) गुरुतर दंड (पदच्युति/हटाया जाना/अनिवार्य सेवानिवृत्ति/पदावनति) (b) लघुतर दंड (c) निलंबन। - Extra-Departmental Staff.बाहरी-विभागीय कर्मचारी।
- Leave Rules — Break in Service / Dies non.अवकाश-नियम — सेवा में व्यवधान / डाइस-नॉन।
- Lien.लियन (अधिकार-दावा)।
- Medical Facilities.चिकित्सा सुविधाएँ।
- Probation.परिवीक्षा।
- Recruitment and Appointment.भर्ती एवं नियुक्ति।
- Reservation for SCs / STs / Ex-Servicemen / Physically Handicapped.अनुसूचित जाति / जनजाति / भूतपूर्व-सैनिक / शारीरिक-विकलांग हेतु आरक्षण।
- Reversion.पदावनति (Reversion)।
- Retirement under FR 56(j).FR 56(j) के अंतर्गत सेवानिवृत्ति।
- Scale of Pay.वेतनमान।
- Selection / Promotion.चयन / प्रोन्नति।
- Seniority / Confirmation.वरिष्ठता / स्थायीकरण।
- Surplus Staff — Redeployment.अधिशेष कर्मचारी — पुनर्तैनाती।
- Travelling Allowance.यात्रा-भत्ता।
- Temporary Service Rules / Termination of Service.अस्थायी सेवा नियम / सेवा-समाप्ति।
- Training.प्रशिक्षण।
- Uniform and Washing Allowance.वर्दी एवं धुलाई भत्ता।
- Voluntary Resignation / Retirement.स्वैच्छिक त्यागपत्र / सेवानिवृत्ति।
Larger Bench — When & Whyवृहत् पीठ — कब एवं क्यों
- ▪️Trigger: When differing views / judgements / orders have been passed by different benches of CAT on a similar cause of action filed by applicants belonging to the same department in different benches.कारण: जब एक ही विभाग के आवेदकों द्वारा कैट की विभिन्न पीठों में समान वाद-हेतु (cause of action) पर दायर मामलों में अलग-अलग पीठों ने भिन्न मत / निर्णय / आदेश दिए हों।
- ▪️Purpose: To adjudicate the case once again to obtain a uniform view / unanimity in judgement on the specific 'cause of action' referred to it.उद्देश्य: मामले का पुनः-निर्णय कर, उस विशिष्ट 'वाद-हेतु' पर निर्णय में एकरूप दृष्टिकोण / सर्वसम्मति लाना।
- ▪️Size: Normally five or more members, preferably in odd numbers — decision is by majority.संख्या: सामान्यतः पाँच या अधिक सदस्य, अधिमानतः विषम-संख्या में — निर्णय बहुमत से।
Service Matter, Application Filing & Limitationसेवा-मामला, आवेदन-दायर एवं परिसीमा
'Service Matter' — Definition under the Act (9 Heads)'सेवा-मामला' — अधिनियम के अंतर्गत परिभाषा (9 शीर्षक)
'Service matter' has been defined to mean all matters relating to the conditions of service, viz.: 'सेवा-मामला' को परिभाषित किया गया है कि इसका अर्थ है सेवा-शर्तों से संबंधित सभी मामले, जैसे:
| # | Headशीर्षक | Coversक्या आता है |
|---|---|---|
| i | Remunerationपारिश्रमिक | Including allowances, pension & other retirement benefits.भत्तों सहित, पेंशन एवं अन्य सेवानिवृत्ति लाभ। |
| ii | Tenureकार्यकाल | Including confirmation, seniority, promotion, reversion, premature retirement, superannuation.स्थायीकरण, वरिष्ठता, प्रोन्नति, पदावनति, समयपूर्व सेवानिवृत्ति, अधिवर्षिता सहित। |
| iii | Leaveअवकाश | Leave of any kind.किसी भी प्रकार का अवकाश। |
| iv | Disciplinary Mattersअनुशासनिक मामले | All disciplinary actions.सभी अनुशासनिक कार्रवाइयाँ। |
| v | Transferस्थानांतरण | All matters relating to transfer.स्थानांतरण से संबंधित सभी मामले। |
| vi | Allotment of Quartersक्वार्टरों का आबंटन | Government accommodation allotment.सरकारी आवास का आबंटन। |
| vii | Eviction Proceedingsबेदखली कार्यवाही | Under the Public Premises Act.लोक परिसर अधिनियम (Public Premises Act) के अंतर्गत। |
| viii | Marital Statusवैवाहिक स्थिति | Determination for purpose of family pension.परिवार-पेंशन के प्रयोजन हेतु निर्धारण। |
| ix | Any Other Matterकोई अन्य मामला | Catch-all provision for residual service matters.शेष सेवा-मामलों हेतु सर्व-समावेशी प्रावधान। |
Application — Section 19, CAT Procedure Rulesआवेदन — कैट प्रक्रिया नियम, धारा 19
In CAT parlance, an 'application' means the application filed by an aggrieved person against an executive order on a service matter within the bench's jurisdiction, seeking remedy/relief on the grievance. As per Section 19 of CAT Procedure Rules, it must be filed in the prescribed form mentioning the (reference) number and authority that passed the impugned order. कैट की भाषा में, 'आवेदन' का अर्थ है — पीठ के क्षेत्राधिकार में आने वाले किसी सेवा-मामले पर पारित कार्यपालक आदेश के विरुद्ध पीड़ित व्यक्ति द्वारा शिकायत-निवारण/राहत हेतु दायर आवेदन। कैट प्रक्रिया नियम की धारा 19 के अनुसार, यह निर्धारित प्रारूप में दायर किया जाएगा जिसमें विवादित आदेश की (संदर्भ) संख्या एवं उसे पारित करने वाले प्राधिकारी का उल्लेख होगा।
Where to File & Who Can Fileकहाँ दायर करें एवं कौन कर सकता है
- 📍Where: Filed with the Registrar of the Tribunal bench within whose jurisdiction the applicant is posted for the time being, OR where the cause of action has arisen.कहाँ: उस पीठ के रजिस्ट्रार के पास, जिसके क्षेत्राधिकार में आवेदक तत्समय पदस्थ हो, अथवा जहाँ वाद-हेतु (cause of action) उत्पन्न हुआ हो।
- 📜Declaration: The applicant must furnish a declaration to the effect that the subject matter is within the jurisdiction of the tribunal where the application is filed.घोषणा: आवेदक को यह घोषणा देनी होगी कि विषय-वस्तु उस न्यायाधिकरण के क्षेत्राधिकार में है जहाँ आवेदन दायर किया जा रहा है।
- 👤Who: Normally only the aggrieved individual can file. However, with the explicit permission of the Tribunal, a group of persons can file a single application — if the Tribunal is satisfied that a common interest is involved (regarding cause of action and nature of relief prayed for).कौन: सामान्यतः केवल पीड़ित व्यक्ति ही दायर कर सकता है। तथापि, न्यायाधिकरण की स्पष्ट अनुमति से, व्यक्तियों का समूह भी एक ही आवेदन दायर कर सकता है — यदि न्यायाधिकरण इस बात से संतुष्ट हो कि (वाद-हेतु एवं माँगी गई राहत के संदर्भ में) सामान्य हित शामिल है।
What the Application Must Containआवेदन में क्या होना चाहिए
- 📝Facts in chronological order — each paragraph setting out a separate issue or fact.तथ्य कालानुक्रम में — प्रत्येक पैरा में पृथक मुद्दा/तथ्य।
- ⚖️Grounds for relief with legal provisions relied upon — concisely under different heads, numbered serially.राहत के आधार — आश्रित विधिक प्रावधानों सहित — संक्षेप में, विभिन्न शीर्षकों के अंतर्गत, क्रमशः क्रमांकित।
- 🙏Prayer specifying the relief sought, with grounds and legal provisions.प्रार्थना — माँगी गई राहत, आधार एवं विधिक प्रावधानों सहित।
- 🔗Application must be based on a single cause of action; applicant may seek one or more reliefs — provided they are consequential to one another.आवेदन एक ही वाद-हेतु पर आधारित हो; आवेदक एक या अधिक राहतें माँग सकता है — बशर्ते वे एक-दूसरे की परिणामी हों।
- ⏱️Interim relief, if any, prayed for — should also be incorporated in the application itself.अंतरिम राहत, यदि माँगी गई हो — तो आवेदन में ही शामिल की जाए।
Format & Enclosuresप्रारूप एवं संलग्नक
Prescribed format, duly typed/printed, in double space on one side, on durable good quality paper.निर्धारित प्रारूप, विधिवत् टाइप/मुद्रित, एक ओर डबल स्पेस में, टिकाऊ अच्छी गुणवत्ता वाले कागज़ पर।
Must accompany the application:आवेदन के साथ संलग्न होगा:
- i.An attested copy of the order against which the application is filed.जिस आदेश के विरुद्ध आवेदन है, उसकी अभिप्रमाणित प्रति।
- ii.Attested copies of the documents relied upon and referred to in the application.आवेदन में आश्रित एवं उल्लिखित दस्तावेज़ों की अभिप्रमाणित प्रतियाँ।
- iii.An index of the documents.दस्तावेज़ों की अनुक्रमणिका।
- iv.Vakalat Nama — duly executed in favour of the legal practitioner filing the application.वकालतनामा — आवेदन दायर करने वाले विधि-व्यवसायी के पक्ष में विधिवत् निष्पादित।
- v.Particulars of bank draft / postal order towards filing fee — currently ₹50 per application.फाइलिंग शुल्क हेतु बैंक ड्राफ्ट / पोस्टल ऑर्डर का विवरण — वर्तमान में ₹50 प्रति आवेदन।
🗂️ Presentation Rule — Triplicate in Two Compilations🗂️ प्रस्तुति-नियम — दो संकलनों में तीन प्रतियाँ
The application must be presented to the Registrar in triplicate in two compilations: Compilation No. 1 = the application along with the impugned order; Compilation No. 2 = in paper book form all other documents and annexures referred to in the application. आवेदन रजिस्ट्रार को तीन प्रतियों में दो संकलनों में प्रस्तुत किया जाएगा: संकलन सं. 1 = आवेदन एवं विवादित आदेश; संकलन सं. 2 = आवेदन में उल्लिखित अन्य सभी दस्तावेज़ एवं अनुलग्नक पेपर-बुक प्रारूप में।
If respondents are more than one: applicant must furnish as many extra copies in paper book form, along with unused file-size envelopes clearly marking the address of each respondent. यदि प्रत्यर्थी एक से अधिक हों: आवेदक को उतनी ही अतिरिक्त प्रतियाँ पेपर-बुक प्रारूप में, और अप्रयुक्त फ़ाइल-आकार के लिफ़ाफ़े — प्रत्येक प्रत्यर्थी का पता स्पष्ट रूप से अंकित करते हुए — प्रस्तुत करने होंगे।
Limitation — Time Period for Filingपरिसीमा — दायर करने की समय-सीमा
- ⏳Application must be filed within one year from the date on which the final order by the concerned authority was made.आवेदन उस तिथि से एक वर्ष के भीतर दायर किया जाना चाहिए जिस तिथि को संबंधित प्राधिकारी ने अंतिम आदेश पारित किया था।
- 📋A declaration that the application is within the limitation period prescribed must be furnished in the application itself.यह घोषणा कि आवेदन निर्धारित परिसीमा-अवधि के भीतर है, आवेदन में ही देनी होगी।
- 📅Limitation is reckoned with reference to the date of initial final order by the authority competent to pass such final order.परिसीमा की गणना ऐसा अंतिम आदेश पारित करने में सक्षम प्राधिकारी के आरंभिक अंतिम आदेश की तिथि के संदर्भ में की जाती है।
The Act specifically lays down that the Tribunal shall NOT ordinarily admit an application unless it is satisfied that the applicant had availed all the remedies available to him/her under the relevant service rules as to redressal of grievance. अधिनियम स्पष्टतः निर्धारित करता है कि न्यायाधिकरण किसी आवेदन को सामान्यतः ग्रहण नहीं करेगा जब तक वह संतुष्ट न हो कि आवेदक ने सम्बंधित सेवा-नियमों के अंतर्गत शिकायत-निवारण हेतु उपलब्ध सभी उपचार समाप्त कर लिए हों।
Scrutiny & Registeringजाँच एवं पंजीकरण
Application reaches Registry / Registrar's Courtआवेदन रजिस्ट्री / रजिस्ट्रार-कोर्ट में पहुँचता है
The registry of the bench scrutinises the application for completeness and compliance with rules.पीठ की रजिस्ट्री आवेदन की पूर्णता एवं नियम-अनुपालन की जाँच करती है।
Rectification of Defects (if any)त्रुटियों का सुधार (यदि कोई)
Defects, if any, are got rectified by the registry before registration.यदि कोई त्रुटि हो तो रजिस्ट्री पंजीकरण से पहले उसे सुधरवाती है।
Registration & Numberingपंजीकरण एवं क्रमांकन
Application is registered, numbered, and placed before the bench for admission.आवेदन पंजीकृत किया जाता है, क्रमांक दिया जाता है तथा प्रवेश हेतु पीठ के समक्ष रखा जाता है।
Notices, Respondent's Action & Pleadingsसूचनाएँ, प्रत्यर्थी की कार्रवाई एवं अभिवचन
Notices — Three Typesसूचनाएँ — तीन प्रकार
On registration of the application and placing before the bench, the Tribunal orders issue of notices to the respondents. Three types of notices are issued: आवेदन के पंजीकरण एवं पीठ के समक्ष रखे जाने पर, न्यायाधिकरण प्रत्यर्थियों को सूचना जारी करने का आदेश देता है। तीन प्रकार की सूचनाएँ जारी होती हैं:
Issued before taking up the application for adjudication. Respondent department gets opportunity to place its views/comments on the application before admission. Normally 2 to 4 weeks are given to submit views. आवेदन को निर्णय हेतु लेने से पूर्व जारी की जाती है। प्रत्यर्थी विभाग को प्रवेश से पहले अपने मत/टिप्पणियाँ रखने का अवसर मिलता है। सामान्यतः 2 से 4 सप्ताह का समय दिया जाता है।
Depending on the urgency in deciding the grievance, the Tribunal may admit the application first and then issue notice to the respondent with direction to file reply. शिकायत के निर्णय की तत्परता के अनुसार, न्यायाधिकरण पहले आवेदन को ग्रहण कर लेता है, फिर प्रत्यर्थी को सूचना जारी कर उत्तर दायर करने का निदेश देता है।
Notice for serving to other employees working under the respondent department who have been made a party. Sent through the main respondent — to avoid delay in serving on the private respondents. प्रत्यर्थी विभाग के अधीन कार्यरत अन्य कर्मचारियों को, जो पक्षकार बनाए गए हों, तामील के लिए सूचना। मुख्य प्रत्यर्थी के माध्यम से भेजी जाती है — ताकि निजी प्रत्यर्थियों पर तामील में विलंब न हो।
Action of Respondent(s)प्रत्यर्थी(यों) की कार्रवाई
Respondents (i.e. Government departments, represented by the Secretary to the Government) must ensure that the reply to CAT notice is filed within the time limit indicated. Normally 2–3 weeks are provided. प्रत्यर्थी (अर्थात् सरकारी विभाग, जिनका प्रतिनिधित्व सरकार के सचिव करते हैं) यह सुनिश्चित करें कि कैट की सूचना का उत्तर सूचना में दर्शित समय-सीमा के भीतर दायर हो। सामान्यतः 2–3 सप्ताह का समय दिया जाता है।
- 📌Reply is to be filed with the Registrar of the CAT bench concerned, along with a copy of acknowledgement obtained from the applicant after serving the reply on the applicant or his counsel.उत्तर संबंधित कैट पीठ के रजिस्ट्रार के पास दायर किया जाएगा, और साथ ही आवेदक या उसके अधिवक्ता को उत्तर तामील करने के बाद आवेदक से प्राप्त अभिस्वीकृति की प्रति लगाई जाएगी।
- ⏰9.1 — Extension of Time: In the event of insufficient time to furnish a reply, respondents must seek extension by filing a Miscellaneous Application (MA) as per prescribed procedure.9.1 — समय-विस्तार: उत्तर देने हेतु अपर्याप्त समय होने पर, प्रत्यर्थी निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार विविध आवेदन (MA) दायर कर समय-विस्तार माँगें।
- ⚖️9.3 — Engage Counsel: Immediately on receipt of notice, respondents should initiate action for engaging a standing Govt. counsel for briefing & defending the case on behalf of the Union of India. Also explore the possibility of raising preliminary objections seeking dismissal at the admission stage itself.9.3 — अधिवक्ता संलग्न करना: सूचना प्राप्त होते ही, प्रत्यर्थी भारत संघ की ओर से ब्रीफिंग एवं बचाव हेतु स्थायी सरकारी अधिवक्ता संलग्न करने की कार्रवाई आरंभ करें। साथ ही प्रवेश-स्तर पर ही आवेदन की खारिजी के लिए प्रारंभिक आपत्तियाँ उठाने की संभावना भी देखें।
- 📃9.4 — Content of Reply: Respondent must specifically admit, deny or explain the facts stated by the applicant and state such additional facts as found necessary for a just decision. Reply to be filed in triplicate along with copies of documents in paper book form. One copy of the reply with paper book to be furnished to the applicant/legal practitioner, and proof of delivery to be furnished to the registry while filing.9.4 — उत्तर की सामग्री: प्रत्यर्थी आवेदक द्वारा बताए तथ्यों को स्पष्टतः स्वीकार, अस्वीकार या स्पष्ट करे और न्यायपूर्ण निर्णय हेतु आवश्यक अतिरिक्त तथ्य भी रखे। उत्तर तीन प्रतियों में, संदर्भित दस्तावेज़ों की प्रतियों सहित पेपर-बुक प्रारूप में दायर हो। उत्तर एवं पेपर-बुक की एक प्रति आवेदक/विधि-व्यवसायी को दी जाए, और तामील का प्रमाण रजिस्ट्री में दायर करते समय प्रस्तुत किया जाए।
Pleadings / Parawise Reply of Respondents — 6 Contentsप्रत्यर्थियों के अभिवचन / पैरावार उत्तर — 6 घटक
Pleadings of the respondents must contain a specific reply to each of the paragraphs (especially on facts/points raised by the applicant) in the original application. The reply is structured as follows: प्रत्यर्थियों के अभिवचन में मूल आवेदन के प्रत्येक पैरा का विशिष्ट उत्तर (विशेषतः आवेदक द्वारा उठाए गए तथ्यों/बिंदुओं पर) होना चाहिए। उत्तर इस प्रकार संरचित होगा:
(a) Identity of the official filing reply
(b) His/her authority & competence
(c) Confirmation of knowledge of case
(d) Overall denial of applicant's contentions
(क) उत्तर दायर करने वाले अधिकारी की पहचान
(ख) उसकी प्राधिकार-शक्ति एवं सक्षमता
(ग) मामले की जानकारी की पुष्टि
(घ) आवेदक के दावों का समग्र खण्डन
Used as a tool to seek dismissal of OA on technical grounds — without going into merits. (See full list below.) तकनीकी आधारों पर — गुण-दोष में जाए बिना — OA की खारिजी के लिए उपकरण के रूप में प्रयुक्त। (पूर्ण सूची नीचे देखें।)
Concise narrative of the events from the respondent's perspective. प्रत्यर्थी के दृष्टिकोण से घटनाओं का संक्षिप्त विवरण।
Para-by-para response to the application — see drafting rules below. आवेदन का पैरा-दर-पैरा उत्तर — मसौदा-नियम नीचे।
Respondents' prayer seeking dismissal of the application shall be made here. प्रत्यर्थियों की प्रार्थना — आवेदन की खारिजी — यहाँ की जाएगी।
Officer authorised to sign verifies the contents of the reply and appends signature at the end. हस्ताक्षर हेतु प्राधिकृत अधिकारी उत्तर की सामग्री का सत्यापन कर अंत में हस्ताक्षर करता है।
Preliminary Objections — 8 Kinds Available to Respondentप्रारंभिक आपत्तियाँ — प्रत्यर्थी को उपलब्ध 8 प्रकार
Used as a tool by the respondent to seek dismissal of an OA on technical grounds — i.e. without going into the merits of the case. प्रत्यर्थी द्वारा तकनीकी आधारों पर OA की खारिजी हेतु — अर्थात् मामले के गुण-दोष में जाए बिना — उपकरण के रूप में प्रयुक्त।
| # | Objectionआपत्ति | What It Meansक्या आशय है |
|---|---|---|
| 1 | Jurisdictionक्षेत्राधिकार | Both subject-matter and geographical jurisdiction.विषय-वस्तु एवं भौगोलिक — दोनों क्षेत्राधिकार। |
| 2 | Limitationपरिसीमा | Time-availability — whether filed within the one-year limit.समय-उपलब्धता — क्या एक वर्ष की सीमा के भीतर दायर है। |
| 3 | Res judicataपूर्व-न्याय (Res judicata) | A subject matter already adjudicated and decided/settled between same parties cannot be brought again for adjudication, on the same grounds, before a similar forum.वही विषय-वस्तु जो उन्हीं पक्षकारों के बीच निर्णीत/निपटाई जा चुकी है, उन्हीं आधारों पर समान मंच पर पुनः निर्णयार्थ नहीं लाई जा सकती। |
| 4 | Estoppelविबन्ध (Estoppel) | Going back on one's own legal promise/statement.अपने ही विधिक वादे/कथन से पीछे हटना। |
| 5 | Non-exhausting of Official Remediesसरकारी उपचार समाप्त न होना | Applicant has not exhausted all remedies available under service rules.आवेदक ने सेवा-नियमों के अंतर्गत उपलब्ध सभी उपचार समाप्त नहीं किए हैं। |
| 6 | Mis-Joinder / Non-Joinderकुयोजन / अयोजन | Wrong inclusion or wrongful exclusion of parties.पक्षकारों का गलत समावेश या गलत बहिष्करण। |
| 7 | Plural Remediesबहुविध उपचार | Seeking multiple remedies that are not consequential to one another.ऐसी अनेक राहतें माँगना जो एक-दूसरे की परिणामी नहीं हैं। |
| 8 | Suggestio falsi – Suppressio veriसत्य का दमन / असत्य का सुझाव | Making misleading statements or suppression of facts under OATH.शपथ के अधीन गुमराह करने वाले बयान देना अथवा तथ्यों को छुपाना। |
10. Types of Applications Filed in CAT — 6 Types10. कैट में दायर आवेदनों के प्रकार — 6 प्रकार
Original Application (OA)मूल आवेदन (OA)
- 📝Filed by persons aggrieved by any order issued by an authority under the Government, pertaining to any matter within the (subject and geographical) jurisdiction of the bench, with a prayer for grant of relief.सरकार के अधीन किसी प्राधिकारी द्वारा जारी आदेश से पीड़ित व्यक्ति द्वारा, पीठ के (विषयगत एवं भौगोलिक) क्षेत्राधिकार के अंतर्गत किसी विषय से संबंधित मामले में, राहत की प्रार्थना के साथ दायर।
- ⚖️Filed under Section 19 of the Administrative Tribunals Act, 1985, in the form prescribed under CAT rules.प्रशासनिक न्यायाधिकरण अधिनियम, 1985 की धारा 19 के अंतर्गत, कैट नियमों के निर्धारित प्रारूप में दायर।
- 🔢Numbered serially throughout the year — e.g. OA 33/2003 — enabling easy identification.पूरे वर्ष क्रमिक रूप से क्रमांकित — जैसे OA 33/2003 — सरल पहचान हेतु।
Transferred Application (TA) — Section 29अंतरित आवेदन (TA) — धारा 29
Section 29 of the Administrative Tribunals Act, 1985 mentions that every suit or other proceeding pending in any court before the establishment of the Administrative Tribunal should stand transferred to the CAT after such establishment. प्रशासनिक न्यायाधिकरण अधिनियम, 1985 की धारा 29 कहती है कि न्यायाधिकरण की स्थापना से पूर्व किसी न्यायालय में लंबित प्रत्येक वाद या अन्य कार्यवाही ऐसी स्थापना के बाद कैट को अंतरित मानी जाएगी।
Review Application (RA)समीक्षा आवेदन (RA)
Either the respondent or the applicant, being parties before the tribunal, may file applications for review of the orders of the tribunal by preferring review applications. न्यायाधिकरण के समक्ष पक्षकार होने के नाते, प्रत्यर्थी या आवेदक — दोनों में से कोई भी — समीक्षा आवेदन प्रस्तुत कर न्यायाधिकरण के आदेशों की समीक्षा हेतु आवेदन दायर कर सकता है।
Civil Contempt Petition (CCP)सिविल अवमानना याचिका (CCP)
Contempt petitions are filed by the applicant against the respondent, alleging that the orders of the tribunal in the original application have not been complied with by the respondent — leading to guilty of contempt of court. अवमानना याचिकाएँ आवेदक द्वारा प्रत्यर्थी के विरुद्ध दायर की जाती हैं, यह आरोप लगाते हुए कि मूल आवेदन में न्यायाधिकरण के आदेशों का प्रत्यर्थी द्वारा अनुपालन नहीं किया गया — जिससे न्यायालय की अवमानना का दोष बनता है।
Petition for Transfer (PT) — Section 25अंतरण याचिका (PT) — धारा 25
In terms of Section 25 of the Administrative Tribunals Act, 1985, any of the parties to an application may request the permission of the tribunal for transferring a case from one bench to another. प्रशासनिक न्यायाधिकरण अधिनियम, 1985 की धारा 25 के अनुसार, आवेदन के किसी भी पक्षकार द्वारा एक पीठ से दूसरी पीठ को मामला अंतरित करने हेतु न्यायाधिकरण की अनुमति माँगी जा सकती है।
Miscellaneous Applications (MA)विविध आवेदन (MA)
Parties before the Tribunal may make written submissions in addition to the main application/petition on related matters such as: न्यायाधिकरण के समक्ष पक्षकार मुख्य आवेदन/याचिका के अतिरिक्त लिखित निवेदन सम्बंधित मामलों पर कर सकते हैं — जैसे:
- ▪️Vacating interim orders of the Tribunal, if any.न्यायाधिकरण के अंतरिम आदेशों को रद्द करवाना, यदि कोई हों।
- ▪️Amendment to the pleading (OA) / TA.अभिवचन (OA) / TA में संशोधन।
- ▪️Inclusion of more respondents to the case.मामले में अतिरिक्त प्रत्यर्थियों का समावेश।
- ▪️Extension of time for implementation of orders.आदेशों के क्रियान्वयन हेतु समय-विस्तार।
- ▪️To bring to notice further developments that might have taken place on the case which may have a bearing on its outcome.मामले पर हुए ऐसे अग्रिम घटनाक्रम की जानकारी देना जो परिणाम को प्रभावित कर सकें।
Prescribed Form of OA — Under Section 19, AT Act 1985OA का निर्धारित प्रारूप — AT अधिनियम 1985 की धारा 19 के अंतर्गत
Decision, Review & Post-Disposal Actionनिर्णय, समीक्षा एवं निपटान-पश्चात् कार्रवाई
Decision by the Tribunalन्यायाधिकरण द्वारा निर्णय
- 📚On perusal of documents filed by applicant and respondents, written submissions made, and hearing oral arguments, the tribunal takes a decision.आवेदक एवं प्रत्यर्थियों द्वारा दायर दस्तावेज़ों के अवलोकन, लिखित निवेदनों एवं मौखिक तर्कों की सुनवाई के पश्चात्, न्यायाधिकरण निर्णय लेता है।
- 📜The decision is communicated by an order.निर्णय एक आदेश द्वारा संप्रेषित किया जाता है।
- 🔒The order is final and binding on both parties — applicant and respondent.आदेश दोनों पक्षकारों — आवेदक एवं प्रत्यर्थी — पर अंतिम एवं बाध्यकारी होता है।
⏱️ Time-Limit for Compliance⏱️ अनुपालन की समय-सीमा
Either the specified time limit prescribed in the order, OR within 6 months of receipt of the order. 'Date of receipt' = date by which certified copy of the order is ready for issue by the judicial branch of the tribunal. या तो आदेश में निर्धारित विशिष्ट समय-सीमा, अथवा आदेश-प्राप्ति से 6 माह के भीतर। 'प्राप्ति-तिथि' = वह तिथि जब तक न्यायाधिकरण की न्यायिक शाखा द्वारा आदेश की प्रमाणित प्रति जारी करने योग्य तैयार हो जाए।
Review of Decision — 30 Days, Once Onlyनिर्णय की समीक्षा — 30 दिन, केवल एक बार
- 📝Either party not satisfied with the tribunal's order may seek review by filing a petition within 30 days of communication of the order.न्यायाधिकरण के आदेश से असंतुष्ट कोई भी पक्षकार आदेश-संप्रेषण के 30 दिनों के भीतर याचिका दायर कर समीक्षा माँग सकता है।
- 🚫Once a review petition is disposed of, NO FURTHER REVIEW is admissible.एक बार समीक्षा-याचिका के निपटान के पश्चात्, कोई पुनः समीक्षा ग्राह्य नहीं है।
Action after Disposal of OAOA के निपटान के पश्चात् कार्रवाई
What is 'Disposal of OA'?'OA का निपटान' क्या है? Disposal of an OA means a final action has been taken by CAT. The final action may be ANY of the following four kinds: OA का निपटान अर्थात् कैट द्वारा अंतिम कार्रवाई की गई। अंतिम कार्रवाई निम्न चार में से कोई भी हो सकती है:
OA dismissed at admission stage itself — on technical grounds, etc. OA प्रवेश-स्तर पर ही खारिज — तकनीकी आधारों आदि पर।
Order passed on OA resulting in grant of the relief prayed for by the applicant. OA पर आदेश पारित जिससे आवेदक द्वारा माँगी राहत प्रदान की जाती है।
Final order passed without granting specific relief, but with a direction to respondents to reconsider the representation/request in line with laid-down norms/policy. विशिष्ट राहत दिए बिना अंतिम आदेश पारित, परन्तु प्रत्यर्थियों को निर्देश कि वे आवेदक के निवेदन/अनुरोध पर निर्धारित मानदंडों/नीति के अनुसार पुनर्विचार करें।
OA dismissed without granting specific relief, but with advice/direction to respondent to frame and notify certain guidelines/policy for just decision of cases of the type/kind brought by the applicant. OA विशिष्ट राहत दिए बिना खारिज, परन्तु प्रत्यर्थी को निदेश कि आवेदक द्वारा लाए गए प्रकार के मामलों के न्यायपूर्ण निर्णय हेतु कतिपय दिशा-निर्देश/नीति बनाए एवं अधिसूचित करें।
Apply for Certified Copy Immediatelyतुरंत प्रमाणित प्रति हेतु आवेदन
As soon as judgement/order is pronounced — and especially if order is against respondents — immediately apply for a certified copy with the judicial section of the CAT bench. निर्णय/आदेश के घोषित होते ही — विशेषतः जब आदेश प्रत्यर्थियों के विरुद्ध हो — कैट पीठ की न्यायिक शाखा से प्रमाणित प्रति हेतु तुरंत आवेदन करें।
Peruse Order in its Totalityआदेश का सम्पूर्ण अवलोकन
On getting the order, peruse it in its totality for any observations, suggestions, advice or directives which are to be identified/complied with by the respondents for taking further action. आदेश प्राप्त होने पर, उसका सम्पूर्ण अवलोकन करें — किसी भी टिप्पणी, सुझाव, सलाह या निर्देश को पहचानें/अनुपालन करें — जिनके आधार पर प्रत्यर्थियों को आगे की कार्रवाई करनी है।
If Contesting — File Review Application (RA)यदि चुनौती देनी हो — समीक्षा आवेदन (RA) दायर
If decided to contest by way of review or appeal, initiate action for filing RA in CAT — within 30 days of the final order. यदि समीक्षा या अपील द्वारा चुनौती देने का निर्णय हो, तो कैट में RA दायर करने की कार्रवाई आरंभ करें — अंतिम आदेश से 30 दिनों के भीतर।
If Filing Appeal — Go to High Court Division Benchयदि अपील — उच्च न्यायालय की खण्डपीठ में
If decided to file an appeal against the CAT order, the appeal is to be filed before the Division Bench of the High Court which has jurisdictional superintendence over the particular bench of the tribunal — with due diligence to avoid last-minute hassles. यदि कैट आदेश के विरुद्ध अपील का निर्णय हो, तो अपील उस उच्च न्यायालय की खण्डपीठ के समक्ष दायर हो जिसकी संबंधित कैट-पीठ पर क्षेत्राधिकार-संबंधी पर्यवेक्षण-शक्ति है — उचित तत्परता के साथ, ताकि अंतिम समय की कठिनाइयाँ न आएँ।
Obtain Higher Authority Approval & Consult Ministry of Lawउच्च प्राधिकारी की मंजूरी एवं विधि मंत्रालय से परामर्श
Wherever approval of higher authorities / nodal departments is required, obtain it well in time, justifying the reasons for appeal. As per existing instructions, Ministry of Law is required to be consulted and its advice obtained for filing appeal on CAT order. जहाँ उच्च प्राधिकारियों / नोडल विभागों की मंजूरी अपेक्षित हो, अपील के औचित्य सहित समय पर प्राप्त करें। मौजूदा निर्देशों के अनुसार, कैट आदेश पर अपील दायर करने हेतु विधि मंत्रालय से परामर्श एवं उसकी सलाह लेना आवश्यक है।
If Time Insufficient — File MA for Extensionयदि समय अपर्याप्त — विस्तार हेतु MA दायर
If time is insufficient to implement the CAT order, move an application by filing an MA before the concerned bench of CAT (which passed the order) seeking extension of time, stating reasons — lest it may lead to filing of contempt petition by the applicant. यदि कैट आदेश के क्रियान्वयन हेतु समय अपर्याप्त हो, तो उस पीठ के समक्ष MA दायर करके (जिसने आदेश पारित किया हो) कारण बताते हुए समय-विस्तार माँगें — अन्यथा आवेदक द्वारा अवमानना याचिका दायर हो सकती है।
If Implementing — Obtain Nodal Authority Concurrenceयदि क्रियान्वयन — नोडल प्राधिकारी की सहमति प्राप्त करें
Where it has been decided to implement the orders of CAT, obtain approval / concurrence of concerned nodal authorities / establishments — so as to avoid any complication in future. जहाँ कैट के आदेशों के क्रियान्वयन का निर्णय हो, संबंधित नोडल प्राधिकारियों / स्थापना-शाखाओं की मंजूरी / सहमति प्राप्त करें — ताकि भविष्य में किसी जटिलता से बचा जा सके।
One-Page Cheat Sheet — Key Numbers & Timelinesएक-पृष्ठीय सार — मुख्य संख्याएँ एवं समय-सीमाएँ
| #सं. | Itemमद | Number / Periodसंख्या / अवधि |
|---|---|---|
| 1 | CAT Act enactmentकैट अधिनियम पारित | 1985 |
| 2 | CAT effective fromकैट प्रभावी तिथि | 1 Nov 1985 |
| 3 | Application filing underआवेदन धारा-अंतर्गत | Section 19 |
| 4 | Transferred Application (TA) — SectionTA — धारा | Section 29 |
| 5 | Petition for Transfer (PT) — SectionPT — धारा | Section 25 |
| 6 | Filing fee per applicationप्रति आवेदन शुल्क | ₹50 |
| 7 | Application copies requiredआवश्यक प्रतियाँ | Triplicate (2 Compilations) |
| 8 | Limitation — from final orderपरिसीमा — अंतिम आदेश से | 1 Year |
| 9 | Notice before admission — reply timeप्रवेश-पूर्व सूचना — उत्तर-समय | 2–4 weeks |
| 10 | Reply by respondent — normal timeप्रत्यर्थी का उत्तर — सामान्य समय | 2–3 weeks |
| 11 | Single Bench — illustrative casesएकल पीठ — उदाहरण-मामले | 13 |
| 12 | Division Bench — illustrative casesखण्डपीठ — उदाहरण-मामले | 27 |
| 13 | Larger Bench — membersवृहत् पीठ — सदस्य | 5+ (odd) |
| 14 | Service Matter — headsसेवा-मामला — शीर्षक | 9 |
| 15 | Preliminary Objections — kindsप्रारंभिक आपत्तियाँ — प्रकार | 8 |
| 16 | Reply contents — sectionsउत्तर के घटक | 6 |
| 17 | Types of CAT applicationsकैट आवेदनों के प्रकार | 6 (OA, TA, RA, CCP, PT, MA) |
| 18 | Order — final & binding onआदेश — अंतिम एवं बाध्यकारी | Both parties |
| 19 | Compliance time — defaultअनुपालन-समय — डिफ़ॉल्ट | 6 months |
| 20 | Review Application — filing windowसमीक्षा आवेदन — दायर अवधि | 30 days |
| 21 | Review — second review allowed?समीक्षा — पुनः समीक्षा? | No |
| 22 | Appeal forum against CAT orderकैट के आदेश के विरुद्ध अपील-मंच | HC Division Bench |
| 23 | Approval for appeal — consultअपील-मंजूरी — परामर्श | Ministry of Law |
- 1.Speed: Reply within prescribed time; if not possible, file MA for extension immediately.गति: निर्धारित समय में उत्तर दें; न हो सके तो तुरंत MA दायर कर समय-विस्तार माँगें।
- 2.Engagement: Engage standing govt. counsel immediately on notice.संलग्नता: सूचना मिलते ही स्थायी सरकारी अधिवक्ता संलग्न करें।
- 3.Strategy: Explore preliminary objections for dismissal at admission stage.रणनीति: प्रवेश-स्तर पर खारिजी हेतु प्रारंभिक आपत्तियों की संभावना तलाशें।
- 4.Precision: Reply must address each para — admit/deny/explain, quote statutes exactly, no abbreviations.परिशुद्धता: उत्तर प्रत्येक पैरा का समाधान करे — स्वीकार/अस्वीकार/स्पष्ट, विधियाँ यथावत् उद्धृत, संक्षिप्तीकरण नहीं।
- 5.Closure: After disposal — implement, review, or appeal — but always with Ministry of Law concurrence and nodal authority approval.समापन: निपटान के बाद — क्रियान्वयन, समीक्षा या अपील — परन्तु सदैव विधि मंत्रालय की सहमति एवं नोडल प्राधिकारी की मंजूरी सहित।
Office Layout कार्यालय अभिन्यास
Introduction — Why Space Planning Matters प्रस्तावना — स्थान-नियोजन क्यों आवश्यक
The need for making the most effective utilisation of office space has now acquired a significance as never before. Several factors converge: कार्यालय-स्थान के सर्वाधिक प्रभावी उपयोग की आवश्यकता का महत्त्व आज पहले से कहीं अधिक है। कई कारक एकत्र होते हैं:
- 🏢Organisations expand and new ones come into being.संगठनों का विस्तार होता है तथा नए संगठन अस्तित्व में आते हैं।
- 💰Cost of building is steadily mounting.भवन-लागत निरंतर बढ़ रही है।
- 🧑💼Staff demand for "lebensraum" — i.e. more space and better environmental conditions — is more pronounced and manifest.कर्मचारियों की "लेबेन्सराउम" (Lebensraum) की माँग — अर्थात् अधिक स्थान एवं बेहतर पर्यावरणीय परिस्थितियाँ — अधिक मुखर एवं स्पष्ट है।
When does Space Planning Arise? — 4 Triggers स्थान-नियोजन कब उत्पन्न होता है? — 4 कारण
Space planning is a continuous type of activity. It arises when: स्थान-नियोजन एक निरंतर चलने वाली गतिविधि है। यह उत्पन्न होता है जब:
- New / modified system or procedure adopted — नई / संशोधित प्रणाली अथवा प्रक्रिया अपनाई जाए — a new or modified system or procedure is adopted. कोई नई अथवा संशोधित प्रणाली या प्रक्रिया अपनाई जाती है।
- Change in work / personnel — कार्य / कर्मचारियों में परिवर्तन — an increase or decrease in either work or personnel is made. कार्य अथवा कर्मचारियों में वृद्धि या कमी होती है।
- Organisation change — संगठनात्मक परिवर्तन — a change in organisation is made — either adding to or taking away from a unit. संगठन में परिवर्तन — किसी इकाई में जोड़ अथवा घटाव — होता है।
- Complaints from employees — कर्मचारी-शिकायतें — complaints from employees are heard about their work areas. कर्मचारियों की अपने कार्य-क्षेत्रों के बारे में शिकायतें सुनी जाती हैं।
Ineffective use of office space is a recurring liability. It contributes to inefficiency and continues to do so until an improved layout is planned and planted. The individual loss may be small; but the cumulative damage may well be staggering, for office space does represent a definite cost. कार्यालय-स्थान का अप्रभावी उपयोग एक आवर्तक देयता है। यह अकुशलता में योगदान देता है तथा तब तक करता रहता है, जब तक कि उत्तम अभिन्यास नियोजित एवं स्थापित न कर दिया जाए। व्यक्तिगत हानि भले छोटी हो; किंतु संचयी क्षति विकराल हो सकती है, क्योंकि कार्यालय-स्थान निश्चित लागत का प्रतिनिधित्व करता है।
7 Benefits of a Properly Planned Office सही-नियोजित कार्यालय के 7 लाभ
Office layout — done scientifically — calls for knowledge of the flow of work, individual requirements, and foresight of what might be required in the future. It is an important aspect of any manager's task because a properly planned office: कार्यालय-अभिन्यास — जब वैज्ञानिक ढंग से किया जाए — के लिए कार्य-प्रवाह, व्यक्तिगत आवश्यकताओं तथा भविष्य में संभावित आवश्यकताओं की दूरदर्शिता का ज्ञान आवश्यक है। यह किसी भी प्रबंधक के कार्य का महत्त्वपूर्ण पहलू है क्योंकि सही-नियोजित कार्यालय:
Assists in toning up efficiency.कुशलता बढ़ाने में सहायक।
Leads to economies from proper utilisation of space.स्थान के उचित उपयोग से मितव्ययिता।
Facilitates effective supervision.प्रभावी पर्यवेक्षण को सुगम बनाता है।
Speeds up inter-communication.अंतर-संचार की गति बढ़ाता है।
Ensures better use of office equipment and machinery.कार्यालय-उपकरण एवं मशीनरी के उत्तम उपयोग को सुनिश्चित करता है।
Adds to comfort and boosts up morale of staff.कर्मचारियों की सुख-सुविधा एवं मनोबल बढ़ाता है।
Presents a better image & satisfies the aesthetic sense.उत्तम छवि एवं सौंदर्य-भाव की संतुष्टि।
6 Objectives of Office Layout कार्यालय-अभिन्यास के 6 उद्देश्य
- Regular Flow of Work — कार्य का नियमित प्रवाह — Work should flow along a straight line. This has the merit of restricting movement of people and papers to the minimum and makes for maximum speed tempered with control. Back-and-forth movements as well as circumlocutory ones should be avoided. कार्य सीधी रेखा में प्रवाहित हो। इसका गुण यह है कि व्यक्तियों एवं कागज़ात की आवाजाही न्यूनतम रहती है तथा नियंत्रण-सहित अधिकतम गति मिलती है। आगे-पीछे की हलचल तथा घुमावदार चालन से बचना चाहिए।
- Maximum Utilisation of Space — स्थान का अधिकतम उपयोग — The floor space should be as free as possible from partitions, columns, or other impediments to free movement and observation. फर्श-स्थान यथासंभव विभाजकों, स्तंभों अथवा अन्य बाधाओं से मुक्त हो, जो स्वतंत्र आवाजाही एवं अवलोकन में बाधा डालें।
- Effective & Facile Supervision — प्रभावी एवं सुगम पर्यवेक्षण — Superiors should be able readily to observe what is happening in the office among the staff for whom they are responsible. Desks should be arranged to conform to a standard plan. Not only does this give a better look to the office — but when desks are arranged to face in one direction, it renders the task of supervision easier. वरिष्ठ अधिकारी अपने उत्तरदायित्व-क्षेत्र के कर्मचारियों के बीच क्या चल रहा है, यह सहज ही देख सकें। मेज़ें मानक योजना के अनुरूप व्यवस्थित हों। इससे न केवल कार्यालय का स्वरूप उत्तम होता है, बल्कि जब मेज़ें एक दिशा में रखी हों, तो पर्यवेक्षण का कार्य सरल हो जाता है।
-
Staff Satisfaction — कर्मचारी-संतुष्टि —
Human resources are the most important resource — needing careful husbanding and tactful handling. A good and pleasing working environment has the potential of a very powerful motivating factor. Key points:
मानव-संसाधन सर्वाधिक महत्त्वपूर्ण संसाधन है — जिसे सावधान संरक्षण एवं चतुर-संभाल चाहिए। उत्तम एवं सुखद कार्य-वातावरण अत्यंत प्रबल अभिप्रेरक बन सकता है। मुख्य बिंदु:
- •Mutual interference between clerks at work should be reduced to the minimum.कार्यरत क्लर्कों के बीच पारस्परिक हस्तक्षेप न्यूनतम हो।
- •Those using machinery should be seated away from those whose work demands close concentration.मशीनें चलाने वाले उनसे दूर बैठें, जिनके कार्य में गहन-एकाग्रता चाहिए।
- •Messengers continuously moving in & out should not have to pass desks of staff whose work they may disturb.लगातार आते-जाते संदेशवाहक उन कर्मचारियों की मेज़ के पास से न गुज़रें, जिनके कार्य में बाधा हो।
- •All equipment, including reference files, should be sited within easy reach of users — without interfering with movement/work of others. Example: filing cabinets so placed that extended drawers don't block gangways.सभी उपकरण, संदर्भ फ़ाइलों सहित, उपयोगकर्ताओं की सुगम पहुँच में हों — परंतु दूसरों की आवाजाही/कार्य में बाधा न डालें। उदाहरण: फ़ाइलिंग कैबिनेट इस प्रकार रखें कि खुले दराज़ गलियारे न रोकें।
- •Consideration of ventilation and natural lighting must be studied and adequately taken care of.हवादारता एवं प्राकृतिक प्रकाश पर अध्ययन एवं पर्याप्त ध्यान देना अनिवार्य।
- Inbuilt Elasticity — अंतर्निहित लोच — Projected expansion of the organisation and its units must be visualised in the years to come. A layout should be chalked out such that it can admit possible changes (even contraction) without violently disrupting the design. आगामी वर्षों में संगठन एवं इकाइयों के संभावित विस्तार की कल्पना की जाए। अभिन्यास इस प्रकार तय हो कि संभावित परिवर्तनों (संकुचन भी) को आसानी से समा सके — मूल डिज़ाइन को बिगाड़े बिना।
- Creation of an Appealing Image — आकर्षक छवि का निर्माण — Business concerns are often proud of their office décor and use it as a good advertisement. Government organisations, on the other hand, usually lend themselves to carping criticism for the callous and indifferent upkeep of their offices. Given the will, there is no reason why they too cannot endeavour to catch up — though with certain constraints. This aspect assumes special significance for organisations with much public dealing. Examples: provision of waiting area with seating where necessary, near the appropriate point of contact; locating individuals/units in easily accessible manner. व्यावसायिक संस्थान अक्सर अपनी कार्यालय-सज्जा पर गर्व करते हैं तथा इसे अच्छे विज्ञापन के रूप में प्रयोग करते हैं। इसके विपरीत, सरकारी संगठन लापरवाह एवं उदासीन रख-रखाव के लिए प्रायः तीव्र आलोचना के पात्र बनते हैं। इच्छा हो तो कोई कारण नहीं कि वे भी प्रयास न करें — कुछ बाधाओं के साथ। यह पक्ष जनता-संपर्क वाले संगठनों के लिए विशेष महत्त्व रखता है। उदाहरण: संपर्क-बिंदु के पास, आवश्यकतानुसार आसन-सुविधा वाला प्रतीक्षा-क्षेत्र; व्यक्तियों/इकाइयों को सुगमतापूर्वक उपलब्ध रखना।
Designing the Office Layout — 19 Steps कार्यालय-अभिन्यास का डिज़ाइन — 19 चरण
The following 19 steps will help facilitate the process of examination of facts and development of a new layout: तथ्यों की जाँच एवं नए अभिन्यास के विकास की प्रक्रिया को सुगम बनाने हेतु निम्न 19 चरण सहायक हैं:
Steps 1–7 — Space, areas, desks & work flow चरण 1–7 — स्थान, क्षेत्र, मेज़ें एवं कार्य-प्रवाह
- Assess space requirements for each. Add adequate space for files, storage of records and temporary work.प्रत्येक की स्थान-आवश्यकता आँकें। फ़ाइलों, अभिलेख-संग्रह एवं अस्थायी कार्य हेतु पर्याप्त स्थान जोड़ें।
- Utilize one large area in preference to an equivalent area of small parcels. The single large area permits better lighting, ventilation, supervision and communication.छोटे-छोटे टुकड़ों के बराबर क्षेत्र की तुलना में एक बड़ा क्षेत्र प्रयोग करें। बड़े एकल क्षेत्र में उत्तम प्रकाश, हवादारता, पर्यवेक्षण एवं संचार संभव होते हैं।
- Use uniform-size desks in any one area. This gives better appearance and promotes the feeling of equality among employees.किसी एक क्षेत्र में एक-समान आकार की मेज़ें रखें। इससे स्वरूप उत्तम होता है एवं कर्मचारियों में समानता का भाव बढ़ता है।
- Give major preference to the dominant flows of work and communication needs; provide for straight line work flows and avoid backtracking, crisscrossing, and unnecessary movement of papers.प्रमुख कार्य-प्रवाह एवं संचार-आवश्यकताओं को बड़ी प्राथमिकता दें; सीधी-रेखीय कार्य-प्रवाह सुनिश्चित करें एवं कागज़ों के पीछे लौटने, कटाव-कटाव तथा अनावश्यक हलचल से बचें।
- Place related departments adjacent and keep jobs of similar nature in close relationship.संबंधित विभाग एक-दूसरे से सटा कर रखें तथा समान प्रकार के कार्यों को निकट रखें।
- Locate departments with many outside visitors near the entrance; if not feasible, make provisions so that this traffic will not disturb other departments.जिन विभागों में बाहरी आगंतुक अधिक आते हों, उन्हें प्रवेश-द्वार के पास रखें; यदि संभव न हो तो ऐसी व्यवस्था करें कि यह आवाजाही अन्य विभागों को बाधित न करे।
- Have the work come to the employee, not the employee go to the work. Keep employee movement to a minimum.कार्य कर्मचारी के पास आए, कर्मचारी कार्य के पास न जाए। कर्मचारी-गति न्यूनतम रखें।
Steps 8–13 — Direction, light, partitions, noise & files चरण 8–13 — दिशा, प्रकाश, विभाजक, ध्वनि एवं फ़ाइलें
- Place all employees so they face in the same direction. Do not have employees facing one another.सभी कर्मचारी एक ही दिशा में मुख करके बैठें। कर्मचारी एक-दूसरे की ओर मुख करके न बैठें।
- Arrange desks so that ample natural light comes from the rear and over the left shoulder.मेज़ें इस प्रकार रखें कि पर्याप्त प्राकृतिक प्रकाश पीछे से तथा बाएँ कंधे के ऊपर से आए।
- Avoid private office locations which cut off natural light to the adjacent general office area.ऐसे निजी कार्यालय-स्थानों से बचें जो आस-पास के सामान्य कार्यालय-क्षेत्र की प्राकृतिक प्रकाश-व्यवस्था काट दें।
- Use movable partitions for walls — easy to install and quickly rearrangeable at will. Partway partitions with plain or opaque glass permit good light and ventilation.दीवारों हेतु चल विभाजक प्रयोग करें — स्थापित करना सहज तथा इच्छानुसार पुनर्व्यवस्थित करना तीव्र। सादे या अपारदर्शी काँच वाले अर्द्ध-विभाजक उत्तम प्रकाश एवं हवादारता देते हैं।
- Place units requiring noisy equipment / machines in an isolated area or with sound-proofing — to avoid disturbance to others.ऐसी इकाइयाँ जिनमें शोरगुल वाली मशीनें/उपकरण हों — उन्हें एकांत क्षेत्र में या ध्वनि-रोधन सहित रखें — ताकि दूसरों को बाधा न हो।
- Put files and frequently used equipment near the employees who use them. Abstain from putting all files at dead wall space.फ़ाइलें एवं बार-बार प्रयुक्त उपकरण उनके प्रयोक्ता कर्मचारियों के पास रखें। सभी फ़ाइलें मृत-दीवार-स्थान पर रखने से बचें।
Steps 14–19 — Cabinets, rest-rooms, flexibility & future planning चरण 14–19 — कैबिनेट, विश्राम-कक्ष, लचीलापन एवं भावी नियोजन
- Place filing cabinets back to back.फ़ाइलिंग कैबिनेट पीठ-से-पीठ रखें।
- Provide convenient and adequate rest-room facilities.सुविधाजनक एवं पर्याप्त विश्राम-कक्ष-सुविधाएँ प्रदान करें।
- Anticipate and provide for future changes. Keep the layout flexible.भावी परिवर्तनों का पूर्वानुमान लगाकर प्रावधान करें। अभिन्यास लचीला रखें।
- In assigning work space, provide for the peak load rather than for bare minimum requirements.कार्य-स्थान आवंटन में — न्यूनतम आवश्यकता के बजाय शीर्ष-भार के लिए प्रावधान करें।
- Use the past annual increase in volume of work handled as a basis for planning space requirements for future expansion.भविष्य के विस्तार हेतु स्थान-आवश्यकता का नियोजन — निपटाए गए कार्य की पूर्व-वार्षिक वृद्धि के आधार पर करें।
- Group minor activities around major ones — so that when more space is needed, the major functions will be taken care of first.लघु गतिविधियाँ बड़ी गतिविधियों के इर्द-गिर्द समूहित करें — ताकि अधिक स्थान की आवश्यकता पर बड़ी कार्य-गतिविधियों का पहले ध्यान रखा जा सके।
Conclusion — Layout निष्कर्ष — अभिन्यास
Mechanical Aids to Office Management कार्यालय प्रबंधन में यांत्रिक सहायक
Why & When Mechanical Aids यांत्रिक सहायक — क्यों एवं कब
Why Machines have Become a Necessity मशीनें क्यों आवश्यक हो गई हैं
- 📈Continuing growth in organisational size.संगठनात्मक आकार में निरंतर वृद्धि।
- 🎯Demand for ensuring greater accuracy and neatness in work.कार्य में अधिक सटीकता एवं स्वच्छता सुनिश्चित करने की माँग।
- 📚Diversification in the type of records to be kept.रखे जाने वाले अभिलेखों के प्रकार में विविधता।
- 💰The overriding need for economy in administrative expenditure of the Government.सरकार के प्रशासनिक व्यय में मितव्ययिता की अनिवार्य आवश्यकता।
In our own specific context, the introduction of machines should aim at facilitating and supplementing human endeavour rather than supplanting it. Questions relevant to introduction — such as volume of work, extent of repetitiveness, speed and accuracy desired — should be carefully considered in the context of existing facilities before new machines are introduced. हमारे विशिष्ट संदर्भ में, मशीनों का प्रवेश मानव-प्रयास को सुगम बनाने एवं पूरक होने हेतु हो, न कि उसका स्थानापन्न। प्रवेश से जुड़े प्रश्न — जैसे कार्य-मात्रा, पुनरावृत्ति की सीमा, अपेक्षित गति एवं सटीकता — का विद्यमान सुविधाओं के संदर्भ में सावधानीपूर्वक विचार नई मशीनों के प्रवेश-पूर्व करना चाहिए।
8 Specific Questions to Ask Before Buying a Machine मशीन-क्रय से पूर्व पूछे जाने वाले 8 विशिष्ट प्रश्न
- Suitability — उपयुक्तता — Whether the machine available will suit the purpose in view? क्या उपलब्ध मशीन विचाराधीन प्रयोजन हेतु उपयुक्त होगी?
- Training of operator — संचालक-प्रशिक्षण — Whether any existing employee can be instantly trained to operate? If not — are trained operators available? How much will such an operator cost? क्या किसी मौजूदा कर्मचारी को तत्काल प्रशिक्षित किया जा सकता है? यदि नहीं — क्या प्रशिक्षित संचालक उपलब्ध हैं? ऐसे संचालक की लागत क्या होगी?
- Output vs requirement — उत्पादन बनाम आवश्यकता — The normal output of the machine and how it compares with the normal requirement may be found out. मशीन का सामान्य उत्पादन तथा सामान्य आवश्यकता से उसकी तुलना की जाए।
- Fit with work plan — कार्य-योजना में फ़िट — Does the machine fit in with the general plan of work, or are modifications necessary? क्या मशीन सामान्य कार्य-योजना में फ़िट बैठती है, अथवा संशोधन आवश्यक हैं?
- Ease of maintenance — रख-रखाव की सहजता — Whether it will be easy to maintain the machine? क्या मशीन का रख-रखाव सहज होगा?
- Spare parts — स्पेयर पार्ट्स — Whether spare parts are available for repairs? क्या मरम्मत हेतु स्पेयर पार्ट्स उपलब्ध हैं?
- Servicing facilities — सर्विसिंग सुविधाएँ — Whether servicing facilities are easily available and are not very costly? क्या सर्विसिंग सुविधाएँ सहज उपलब्ध हैं तथा अधिक महँगी नहीं हैं?
- Space — स्थान — The space that the machine will require. मशीन को आवश्यक स्थान कितना होगा।
Kinds of Office Machines — 8 Categories कार्यालय-मशीनों के प्रकार — 8 श्रेणियाँ
1. Computerकंप्यूटर
A computer may be used for storing, retrieving and processing of large quantities of information of all types in a fast and accurate manner. It facilitates quick updating of information. Computer can also be used for accessing internet and e-mail, which are very efficient modes for collection and communication of information. कंप्यूटर का उपयोग सभी प्रकार की विशाल मात्रा की सूचना के संग्रहण, पुनःप्राप्ति एवं प्रसंस्करण हेतु — तीव्र एवं सटीक रूप में — किया जा सकता है। यह सूचना के शीघ्र अद्यतन को सुगम बनाता है। कंप्यूटर का उपयोग इंटरनेट एवं ई-मेल तक पहुँच के लिए भी होता है — जो सूचना के संग्रहण एवं संप्रेषण के अति-कुशल माध्यम हैं।
📌 Consult NIC for most appropriate system 📌 सर्वोत्तम प्रणाली हेतु NIC से परामर्शThe most appropriate computing system for a department may be decided in consultation with the National Informatics Centre (NIC). किसी विभाग हेतु सर्वोत्तम कंप्यूटिंग प्रणाली राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (NIC) से परामर्श करके तय की जा सकती है।
2. Electronic Typewriterइलेक्ट्रॉनिक टाइपराइटर
An electronic typewriter can perform all the functions that a word processor is capable of — subject to display and memory limitations. It is suitable for offices where typing load is heavy. इलेक्ट्रॉनिक टाइपराइटर वर्ड प्रोसेसर के सभी कार्य कर सकता है — डिस्प्ले एवं मेमोरी की सीमाओं के अधीन। यह उन कार्यालयों के लिए उपयुक्त है जहाँ टाइपिंग-भार अधिक है।
⚠ Becoming unpopular with PCs ⚠ PC के आगमन से अलोकप्रियWith the advent of personal computers, Electronic Typewriters are becoming unpopular. व्यक्तिगत कंप्यूटरों के आगमन से इलेक्ट्रॉनिक टाइपराइटर अलोकप्रिय होते जा रहे हैं।
3. Photocopierफ़ोटोकॉपीयर
Photocopiers facilitate taking copies of documents faster and efficiently. फ़ोटोकॉपीयर दस्तावेज़ों की प्रतियाँ तेज़ी एवं कुशलता से लेने में सहायक होते हैं।
4. Dictaphoneडिक्टाफ़ोन
This is a compact machine which enables an officer to record dictation at his convenience — without having to wait for his stenographer. The cassette containing the dictated message can be handed over later to the stenographer, who will type the matter straightaway — without taking it down in long or shorthand first. यह एक सघन मशीन है, जो किसी अधिकारी को अपनी सुविधा से डिक्टेशन रिकॉर्ड करने में सक्षम बनाती है — आशुलिपिक की प्रतीक्षा किए बिना। डिक्टेट संदेश वाली कैसेट बाद में आशुलिपिक को सौंपी जा सकती है, जो उसे सीधे टाइप कर देगा — पहले लंबे या आशु-लेखन में लिए बिना।
5. Microfilming of Recordsअभिलेखों की माइक्रोफ़िल्मिंग
A microfilm is a largely reduced photographic image of a document which can be magnified to any desired degree in order to be read or printed. It is amenable to computer-aided retrieval systems. माइक्रोफ़िल्म दस्तावेज़ का अत्यंत सूक्ष्म छायाचित्रीय प्रतिबिंब होता है, जिसे पठन अथवा मुद्रण हेतु किसी भी इष्ट सीमा तक आवर्धित किया जा सकता है। यह कंप्यूटर-सहायित पुनःप्राप्ति प्रणालियों के अनुकूल है।
📌 ~98% space savings + longevity 📌 ~98% स्थान-बचत + दीर्घायुMicrofilming can bring about nearly 98 per cent savings in the space occupied by original records, besides assuring longevity. Use case: offices where a large number of records are required to be maintained permanently. माइक्रोफ़िल्मिंग से मूल अभिलेखों द्वारा घेरे गए स्थान में लगभग 98 प्रतिशत बचत हो सकती है — साथ ही दीर्घायु सुनिश्चित होती है। उपयोग-स्थिति: वे कार्यालय जहाँ विशाल संख्या में अभिलेखों को स्थायी रूप से रखना आवश्यक हो।
6. Internal Communication Aids — EPAXआंतरिक संचार सहायक — EPAX
Electronic Private Automatic Exchange (EPAX) provides fast and efficient internal communication facility — and helps in reducing the frequent movement of persons and files within the office. इलेक्ट्रॉनिक प्राइवेट ऑटोमैटिक एक्सचेंज (EPAX) तीव्र एवं कुशल आंतरिक संचार-सुविधा देता है — तथा कार्यालय के भीतर व्यक्तियों एवं फ़ाइलों की बार-बार आवाजाही कम करने में सहायक होता है।
7. Miscellaneous Paper Handling Equipmentविविध कागज़-संभाल उपकरण
These include: इनमें शामिल हैं:
- •Paper collatorsपेपर कोलेटर (कागज़-सजावटक)
- •Cutting and stitching machinesकतरन एवं सिलाई मशीनें
- •Binding machinesबाइंडिंग मशीनें
- •Document shreddersदस्तावेज़-कतरन मशीनें (श्रेडर)
These are devices which save time and labour involved in activities such as set-making, stitching of files and reports, and weeding out of unwanted records. ये उपकरण समय एवं श्रम बचाते हैं — उन कार्यों में जैसे सेट-निर्माण, फ़ाइलों एवं रिपोर्टों की सिलाई, तथा अनावश्यक अभिलेखों की छँटाई।
8. Fax Machinesफ़ैक्स मशीनें
Fax machines are essential for transaction of documents and messages quickly and efficiently from one place to another using telephone lines. फ़ैक्स मशीनें दस्तावेज़ों एवं संदेशों के एक स्थान से दूसरे स्थान तक तीव्र एवं कुशल लेन-देन हेतु टेलीफ़ोन लाइनों के माध्यम से आवश्यक हैं।
| Conceptअवधारणा | Key Factमुख्य तथ्य |
|---|---|
| German term usedप्रयुक्त जर्मन शब्द | Lebensraum = more space & better environmental conditions |
| Planning triggersनियोजन-कारण | 4: new system/procedure · work-personnel change · org change · employee complaints |
| Benefits of layoutअभिन्यास-लाभ | 7: Efficiency · Economy · Supervision · Inter-comm · Equipment use · Comfort/morale · Aesthetic image |
| Objectivesउद्देश्य | 6: Regular flow · Max utilisation · Supervision · Staff satisfaction · Inbuilt elasticity · Appealing image |
| Flow directionप्रवाह-दिशा | Straight line; avoid back-and-forth & circumlocutory movement |
| Desk arrangementमेज़-व्यवस्था | Uniform size; all face same direction (NOT facing each other) |
| Light directionप्रकाश-दिशा | Natural light from rear & over the LEFT shoulder |
| Cabinetsकैबिनेट | Placed back to back |
| Partitionsविभाजक | Movable; partway with plain/opaque glass for light & ventilation |
| Visitor deptsआगंतुक-विभाग | Locate near entrance, else shield other depts from traffic |
| Golden rule (work flow)स्वर्ण-नियम (कार्य-प्रवाह) | Work comes to employee, NOT employee to work |
| Space planning basisस्थान-नियोजन आधार | Plan for peak load; use past annual increase in work-volume |
| Total design stepsकुल डिज़ाइन-चरण | 19 |
| Machines — guiding principleमशीनें — मार्गदर्शी सिद्धांत | Supplement human endeavour, NOT supplant |
| Machine questionsमशीन-प्रश्न | 8 questions: suitability, operator training, output, fit, maintenance, spares, servicing, space |
| Computer consultationकंप्यूटर-परामर्श | National Informatics Centre (NIC) |
| Microfilm — savingsमाइक्रोफ़िल्म — बचत | ~98% space saving + longevity |
| EPAX full formEPAX पूर्ण रूप | Electronic Private Automatic Exchange |
| Paper handling equipmentकागज़-संभाल उपकरण | 4: Collators · Cutting & stitching · Binding · Shredders |
| Fax mechanismफ़ैक्स तंत्र | Uses telephone lines for quick document transmission |
| Dictaphone benefitडिक्टाफ़ोन लाभ | Officer dictates anytime; steno types directly (no shorthand step) |
Background & Rationale पृष्ठभूमि एवं तर्क
ARC Study Team — 5 Flaws of Conventional Secretariat ARC अध्ययन-दल — पारंपरिक सचिवालय के 5 दोष
The Study Team of the Administrative Reforms Commission (ARC) on the Machinery of the Government of India and its Procedures of Work had observed the following five flaws about the conventional Secretariat structure: प्रशासनिक सुधार आयोग (ARC) के अध्ययन-दल ने भारत सरकार की मशीनरी एवं कार्य-प्रक्रियाओं पर पारंपरिक सचिवालय-संरचना के संबंध में निम्न पाँच दोष देखे:
- Wing not organised as efficient admin unit — शाखा कुशल प्रशासनिक इकाई के रूप में संगठित नहीं — A Wing of the Secretariat is not organised as an efficient administrative unit. सचिवालय की कोई शाखा कुशल प्रशासनिक इकाई के रूप में संगठित नहीं है।
- Power split between officers & office — शक्ति का अधिकारी एवं कार्यालय में विभाजन — Administrative power is divided into "decision-making" and "dealing", and administrative staff into 'officers' and 'office' — leading to excessive dependence on office and delays in decision-making. प्रशासनिक शक्ति को "निर्णय-लेना" एवं "निपटान" में, तथा प्रशासनिक कर्मचारियों को 'अधिकारी' एवं 'कार्यालय' में बाँट दिया जाता है — जिससे कार्यालय पर अत्यधिक निर्भरता एवं निर्णय-लेने में विलंब होता है।
- Top-heavy decision-making — शीर्ष-केंद्रित निर्णय-लेना — Decision-making is more and more concentrated at the top, even in routine matters. निर्णय-लेना अधिकाधिक शीर्ष पर केंद्रित होता जा रहा है — नियमित मामलों में भी।
- Too many levels of handling — निपटान-स्तरों की बहुलता — There are too many levels of handling — 2 at the dealing stage and 4 at the decision-making stage. This results in delay and dispersal of responsibility. निपटान-स्तर बहुत अधिक हैं — दैनिक-कार्य स्तर पर 2 तथा निर्णय-स्तर पर 4। इसके कारण विलंब एवं उत्तरदायित्व का बिखराव होता है।
- Uniform dilatory noting — एक-समान विलंबी टिप्पणी-प्रथा — All matters, irrespective of their importance, are processed by the same dilatory method of noting at successive levels. सभी मामले — उनके महत्त्व की परवाह किए बिना — एक ही स्तर-दर-स्तर टिप्पणी की विलंबी पद्धति से निपटाए जाते हैं।
ARC Recommendations on Organisational Structure संगठनात्मक संरचना पर ARC की सिफारिशें
The Administrative Reforms Commission endorsed the views of the Study Team and made the following recommendations on the organisational structure of the Secretariat: प्रशासनिक सुधार आयोग ने अध्ययन-दल के विचारों का अनुमोदन किया तथा सचिवालय की संगठनात्मक संरचना पर निम्न सिफारिशें कीं:
- Only two levels of consideration & decision below the Minister — मंत्री के नीचे केवल दो विचार/निर्णय स्तर — namely (i) Under Secretary / Deputy Secretary, and (ii) Joint Secretary / Additional Secretary / Secretary. Work should be assigned on the lines of the "Desk-Officer" system. Each level should be required and empowered to dispose of a substantial amount of work on its own, with necessary staff assistance. अर्थात् (i) उप-सचिव / उप-संयुक्त सचिव, तथा (ii) संयुक्त सचिव / अपर सचिव / सचिव। कार्य "डेस्क-अधिकारी" प्रणाली के आधार पर सौंपा जाए। प्रत्येक स्तर को स्वयं पर्याप्त कार्य का निपटान करने हेतु आवश्यक एवं सशक्त किया जाए, आवश्यक कर्मचारी-सहायता सहित।
- Flexible staffing pattern within a Wing — शाखा के भीतर लचीली कर्मचारी-व्यवस्था — The staffing pattern within a Wing should be flexible to facilitate the employment of officers of various grades. शाखा के भीतर कर्मचारी-व्यवस्था लचीली हो, ताकि विभिन्न ग्रेड के अधिकारियों के नियोजन में सुगमता हो।
- Define duties & requirements scientifically — कर्तव्य एवं अपेक्षाओं की वैज्ञानिक परिभाषा — Duties & requirements of various jobs in the Secretariat at each level should be defined clearly and in detail on the basis of scientific analysis of work content. सचिवालय की विभिन्न नौकरियों के कर्तव्य एवं अपेक्षाएँ प्रत्येक स्तर पर स्पष्ट एवं विस्तार से — कार्य-विषयवस्तु के वैज्ञानिक विश्लेषण के आधार पर — परिभाषित हों।
-
Four supporting measures for smooth working — सुगम कार्य हेतु चार सहायक उपाय —
For smooth and effective working of the proposed "Desk Officer" system, the following measures will be necessary:
प्रस्तावित "डेस्क अधिकारी" प्रणाली के सुगम एवं प्रभावी कार्य हेतु निम्न उपाय आवश्यक होंगे:
- (i)Introduction of a functional file index.कार्यात्मक फ़ाइल-सूची लागू करना।
- (ii)Maintenance of guard files or card indices containing all important precedents.गार्ड फ़ाइलें या कार्ड-सूचियाँ रखना, जिनमें सभी महत्त्वपूर्ण पूर्व-निर्णय हों।
- (iii)Adequate provision for "leave" reserves."अवकाश" रिज़र्व का पर्याप्त प्रावधान।
- (iv)Adequate stenographic and clerical aids.पर्याप्त आशुलिपिक एवं लिपिकीय सहायक।
The Government of India accepted the recommendations of the Commission regarding the Desk Officer System in January 1973, subject to the condition that reorganisation is carried out in a phased manner and the surplus staff are suitably adjusted. भारत सरकार ने डेस्क अधिकारी प्रणाली से संबंधित आयोग की सिफारिशों को जनवरी 1973 में स्वीकार किया — इस शर्त के अधीन कि पुनर्गठन चरणबद्ध रूप से किया जाएगा तथा अधिशेष कर्मचारियों को उपयुक्त रूप से समायोजित किया जाएगा।
Aims · Criteria · Composition लक्ष्य · मापदंड · संरचना
4 Aims & Objectives of the System प्रणाली के 4 लक्ष्य एवं उद्देश्य
Seeks to abolish the office–officer structure in the Secretariat, which results in heavy dependence on office and calls for examination of all papers at the level of "dealing hand". Instead, all examination has to start at the level of an officer who is delegated with sufficient powers of disposal. सचिवालय में कार्यालय–अधिकारी संरचना को समाप्त करना है, जो कार्यालय पर अत्यधिक निर्भरता उत्पन्न करती है तथा सभी पत्रों की जाँच "निपटान-कर्मी" के स्तर पर कराती है। इसके बजाय, सभी जाँच पर्याप्त निपटान-शक्तियों से प्रत्यायुक्त अधिकारी के स्तर पर प्रारंभ होनी चाहिए।
Aims at the reduction of the number of levels by at least two. स्तरों की संख्या में कम-से-कम दो की कमी लाने का लक्ष्य।
Seeks to minimise noting by laying greater stress on oral discussions and team-departmental coordination. मौखिक चर्चाओं एवं टीम–विभागीय समन्वय पर अधिक बल देकर टिप्पणी को न्यूनतम करने का लक्ष्य।
By delegating greater powers and responsibilities at the level of Section Officer, the system expects to bring about greater participation and commitment to organisational goals on the part of the officer at the base of the Secretariat structure. अनुभाग अधिकारी के स्तर पर अधिक शक्तियाँ एवं उत्तरदायित्व सौंपकर — सचिवालय-संरचना के आधार-स्तर के अधिकारी की ओर से संगठनात्मक लक्ष्यों में अधिक भागीदारी एवं प्रतिबद्धता की अपेक्षा।
Criteria for Introduction of Desk Officer System डेस्क अधिकारी प्रणाली लागू करने के मापदंड
- 🎯 Ministries are required to identify Wings which are suitable for conversion to the Desk Officer System of working. मंत्रालयों को ऐसी शाखाओं की पहचान करनी होगी जो डेस्क अधिकारी प्रणाली में रूपांतरण हेतु उपयुक्त हों।
- 📐 Normally, a Wing with two or more divisions / sub-divisions with homogeneous functions should be chosen for conversion. सामान्यतः, दो या अधिक प्रभाग/उप-प्रभाग जिनके कार्य सजातीय हों वाली शाखा को रूपांतरण हेतु चुना जाए।
- 🔁 In suitable cases, even part of a Wing — divisions and individual sections — can be converted. उपयुक्त स्थितियों में, शाखा का हिस्सा — प्रभाग एवं व्यक्तिगत अनुभाग — भी रूपांतरित किया जा सकता है।
Sample Study — How to Verify नमूना-अध्ययन — कैसे पुष्टि करें
- 📥 A sample study of dak received for 6 consecutive working days, supported by a systematic sample study of 7–10 % of files opened during the previous year, should be conducted by the Internal Work Study Unit / O&M Unit of the Ministry. मंत्रालय की आंतरिक कार्य-अध्ययन इकाई / O&M इकाई द्वारा 6 क्रमिक कार्य-दिवसों की प्राप्त डाक का नमूना-अध्ययन, तथा पूर्व वर्ष में खोली गई फ़ाइलों के 7–10% का व्यवस्थित नमूना-अध्ययन किया जाए।
- 🔀 This opportunity can also be utilised to transfer out of the Wing, work which should properly be dealt with elsewhere. इस अवसर का उपयोग उन कार्यों को शाखा से बाहर स्थानांतरित करने के लिए भी किया जा सकता है जो वस्तुतः अन्यत्र निपटाए जाने चाहिए।
- ⚙️ It is also expected that the work procedure should be simplified and the scope for delegation to lower formations explored in full. यह भी अपेक्षित है कि कार्य-प्रक्रिया को सरलीकृत किया जाए तथा निम्न स्तरों को प्रत्यायोजन के अवकाश का पूर्ण अन्वेषण किया जाए।
Composition of Desks डेस्कों की संरचना
Two Standard Desk Configurations दो मानक डेस्क-संरचनाएँ
The Desk is a team of two officers and can be constituted in any of the following manners: डेस्क दो अधिकारियों का एक दल है, जो निम्न में से किसी भी प्रकार से गठित किया जा सकता है:
1 Under Secretary + 1 Section Officer 1 उप-सचिव + 1 अनुभाग अधिकारी
1 Section Officer + 1 Section Officer 1 अनुभाग अधिकारी + 1 अनुभाग अधिकारी
The level of the Desk Functionary should depend upon the nature and complexity of work. In exceptional cases, the Desk can consist of more than two officers, and even officers of higher grades can be posted to Desks. डेस्क कर्मी का स्तर कार्य की प्रकृति एवं जटिलता पर निर्भर करना चाहिए। विशेष परिस्थितियों में डेस्क में दो से अधिक अधिकारी हो सकते हैं, तथा उच्च ग्रेड के अधिकारी भी डेस्कों पर तैनात किए जा सकते हैं।
Each Desk Functionary will be assisted by a Stenographer (Grade 'D'). The Section Officers or equivalent officers posted to Desks are known as Desk Officers. There is no change in the designation of Under Secretary working in the Desk. प्रत्येक डेस्क कर्मी को आशुलिपिक (ग्रेड 'D') द्वारा सहायता दी जाएगी। डेस्कों पर तैनात अनुभाग अधिकारी या समकक्ष अधिकारी डेस्क अधिकारी के रूप में जाने जाते हैं। डेस्क में कार्यरत उप-सचिव के पदनाम में कोई परिवर्तन नहीं होगा।
Manning · Channel · Procedure पदस्थापन · प्रवाह · प्रक्रिया
Manning of Posts & Special Pay पदों का पदस्थापन एवं विशेष वेतन
- Desk Functionary (US level) — डेस्क कर्मी (US स्तर) — Under Secretaries to the Government of India (Grade I of the CSS) can be posted as Desk Functionaries. Also eligible: IAS Officers, officers of any Central Service Class I with min. 5 years of service in Class I, or State Civil Service Officers with 10 years of service. भारत सरकार के उप-सचिव (CSS के ग्रेड I) डेस्क कर्मी के रूप में तैनात किए जा सकते हैं। पात्र भी: IAS अधिकारी, किसी भी केंद्रीय सेवा वर्ग I के अधिकारी जिनकी वर्ग I में न्यूनतम 5 वर्ष की सेवा हो, अथवा 10 वर्ष की सेवा वाले राज्य सिविल सेवा अधिकारी।
- Desk Officer (SO level) — डेस्क अधिकारी (SO स्तर) — Section Officers of the Central Secretariat Service can be appointed as Desk Officers. The posts can also be filled, if necessary, by certain other specified categories of Central and State Government servants. केंद्रीय सचिवालय सेवा के अनुभाग अधिकारी डेस्क अधिकारी के रूप में नियुक्त किए जा सकते हैं। आवश्यकता पर, ये पद केंद्र एवं राज्य सरकारों के कुछ अन्य निर्दिष्ट श्रेणियों के सेवकों से भी भरे जा सकते हैं।
- Panels by DPC + DoPT representative — DPC + DoPT प्रतिनिधि द्वारा पैनल — Panels of officers for appointment to Desks will be prepared by the appropriate Departmental Promotion Committee (DPC) of the respective Ministries. One representative of the Department of Personnel & Training is required to be associated with the panel. डेस्कों पर नियुक्ति हेतु अधिकारियों के पैनल संबंधित मंत्रालय की उचित विभागीय प्रोन्नति समिति (DPC) द्वारा तैयार किए जाएँगे। कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग का एक प्रतिनिधि पैनल से जुड़ा होना आवश्यक है।
Channel of Submission of Cases मामलों के प्रस्तुतीकरण का प्रवाह
Desk Officer / Desk Attaché → Divisional Head डेस्क अधिकारी / डेस्क अटैची → प्रभाग प्रमुख
Desk Officers / Desk Attachés will be placed directly under the Divisional Head — who may be a Deputy Secretary or Director. डेस्क अधिकारी / डेस्क अटैची सीधे प्रभाग प्रमुख के अधीन रखे जाएँगे — जो उप-सचिव या निदेशक हो सकते हैं।
Under Secretary (in Desk) → Joint Secretary / higher उप-सचिव (डेस्क में) → संयुक्त सचिव / उच्च
Under Secretaries working in the Desks will normally submit cases to the Joint Secretary or higher officer. डेस्कों में कार्यरत उप-सचिव सामान्यतः संयुक्त सचिव या उच्चतर अधिकारी को मामले प्रस्तुत करेंगे।
Procedure of Work कार्य-प्रक्रिया
- 📐 Each Desk is allotted a well-defined area of functioning. Work is allocated among Desk Functionaries by the Divisional Heads. प्रत्येक डेस्क को सुस्पष्ट कार्य-क्षेत्र सौंपा जाता है। कार्य का आवंटन प्रभाग प्रमुखों द्वारा किया जाता है।
- 🚀 Each Desk Functionary will independently function and submit cases to the Divisional Head / Wing Chief, as the case may be. प्रत्येक डेस्क कर्मी स्वतंत्र रूप से कार्य करेगा तथा यथास्थिति प्रभाग प्रमुख / शाखा प्रमुख को मामले प्रस्तुत करेगा।
- 🤝 In the temporary absence of one Desk Functionary, the other Desk Functionary is expected to look after more urgent work of his co-Desk Functionary. किसी डेस्क कर्मी की अस्थायी अनुपस्थिति में, दूसरा डेस्क कर्मी अपने सह-डेस्क कर्मी का अधिक अत्यावश्यक कार्य देखेगा।
- 📅 Short-term vacancies exceeding 21 days' duration may be filled in the usual manner. 21 दिन से अधिक की अल्पकालिक रिक्तियाँ सामान्य ढंग से भरी जा सकती हैं।
- ⚡ Action on all cases will ordinarily be initiated by the Desk Functionary. Action may, however, be initiated at higher levels also whenever required. सभी मामलों पर कार्रवाई सामान्यतः डेस्क कर्मी द्वारा प्रारंभ की जाएगी। तथापि, आवश्यकता पर उच्चतर स्तरों पर भी कार्रवाई प्रारंभ की जा सकती है।
Powers Delegated to Desk Officers (Annexure III) डेस्क अधिकारियों को प्रत्यायुक्त शक्तियाँ (परिशिष्ट III)
With a view to enabling the Desk Officers to function effectively as decision-making levels, the powers mentioned in Annexure III have been delegated to Section Officers appointed as Desk Officers. In particular, the Desk Officers have been delegated powers to — (a) authenticate orders and sanctions in the name of the President, and (b) dispose of cases on their own responsibility as Under Secretaries of the Government of India would normally do. Depending on local circumstances, additional powers can also be delegated to Desk Officers by individual Ministries / Departments. डेस्क अधिकारियों को निर्णय-लेने वाले स्तरों के रूप में प्रभावी कार्य हेतु सक्षम बनाने के लिए, परिशिष्ट III में उल्लिखित शक्तियाँ डेस्क अधिकारी के रूप में नियुक्त अनुभाग अधिकारियों को प्रत्यायुक्त की गई हैं। विशेषतया, डेस्क अधिकारियों को निम्न शक्तियाँ दी गई हैं — (a) राष्ट्रपति के नाम पर आदेश एवं स्वीकृतियों का प्रमाणीकरण, तथा (b) अपने उत्तरदायित्व पर मामलों का निपटान जैसा भारत सरकार के उप-सचिव सामान्यतः करते हैं। स्थानीय परिस्थितियों के अनुसार, अलग-अलग मंत्रालयों/विभागों द्वारा डेस्क अधिकारियों को अतिरिक्त शक्तियाँ भी प्रत्यायुक्त की जा सकती हैं।
Authentication (Orders and other Instruments) Rules 1958 have been generally amended by the Government, authorising the Desk Officers working in the Ministries, Departments, Secretariats and Offices specified in the First Schedule to the Government of India (Allocation of Business) Rules, 1961 — to authenticate orders and other instruments executed in the name of the President. सरकार द्वारा प्रमाणीकरण (आदेश एवं अन्य अभिलेख) नियम 1958 में सामान्य संशोधन किया गया है, जो भारत सरकार (कार्य-आवंटन) नियम, 1961 की प्रथम अनुसूची में निर्दिष्ट मंत्रालयों, विभागों, सचिवालयों एवं कार्यालयों में कार्यरत डेस्क अधिकारियों को राष्ट्रपति के नाम पर निष्पादित आदेशों एवं अन्य अभिलेखों के प्रमाणीकरण हेतु प्राधिकृत करता है।
Annexure III — 5 Powers परिशिष्ट III — 5 शक्तियाँ
- Authentication of sanctions issued in the name of the President. राष्ट्रपति के नाम पर जारी स्वीकृतियों का प्रमाणीकरण।
- References to other Ministries / Departments seeking advice, information, etc. सलाह, सूचना आदि माँगने हेतु अन्य मंत्रालयों / विभागों को संदर्भ।
- Addressing officers of the Department for collection of data, factual information etc., and communication of Government orders, sanctions, etc. आँकड़े, तथ्यात्मक जानकारी आदि एकत्र करने हेतु विभाग के अधिकारियों को संबोधित करना, तथा सरकारी आदेशों, स्वीकृतियों आदि का संप्रेषण।
- Taking and communicating decisions in cases where the principles are clear, or where the Ministry of Finance, Ministry of Home Affairs or other Ministries / Departments have concurred in the course of action proposed. ऐसे मामलों में निर्णय लेना एवं संप्रेषण करना जहाँ सिद्धांत स्पष्ट हों, अथवा जहाँ वित्त मंत्रालय, गृह मंत्रालय या अन्य मंत्रालयों/विभागों ने प्रस्तावित कार्रवाई में सहमति दी हो।
- Disposal of cases on his own responsibility, as an Under Secretary of the Government of India would normally do. अपने उत्तरदायित्व पर मामलों का निपटान — जैसा भारत सरकार के उप-सचिव सामान्यतः करते हैं।
Reply · Standing Problems · Coordination उत्तर · स्थायी समस्याएँ · समन्वय
§15 — Handling Incoming Communications §15 — आगत संप्रेषण निपटान
- ✉️When a communication is received, the Desk Officer may send a reply in simple situations.संप्रेषण प्राप्त होने पर — डेस्क अधिकारी सरल स्थितियों में सीधे उत्तर भेज सकता है।
- 📝In other cases, he may submit a draft to his higher officers.अन्य स्थितियों में, वह अपने उच्च अधिकारियों को मसौदा प्रस्तुत कर सकता है।
- 💬In case of doubt, he should have personal discussions with higher officers, and based on such discussions may send a reply on his own or submit a draft for approval.संदेह की स्थिति में, उसे उच्च अधिकारियों से व्यक्तिगत चर्चा करनी चाहिए, तथा ऐसी चर्चा के आधार पर स्वयं उत्तर भेज सकता है या अनुमोदन हेतु मसौदा प्रस्तुत कर सकता है।
- 🚫He is NOT ordinarily expected to put up a note in support of the draft.उससे सामान्यतः मसौदे के समर्थन में टिप्पणी प्रस्तुत करने की अपेक्षा नहीं है।
§16 — Tackling Standing Problems (New Procedure) §16 — स्थायी समस्याओं का निपटान (नई प्रक्रिया)
The system lays down a new procedure for tackling standing problems and problems which arise out of daily correspondence or in the shape of suggestions from higher officers: यह प्रणाली स्थायी समस्याओं तथा दैनिक पत्राचार से या उच्च अधिकारियों के सुझावों के रूप में उत्पन्न समस्याओं के निपटान हेतु नई प्रक्रिया निर्धारित करती है:
Entrust to individual Desk Officer / Study Team व्यक्तिगत डेस्क अधिकारी / अध्ययन-दल को सौंपें
The problem should be entrusted to the individual Desk Officer or a Study Team of more than one Desk Officer nominated by the Head of the Unit. समस्या व्यक्तिगत डेस्क अधिकारी या एक से अधिक डेस्क अधिकारियों के अध्ययन-दल को सौंपी जाए — जिसका नामांकन इकाई-प्रमुख द्वारा हो।
Study all aspects + prepare paper सभी पक्षों का अध्ययन + पत्र तैयार करें
With the direction that all aspects should be studied and a paper prepared. इस निदेश के साथ कि सभी पक्षों का अध्ययन हो तथा एक पत्र तैयार किया जाए।
Paper contents पत्र की अंतर्वस्तु
The paper should contain — all substantive and operational issues, background of the problem, all relevant facts and figures, an analysis of the data, and suggest possible alternatives. पत्र में होना चाहिए — सभी मूल एवं संचालनात्मक मुद्दे, समस्या की पृष्ठभूमि, सभी संबंधित तथ्य एवं आँकड़े, आँकड़ों का विश्लेषण, तथा संभावित विकल्पों का सुझाव।
Goes straight to decision-making level सीधे निर्णय-स्तर तक जाए
It is so prepared that it can go straight to the decision-making level. यह इस प्रकार तैयार हो कि सीधे निर्णय-स्तर तक जा सके।
§17 — Coordination through Study Team Approach §17 — अध्ययन-दल दृष्टिकोण द्वारा समन्वय
For achieving coordination — intra-Wing, intra-Unit, intra-Ministry or even inter-Ministry — a Study Team approach is adopted. समन्वय हेतु — शाखा-अंतर्गत, इकाई-अंतर्गत, मंत्रालय-अंतर्गत अथवा अंतर-मंत्रालय — एक अध्ययन-दल दृष्टिकोण अपनाया जाता है।
- 👥The study team is constituted by Divisional Head / Wing Head in consultation with his counterparts elsewhere.अध्ययन-दल का गठन प्रभाग प्रमुख / शाखा प्रमुख द्वारा अन्यत्र अपने समकक्षों के परामर्श से किया जाता है।
- 🎖️A member at the level of directing-level officer or the Desk Officer of the "Home" Unit becomes the team leader.निर्देशन-स्तर के अधिकारी या "गृह" इकाई के डेस्क अधिकारी के स्तर का सदस्य दल-नेता बनता है।
- 🤝All differences of opinion among the parties are expected to be sorted out in the team. Members are expected to have discretion to adopt a "give and take" approach at meetings.पक्षों के बीच मत-भिन्नताएँ दल में ही सुलझाई जाएँगी, ऐसी अपेक्षा है। सदस्यों से अपेक्षा है कि वे बैठकों में "लेन-देन" का दृष्टिकोण अपनाने का विवेक रखें।
- 📤If any difference persists in the study team, it is brought out in the paper and settled at the decision-making level to which the paper eventually goes.यदि अध्ययन-दल में कोई मत-भेद बना रहता है, तो उसे पत्र में स्पष्ट कर निर्णय-स्तर पर — जहाँ पत्र अंततः जाता है — सुलझाया जाता है।
Support · Registry · Aids · Inspection सहायता · रजिस्ट्री · सहायक · निरीक्षण
Assistance to Desk Officers — 8 Tasks डेस्क अधिकारियों को सहायता — 8 कार्य
- 🎙️A Stenographer is provided to each Desk Functionary.प्रत्येक डेस्क कर्मी को एक आशुलिपिक उपलब्ध कराया जाता है।
- 👥To relieve desk functionaries of routine work and to assist them in development & maintenance of informational aids and records management — an Assistant or UDC, depending on suitability for work, is to be provided to each desk functionary (an Under Secretary or Desk Officer).डेस्क कर्मियों को नियमित कार्य से मुक्त करने तथा सूचना-सहायक एवं अभिलेख-प्रबंधन के विकास एवं रख-रखाव में सहायता हेतु — कार्य की उपयुक्तता के अनुसार सहायक या UDC प्रत्येक डेस्क कर्मी (उप-सचिव या डेस्क अधिकारी) को दिया जाएगा।
Stenographers / Assistants / UDCs will assist in: आशुलिपिक / सहायक / UDC निम्न में सहायता करेंगे:
- Collection of information and files.सूचना एवं फ़ाइलों का संग्रह।
- Compilation of data in given forms.दिए गए प्रपत्रों में आँकड़ों का संकलन।
- Opening of files.फ़ाइलें खोलना।
- Maintenance of current files and internal movements.वर्तमान फ़ाइलों एवं आंतरिक संचलन का रख-रखाव।
- Sending of routine reminders.नियमित अनुस्मारक भेजना।
- Typing work.टाइपिंग कार्य।
- Maintenance of standing notes, guard files, card indices and other information aids.स्थायी टिप्पणियाँ, गार्ड फ़ाइलें, कार्ड-सूचियाँ एवं अन्य सूचना-सहायकों का रख-रखाव।
- Records management.अभिलेख प्रबंधन।
Registry — Reduced Role रजिस्ट्री — सीमित भूमिका
The registry will merely perform the functions of typing, and the R&I Section will send dak direct to desk functionaries who will be responsible for maintenance of records etc. — assisted by the staff attached to them. Where no separate registry has been set up, the LDCs to be provided on the basis of work measurement study by the Internal Work Study Unit will be attached to the desk functionaries. रजिस्ट्री केवल टाइपिंग कार्य करेगी, तथा R&I अनुभाग सीधे डेस्क कर्मियों को डाक भेजेगा — जो अपने से संलग्न कर्मचारियों की सहायता से अभिलेखों आदि के रख-रखाव हेतु उत्तरदायी होंगे। जहाँ अलग रजिस्ट्री स्थापित नहीं है, वहाँ आंतरिक कार्य-अध्ययन इकाई के कार्य-माप-अध्ययन के आधार पर LDC प्रदान किए जाएँगे, जो डेस्क कर्मियों से संलग्न होंगे।
O&M Returns — Desk Officer's Responsibility O&M विवरणियाँ — डेस्क अधिकारी का उत्तरदायित्व
Desk Officer prepares the Weekly Arrears Statement. डेस्क अधिकारी साप्ताहिक बकाया विवरण तैयार करता है।
Monthly Statement of cases pending for over a month. एक माह से अधिक समय से लंबित मामलों का मासिक विवरण।
Monthly progress report of recording and review of files. फ़ाइलों के अभिलेखन एवं समीक्षा की मासिक प्रगति रिपोर्ट।
The Reminder Diary will be maintained by the Stenographer attached to the Desk Functionary. अनुस्मारक डायरी डेस्क कर्मी से संलग्न आशुलिपिक द्वारा रखी जाएगी।
Information Aids — Annexures IV & V सूचना सहायक — परिशिष्ट IV एवं V
Annexure IV — 8 Basic Informational Aids in Every Section परिशिष्ट IV — प्रत्येक अनुभाग में 8 आधारभूत सूचना सहायक
- Updated basic and general reference records.अद्यतन आधारभूत एवं सामान्य संदर्भ अभिलेख।
- All reference records like acts, rules, regulations, executive instructions etc., applicable to each functional area (duly updated).सभी संदर्भ अभिलेख — जैसे प्रत्येक कार्य-क्षेत्र पर लागू अधिनियम, नियम, विनियम, कार्यपालक अनुदेश आदि (विधिवत् अद्यतन)।
- All orders/instructions on substantive functions duly consolidated/compiled.मूल कार्यों पर सभी आदेश/अनुदेश — विधिवत् समेकित/संकलित।
- Standing guard files / reference folders on important subjects handled in the sections — compiled as per the Manual of Office Procedure.अनुभाग में निपटाए जाने वाले महत्त्वपूर्ण विषयों पर स्थायी गार्ड फ़ाइलें / संदर्भ फ़ोल्डर — कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल के अनुसार संकलित।
- Precedent Books duly completed.विधिवत् पूर्ण की गई पूर्व-निर्णय पुस्तिकाएँ।
- Comprehensive Standing Notes such as commodities notes, country notes, etc.व्यापक स्थायी टिप्पणियाँ — जैसे उत्पाद-टिप्पणियाँ, देश-टिप्पणियाँ आदि।
- Details of the reporting system for collection of statistical and other information from outside agencies, including format of reports.बाहरी एजेंसियों से सांख्यिकीय एवं अन्य सूचना के संग्रह हेतु रिपोर्टिंग प्रणाली का विवरण — रिपोर्टों के प्रारूप सहित।
- Card indices.कार्ड-सूचियाँ।
Annexure V — 17 Acts, Rules & Instructions of General Nature परिशिष्ट V — सामान्य प्रकृति के 17 अधिनियम, नियम एवं अनुदेश
- Constitution of India.भारत का संविधान।
- Manual of Office Procedure.कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल।
- Government of India (Allocation of Business) Rules.भारत सरकार (कार्य-आवंटन) नियम।
- Government of India (Transaction of Business) Rules.भारत सरकार (कार्य-संव्यवहार) नियम।
- Authentication (Orders and other Instruments) Rules.प्रमाणीकरण (आदेश एवं अन्य अभिलेख) नियम।
- "Procedure in regard to submission of cases to the Cabinet" issued by the Cabinet Secretariat."मंत्रिमंडल को मामलों के प्रस्तुतीकरण की प्रक्रिया" — मंत्रिमंडल सचिवालय द्वारा जारी।
- Official Language Act and instructions issued thereunder.राजभाषा अधिनियम तथा उसके अधीन जारी अनुदेश।
- Rules of Procedure and Conduct of Business in Lok Sabha.लोक सभा की प्रक्रिया एवं कार्य-संचालन नियम।
- Directions by the Speaker under the Rules of Procedure and Conduct of Business in Lok Sabha.लोक सभा प्रक्रिया एवं कार्य-संचालन नियमों के अधीन अध्यक्ष के निदेश।
- Rules of Procedure and Conduct of Business in Rajya Sabha.राज्य सभा की प्रक्रिया एवं कार्य-संचालन नियम।
- "Procedure to be followed by Ministries in connection with Parliamentary work" issued by the Lok Sabha Sectt."संसदीय कार्य के संबंध में मंत्रालयों द्वारा अपनाई जाने वाली प्रक्रिया" — लोक सभा सचिवालय द्वारा जारी।
- Manual for handling of Parliamentary work in Ministries.मंत्रालयों में संसदीय कार्य निपटान-मैनुअल।
- Departmental Security Instructions issued by the Ministry of Home Affairs.गृह मंत्रालय द्वारा जारी विभागीय सुरक्षा अनुदेश।
- General instructions regarding typewriting, stencil-cutting, carbon manifolding etc. — issued by the Institute of Secretariat Training and Management (ISTM).टाइप-राइटिंग, स्टेंसिल-कटिंग, कार्बन-मैनिफ़ोल्डिंग आदि से संबंधित सामान्य अनुदेश — सचिवालय प्रशिक्षण एवं प्रबंधन संस्थान (ISTM) द्वारा जारी।
- "Channel of communication between the Government of India and State Governments on the one hand and foreign Government / their Missions in India, Heads of Indian Diplomatic Missions and posts abroad and International organisations on the other" — issued by the Ministry of External Affairs."भारत सरकार एवं राज्य सरकारों के बीच, तथा विदेशी सरकारों / उनके भारत में मिशनों, विदेशस्थ भारतीय राजनयिक मिशनों एवं पदों, और अंतर्राष्ट्रीय संगठनों के बीच संचार-प्रवाह" — विदेश मंत्रालय द्वारा जारी।
- Schedule of periods of retention for records common to all departments — issued by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances.सभी विभागों के लिए सामान्य अभिलेखों की प्रतिधारण-अवधि अनुसूची — प्रशासनिक सुधार एवं लोक शिकायत विभाग द्वारा जारी।
- Standardised functional file index — including its file numbering system — relating to establishment, finance, budget and accounts, office supplies and services and other house-keeping jobs common to all departments — issued by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances.स्थापना, वित्त, बजट एवं लेखा, कार्यालय आपूर्ति एवं सेवाएँ, तथा अन्य गृह-निर्वहन कार्यों — जो सभी विभागों में सामान्य हैं — से संबंधित मानकीकृत कार्यात्मक फ़ाइल-सूची, जिसमें उसकी फ़ाइल-संख्यांकन प्रणाली शामिल है — प्रशासनिक सुधार एवं लोक शिकायत विभाग द्वारा जारी।
Inspection of Desks डेस्कों का निरीक्षण
- 👮Inspection of the desks will be conducted by an officer not junior to a Desk Functionary, and not directly connected with the work of the Desk.डेस्कों का निरीक्षण ऐसे अधिकारी द्वारा होगा जो — डेस्क कर्मी से कनिष्ठ न हो, तथा डेस्क के कार्य से सीधे संबद्ध न हो।
- 📤The report will be submitted to the higher officer concerned, with a copy to — the Desk Functionaries concerned, the O&M Officer, and the Divisional Head.रिपोर्ट संबंधित उच्च अधिकारी को प्रस्तुत की जाएगी — एक प्रति निम्न को — संबंधित डेस्क कर्मियों, O&M अधिकारी, तथा प्रभाग प्रमुख।
| Conceptअवधारणा | Key Factमुख्य तथ्य |
|---|---|
| Maximसूक्ति | "Structure follows strategy" |
| Originउद्भव | ARC Study Team on Machinery of GoI & its Procedures of Work |
| Flaws foundपाए गए दोष | 5 — Wing not efficient · officer-office split · top-heavy decisions · too many levels (2+4) · uniform dilatory noting |
| 2 levels recommended2 अनुशंसित स्तर | (i) US/DS · (ii) JS/Addl Secy/Secy |
| Supporting measures (4)सहायक उपाय (4) | Functional file index · Guard files/card indices for precedents · Leave reserves · Steno & clerical aids |
| GoI acceptanceभारत सरकार स्वीकृति | January 1973 — phased rollout, surplus staff adjusted |
| Aims (4)लक्ष्य (4) | Abolish office-officer split · Reduce levels by ≥2 · Minimise noting via oral discussions · Empower SO |
| Strategic-work thresholdरणनीतिक-कार्य सीमा | 40% of Wing's work must be strategic policy / planning / problem-solving |
| Sample studyनमूना-अध्ययन | Dak of 6 consecutive working days + 7–10% of last year's files (by IWSU/O&M Unit) |
| Conversion formulaरूपांतरण-सूत्र | 2 Assistants = 1 Desk Functionary; 10 dealing hands ⇒ 4 Desk Functionaries |
| Desk team sizeडेस्क-दल आकार | 2 officers (sometimes more in exceptional cases) |
| Two configsदो विन्यास | (a) US + SO · (b) SO + SO |
| Stenoआशुलिपिक | Grade 'D' — one per Desk Functionary |
| Designationपदनाम | SO on Desk = "Desk Officer"; US on Desk = no change in designation |
| Eligibility (DF=US)पात्रता (DF=US) | US (CSS Gr-I), IAS, Central Service Cl-I (5+ yrs in Cl-I), State Civil Service (10+ yrs) |
| Panelsपैनल | Prepared by Ministry's DPC + one DoPT representative must be associated |
| Special payविशेष वेतन | Started ₹150/mo; enhanced to ₹300/mo [DoPT OM 12/1/74-CS(I) dt. 11.12.75] |
| Submissionप्रस्तुति | Desk Officer/Attaché → Divisional Head (DS/Director); US in Desk → JS or higher |
| Short-term vacancyअल्पकालिक रिक्ति | Fill if it exceeds 21 days |
| Powers (Annexure III)शक्तियाँ (परिशिष्ट III) | 5: Authenticate Pres. sanctions · Refer to other Ministries · Address dept officers · Decide where principles clear/concurred · Dispose as US would |
| Authentication Rulesप्रमाणीकरण नियम | Authentication (Orders and other Instruments) Rules 1958 amended; First Schedule of GoI (AoB) Rules 1961 |
| Note on draft replyमसौदा-उत्तर पर टिप्पणी | Desk Officer NOT ordinarily expected to put up a supporting note with draft |
| Standing problem paperस्थायी समस्या-पत्र | Has substantive+operational issues, background, facts/figures, data analysis, alternatives — goes straight to decision-making level |
| Coordination mechanismसमन्वय-तंत्र | Study Team approach; "give and take" approach; team leader from Home Unit |
| Assistance — tasks (8)सहायता — कार्य (8) | Info/files collection · Data compilation · Open files · Maintain current files/movements · Routine reminders · Typing · Standing notes/guard files/indices · Records mgmt |
| Registry roleरजिस्ट्री-भूमिका | Only typing; R&I sends dak DIRECT to desk; LDC on work-measurement basis if no separate registry |
| O&M Returns by Desk Officerडेस्क अधिकारी की O&M विवरणियाँ | Weekly Arrears + Monthly >1-month pending + Monthly recording/review |
| Reminder Diary byअनुस्मारक डायरी रखेगा | Stenographer attached to Desk Functionary |
| Annexure IVपरिशिष्ट IV | 8 basic informational aids (ref records · acts/rules · consolidated orders · guard files · Precedent Books · Standing Notes · reporting formats · card indices) |
| Annexure Vपरिशिष्ट V | 17 general acts/rules/instructions (Constitution, MOP, AoB, ToB, Authentication, Cabinet, Off. Language, LS/RS rules, Parl. work, Security, ISTM typewriting, MEA channels, Retention schedule, Functional file index) |
| Inspection ruleनिरीक्षण-नियम | By officer not junior to DF AND not directly connected with Desk's work; copies to DF, O&M Officer, Divisional Head |
Records — Meaning & Constitution अभिलेख — अर्थ एवं निर्माण
What Constitutes Records? क्या-क्या अभिलेख बनते हैं?
In offices, records get created when the office performs its informational role. Records are end products of activities such as collecting, collating, storing, processing and disseminating information. In man's progress from Stone Age to Information Age, the pace of records generation in governmental and non-governmental sectors has become mind-boggling. कार्यालयों में अभिलेख तब बनते हैं जब कार्यालय अपनी सूचनात्मक भूमिका निभाता है। अभिलेख सूचना के संग्रह, संकलन, भंडारण, प्रसंस्करण एवं प्रसार जैसी गतिविधियों के अंतिम उत्पाद हैं। पाषाण-युग से सूचना-युग तक मनुष्य की प्रगति में, सरकारी एवं गैर-सरकारी क्षेत्रों में अभिलेख-निर्माण की गति विस्मयकारी हो गई है।
In the office context, information available in the form of files, registers, manuals, maps, reports, correspondence, forms etc. would form the building blocks of official records — depending upon their referral value. कार्यालय-संदर्भ में, फ़ाइलों, रजिस्टरों, मैनुअलों, मानचित्रों, रिपोर्टों, पत्राचार, प्रपत्रों आदि के रूप में उपलब्ध सूचना — उनके संदर्भ-मूल्य के आधार पर — सरकारी अभिलेखों की संरचना-इकाइयाँ बनती हैं।
3 Factors that Create Records अभिलेख-निर्माण के 3 कारक
- External Activities — बाह्य गतिविधियाँ — This could be in the form of various communications received from outside. यह बाहर से प्राप्त विभिन्न संप्रेषणों के रूप में हो सकता है।
- Internal Activities — आंतरिक गतिविधियाँ — In the form of analysis of communications received from outside, or the process of decision-making on issues considered by the organisation. The communications conveying the final decisions of the organisation would also fall under this category. बाहर से प्राप्त संप्रेषणों के विश्लेषण के रूप में, अथवा संगठन द्वारा विचाराधीन मुद्दों पर निर्णय-लेने की प्रक्रिया। संगठन के अंतिम निर्णयों को पहुँचाने वाले संप्रेषण भी इसी श्रेणी में आएँगे।
- Mini Records — लघु अभिलेख — To facilitate the internal working of the organisation — especially to meet informational needs during decision-making — organisations create certain aids for processing various types of cases. Examples: running summary of a case, reference folders, standing notes, standing guard files etc. संगठन के आंतरिक कार्य को सुगम बनाने हेतु — विशेषतः निर्णय-लेने के दौरान सूचनात्मक आवश्यकताओं की पूर्ति हेतु — संगठन विभिन्न प्रकार के मामलों के प्रसंस्करण हेतु कुछ सहायक तैयार करते हैं। उदाहरण: मामले की सारांश-सूची, संदर्भ-फ़ोल्डर, स्थायी टिप्पणियाँ, स्थायी गार्ड फ़ाइलें आदि।
Why Retain Government Records? — 11 Reasons सरकारी अभिलेख क्यों रखें? — 11 कारण
- Public Records Act 1993 — लोक अभिलेख अधिनियम 1993 — has given a statutory orientation to the need to properly preserve and maintain records — as per the Act and the Rules framed under it. ने अभिलेखों के उचित परिरक्षण एवं रख-रखाव की आवश्यकता को विधिक आधार दिया है — अधिनियम एवं इसके अधीन बनाए नियमों के अनुसार।
- RTI Act 2005 — RTI अधिनियम 2005 — The paradigm shift in the relationship between citizens and Government — gravitating towards e-governance — has been manifested in the Right to Information Act 2005. This has enjoined additional responsibility to have an efficient records management system — to ensure timely availability of information to the public. नागरिक-सरकार संबंध में प्रतिमान-परिवर्तन — ई-शासन की ओर — सूचना का अधिकार अधिनियम 2005 के रूप में प्रकट हुआ है। इसने जनता को सूचना की समय पर उपलब्धता सुनिश्चित करने हेतु कुशल अभिलेख-प्रबंधन प्रणाली का अतिरिक्त उत्तरदायित्व थोपा है।
- Overcome limits of human memory — मानव-स्मृति की सीमा से उबरना — To get over the limitations of human memory to meet informational needs relating to planning and scheduling of governmental activities. सरकारी गतिविधियों के नियोजन एवं समय-निर्धारण से जुड़ी सूचनात्मक आवश्यकताओं की पूर्ति हेतु मानव-स्मृति की सीमाओं से उबरने के लिए।
- Continuity in administration — प्रशासन में निरंतरता — To ensure continuity in administration in view of continuous personnel changes. कर्मचारियों में निरंतर परिवर्तन को देखते हुए प्रशासन में निरंतरता सुनिश्चित करने हेतु।
- Audit, Courts, Legislature obligations — लेखा-परीक्षा, न्यायालय, विधायिका दायित्व — To meet obligations towards Audit, Courts, Legislature, Parliamentary Committees and other public authorities. लेखा-परीक्षा, न्यायालयों, विधायिका, संसदीय समितियों एवं अन्य लोक-प्राधिकारियों के प्रति दायित्व पूरे करने हेतु।
- Consistency & uniformity — सुसंगति एवं एकरूपता — To maintain consistency and uniformity in decision-making and its execution. निर्णय-लेने एवं उसके निष्पादन में सुसंगति एवं एकरूपता बनाए रखने हेतु।
- Transparency — पारदर्शिता — To maintain transparency in Government working. सरकारी कार्य में पारदर्शिता बनाए रखने हेतु।
- Fixing responsibility — उत्तरदायित्व निर्धारण — For fixing responsibility if the need for that arises. आवश्यकता पड़ने पर उत्तरदायित्व निर्धारित करने हेतु।
- Historical & cultural value — ऐतिहासिक एवं सांस्कृतिक मूल्य — For historical and cultural value of records in the history of the nation. राष्ट्र के इतिहास में अभिलेखों के ऐतिहासिक एवं सांस्कृतिक मूल्य हेतु।
- Financial propriety — वित्तीय औचित्य — For ensuring financial propriety. वित्तीय औचित्य सुनिश्चित करने हेतु।
- Evidence in disputes — विवादों में साक्ष्य — For providing evidence in cases of dispute. विवाद की स्थितियों में साक्ष्य प्रदान करने हेतु।
Life Cycle & Principles जीवन-चक्र एवं सिद्धांत
8 Life-Cycle Stages — From Creation to Disposition 8 जीवन-चक्र चरण — निर्माण से अंतिम-निपटान
CREATION — Judicious Controlनिर्माण — विवेकपूर्ण नियंत्रण
Exercising judicious control over the creation of records.अभिलेखों के निर्माण पर विवेकपूर्ण नियंत्रण।
CATEGORISATIONश्रेणीकरण
After disposal of the case, appropriate categorisation of the record as per its importance.मामले के निपटान के बाद, अभिलेख का उसके महत्त्व के अनुसार उचित श्रेणीकरण।
TRANSFERस्थानांतरण
Transfer of disposed/closed records to the designated custodians.निपटान/बंद अभिलेखों का निर्दिष्ट अभिरक्षकों को स्थानांतरण।
MAINTENANCEरख-रखाव
Maintenance of records by the custodian.अभिरक्षक द्वारा अभिलेखों का रख-रखाव।
PRESERVATIONपरिरक्षण
Preservation of records by the custodian.अभिरक्षक द्वारा अभिलेखों का परिरक्षण।
REVIEWसमीक्षा
Review by the creator on completion of the initial retention period.प्रारंभिक प्रतिधारण-अवधि पूर्ण होने पर सर्जक द्वारा समीक्षा।
WEEDINGछँटाई
Weeding out records that have outlived their utility.उपयोगिता-समाप्त अभिलेखों की छँटाई।
RETIRING to NAINAI को सौंपना
Retiring records of lasting value to the ultimate custodian — National Archives of India (NAI).स्थायी मूल्य के अभिलेखों को अंतिम अभिरक्षक — भारतीय राष्ट्रीय अभिलेखागार (NAI) — को सौंपना।
7 Principles of Effective Records Management प्रभावी अभिलेख-प्रबंधन के 7 सिद्धांत
- Control from inception to disposition — आरंभ से अंतिम-निपटान तक नियंत्रण — There should be control over creation of records since inception till final disposition. Only relevant papers may be kept in the file. Papers of secondary importance and of transitory nature should NOT be allowed to clutter the file. अभिलेखों के निर्माण पर आरंभ से अंतिम-निपटान तक नियंत्रण होना चाहिए। फ़ाइल में केवल संबंधित पत्र रखे जाएँ। द्वितीयक महत्त्व एवं क्षणिक प्रकृति के पत्रों से फ़ाइल को अव्यवस्थित नहीं होने देना चाहिए।
- Elaborate retention schedules — विस्तृत प्रतिधारण-अनुसूचियाँ — Elaborate record retention schedules should be available. They should correspond to the approved filing system being followed. The schedule should provide for uniform and systematic schedule for retention and disposal. These schedules themselves are reviewed periodically — say after every 5 years or so. संगठन में विस्तृत अभिलेख-प्रतिधारण-अनुसूचियाँ उपलब्ध हों। ये अपनाई गई स्वीकृत फ़ाइलिंग-प्रणाली के अनुरूप हों। अनुसूची में प्रतिधारण एवं निपटान के लिए एकरूप एवं व्यवस्थित कार्यक्रम का प्रावधान हो। इन अनुसूचियों की स्वयं समय-समय पर समीक्षा — लगभग प्रत्येक 5 वर्ष में — की जाती है।
- Regular review by creating agency — सर्जक-एजेंसी द्वारा नियमित समीक्षा — Closed records should be regularly and periodically reviewed by the creating agency for their intrinsic and informational value after expiry of the initial retention period. प्रारंभिक प्रतिधारण-अवधि की समाप्ति पर — सर्जक-एजेंसी द्वारा बंद अभिलेखों की नियमित एवं समय-समय पर समीक्षा — उनके आंतरिक एवं सूचनात्मक मूल्य के लिए की जानी चाहिए।
- Constant weeding — सतत छँटाई — There should be constant weeding of records that have outlived their utility. It keeps the cost of maintenance minimum. उपयोगिता-समाप्त अभिलेखों की सतत छँटाई होनी चाहिए। इससे रख-रखाव की लागत न्यूनतम रहती है।
- Accessible storage — सुगम भंडारण — Records should be stored such that they are accessible to the agencies that need to utilise them. अभिलेख इस प्रकार रखे जाएँ कि वे उनका उपयोग करने वाली एजेंसियों के लिए सुगम हों।
- Speedy retrieval — तीव्र पुनःप्राप्ति — The storage of records should also help in speedy retrieval. अभिलेखों का भंडारण तीव्र पुनःप्राप्ति में भी सहायक हो।
- Economy — मितव्ययिता — Maintenance & preservation should NOT be unnecessarily expensive. Economy is observed by ensuring — (a) records occupy minimum space, (b) cost of storage equipment is low, (c) cost of retrieving information is low. रख-रखाव एवं परिरक्षण अनावश्यक रूप से महँगा नहीं होना चाहिए। मितव्ययिता निम्न से सुनिश्चित — (a) अभिलेख न्यूनतम स्थान घेरें, (b) भंडारण-उपकरण की लागत कम हो, (c) सूचना-पुनःप्राप्ति की लागत कम हो।
Categorisation & Retention Schedules श्रेणीकरण एवं प्रतिधारण-अनुसूचियाँ
Three Categories of Records — A · B · C अभिलेखों की तीन श्रेणियाँ — A · B · C
At the time of segregation as closed records, government records are categorised in accordance with their importance. There are three such categories: बंद अभिलेखों के रूप में पृथक्करण के समय, सरकारी अभिलेखों का उनके महत्त्व के अनुसार श्रेणीकरण किया जाता है। तीन श्रेणियाँ हैं:
At recording, endorsed as 'KEEP and MICROFILM'. Kept for at most 25 years with the creator. Thereafter joint review with NAI — if it clears, taken over by NAI. अभिलेखन पर 'रखें एवं माइक्रोफ़िल्म' अंकित। सर्जक के पास अधिकतम 25 वर्ष। उसके बाद NAI के साथ संयुक्त समीक्षा — समीक्षा पास होने पर NAI द्वारा अधिग्रहीत।
Two sub-types:दो उप-प्रकार: (i) Files qualifying for permanent preservation for administrative purposes AND which must be microfilmed because they contain — (a) a document so precious that its original must be preserved intact & access restricted to barest minimum, or (b) material likely to be required for frequent references by various agencies; (ii) Files of historical importance. (i) ऐसी फ़ाइलें जो प्रशासनिक प्रयोजनों हेतु स्थायी परिरक्षण के योग्य हों तथा माइक्रोफ़िल्म-योग्य हों क्योंकि उनमें — (a) इतना मूल्यवान दस्तावेज़ कि उसका मूल अक्षुण्ण रखा जाना तथा पहुँच न्यूनतम सीमित, अथवा (b) विभिन्न एजेंसियों द्वारा बार-बार संदर्भ हेतु अपेक्षित सामग्री; (ii) ऐतिहासिक महत्त्व की फ़ाइलें।
At recording, endorsed as 'KEEP but DO NOT MICROFILM'. Files required for permanent preservation for administrative purposes — but NOT containing material of the kind mentioned in para (i)(a) and (b) of Category 'A'. अभिलेखन पर 'रखें परंतु माइक्रोफ़िल्म न करें' अंकित। ऐसी फ़ाइलें जो प्रशासनिक प्रयोजनों हेतु स्थायी परिरक्षण हेतु अपेक्षित हैं — परंतु जिनमें श्रेणी 'A' के अनुच्छेद (i)(a) एवं (b) में उल्लिखित प्रकार की सामग्री नहीं है।
Files required to be preserved for specified period only. These are files of secondary value having reference value for a limited period not exceeding 10 years. ऐसी फ़ाइलें जो केवल निर्दिष्ट अवधि तक संरक्षित रखी जानी हैं। ये द्वितीयक मूल्य की फ़ाइलें हैं जिनका संदर्भ-मूल्य 10 वर्ष से अधिक नहीं है।
The Central Secretariat Manual of Office Procedure brought out by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances gives an illustrative list of Category 'A' and Category 'B' cases at Appendix No. 25. प्रशासनिक सुधार एवं लोक शिकायत विभाग द्वारा प्रकाशित केंद्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल में श्रेणी 'A' एवं श्रेणी 'B' मामलों की उदाहरण-सूची परिशिष्ट सं. 25 में दी गई है।
Four Types of Record Retention Schedules अभिलेख-प्रतिधारण-अनुसूचियों के चार प्रकार
| Type of Recordsअभिलेखों का प्रकार | Retention Schedule Sourceप्रतिधारण-अनुसूची का स्रोत |
|---|---|
| Records pertaining to Accountsलेखा से संबंधित अभिलेख | Appendix 13 of General Financial Rulesसामान्य वित्तीय नियमों का परिशिष्ट 13 |
| Records relating to subjects common to all Departments — Establishment, Vigilance, Common Office Servicesसभी विभागों में सामान्य विषयों से संबंधित — स्थापना, सतर्कता, सामान्य कार्यालय-सेवाएँ | Records retention schedule on such subjects issued by the Department of Administrative Reforms & Public Grievances (DARPG)ऐसे विषयों पर प्रशासनिक सुधार एवं लोक शिकायत विभाग (DARPG) द्वारा जारी अभिलेख-प्रतिधारण-अनुसूची |
| Records referred in the C.S. Manual of Office Procedureकेंद्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल में उल्लिखित अभिलेख | Appendix 28 of the C.S. Manual of Office Procedureकेंद्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल का परिशिष्ट 28 |
| Records pertaining to substantive items of work of a Department (incl. Attached & Subordinate offices)किसी विभाग के मूल कार्य-मदों से संबंधित (संबद्ध एवं अधीनस्थ कार्यालयों सहित) | Retention schedule prescribed by the Department concerned. Drafted by the Department & vetted by NAI. Reviewed every 5 years.संबंधित विभाग द्वारा निर्धारित। विभाग द्वारा मसौदा तैयार एवं NAI द्वारा परीक्षित। प्रत्येक 5 वर्ष में समीक्षा। |
Recording · Indexing · Transfer अभिलेखन · सूचीकरण · स्थानांतरण
Procedure for Recording — 12 Steps अभिलेखन की प्रक्रिया — 12 चरण
Files should be recorded after the issues considered thereon have been completed. However, files of purely ephemeral nature containing papers of little reference or research value may be destroyed after one year — even without formally recording. फ़ाइलें तब अभिलिखित की जाएँ जब उनमें विचाराधीन मुद्दे पूरे हो चुके हों। तथापि, अल्प संदर्भ या अनुसंधान-मूल्य वाले पत्रों युक्त विशुद्ध क्षणिक प्रकृति की फ़ाइलें एक वर्ष बाद नष्ट की जा सकती हैं — औपचारिक अभिलेखन के बिना भी।
After action on the issues considered on the file have been completed, the dealing hand / initiating officer, in consultation with his supervisory officer, should close and record the file as follows: फ़ाइल पर विचाराधीन मुद्दों पर कार्रवाई पूर्ण होने के बाद, निपटान-कर्मी / आरंभकर्ता अधिकारी अपने पर्यवेक्षी अधिकारी के परामर्श से फ़ाइल को निम्न प्रकार बंद एवं अभिलिखित करेगा:
Steps 1–6 — Remove superfluous papers, categorise, title, index, extract, references चरण 1–6 — फ़ालतू पत्र हटाएँ, श्रेणीकृत करें, शीर्षक, सूचीबद्ध, उद्धरण, संदर्भ
- Remove from file all superfluous papers such as reminders, acknowledgements, routine slips, working sheets, rough drafts, surplus copies etc. — and destroy them.फ़ाइल से सभी फ़ालतू पत्र — जैसे अनुस्मारक, पावतियाँ, नियमित-पर्चियाँ, कार्य-शीट, मसौदे, अतिरिक्त प्रतियाँ आदि — निकालें एवं नष्ट करें।
- Indicate the appropriate categorisation of record — and in case of Class 'C' also specify the retention period and year of destruction on the file cover.अभिलेख का उचित श्रेणीकरण अंकित करें — श्रेणी 'C' के मामले में प्रतिधारण-अवधि एवं विनाश-वर्ष फ़ाइल-आवरण पर भी निर्दिष्ट करें।
- Where necessary, revise the title of the file so that it describes adequately the contents at that stage — or so that the title is the mirror image of the contents.आवश्यकता पर, फ़ाइल का शीर्षक संशोधित करें ताकि वह उस चरण की अंतर्वस्तु का पर्याप्त वर्णन करे — या शीर्षक अंतर्वस्तु का दर्पण-प्रतिबिंब हो।
- Get Category 'A' and 'B' files indexed.श्रेणी 'A' एवं 'B' फ़ाइलें सूचीबद्ध करवाएँ।
- Take extracts from the file copies of important decisions/documents as are considered useful for future reference — and add them to the standing guard file, precedent book.भविष्य के संदर्भ हेतु उपयोगी महत्त्वपूर्ण निर्णयों/दस्तावेज़ों के उद्धरण लें — और उन्हें स्थायी गार्ड फ़ाइल, पूर्व-निर्णय पुस्तिका में जोड़ें।
- Complete all references in the file and also write previous and later references on the file cover.फ़ाइल में सभी संदर्भ पूर्ण करें और फ़ाइल-आवरण पर पूर्व एवं पश्चात संदर्भ भी लिखें।
Steps 7–12 — Registers, "RECORDED" stamp, paging, new cover, repair & stitch चरण 7–12 — रजिस्टर, "अभिलिखित" मुहर, पृष्ठांकन, नया आवरण, मरम्मत एवं सिलाई
- Complete entries in the file register. If need be, revise the entries relating to the title also.फ़ाइल रजिस्टर में प्रविष्टियाँ पूर्ण करें। आवश्यकता पर, शीर्षक से संबंधित प्रविष्टियाँ भी संशोधित करें।
- Complete entries in the register for watching progress of recording.अभिलेखन-प्रगति निगरानी-रजिस्टर में प्रविष्टियाँ पूर्ण करें।
- Write the word "RECORDED" prominently in red ink across the entries in the file movement register.फ़ाइल संचलन रजिस्टर की प्रविष्टियों पर "अभिलिखित" लाल स्याही में स्पष्ट रूप से लिखें।
- If required, re-page-number the file. Write page numbers in ink.यदि आवश्यक हो, फ़ाइल का पुनः पृष्ठांकन करें। पृष्ठ-संख्याएँ स्याही में लिखें।
- Prepare fresh file covers, where necessary — with all the entries already made thereon.आवश्यकता पर, नए फ़ाइल-आवरण तैयार करें — पहले से की गई सभी प्रविष्टियों सहित।
- Repair the damaged papers and get the file stitched.क्षतिग्रस्त पत्रों की मरम्मत करें और फ़ाइल सिलवाएँ।
Indexing of Files — Only Category 'A' & 'B' फ़ाइलों का सूचीकरण — केवल श्रेणी 'A' एवं 'B'
Indexing Procedure — 10 Steps सूचीकरण-प्रक्रिया — 10 चरण
- Ensure that the title of the file adequately represents the contents of the file.सुनिश्चित करें कि फ़ाइल का शीर्षक अंतर्वस्तु का पर्याप्त प्रतिनिधित्व करता है।
- From the title — identify the catchwords which will naturally occur to anyone searching for the file later. Here foresight is needed to visualise the situation as it would be in the future. Where conventional filing system is followed, first such catchwords can be identified from standard heads and from standard sub-heads. These are known as 'index heads' and 'index sub-heads'.शीर्षक से ऐसे प्रमुख-शब्द पहचानें जो बाद में फ़ाइल ढूँढ़ने वाले के मन में स्वाभाविक रूप से आएँ। यहाँ भविष्य की स्थिति की कल्पना हेतु दूरदर्शिता आवश्यक है। जहाँ पारंपरिक फ़ाइलिंग-प्रणाली अपनाई जाती है, ये प्रमुख-शब्द मानक शीर्षों एवं मानक उप-शीर्षों से पहचाने जा सकते हैं। ये 'सूची-शीर्ष' एवं 'सूची उप-शीर्ष' कहलाते हैं।
- These catchwords are approved by the supervisory officer.ये प्रमुख-शब्द पर्यवेक्षी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं।
- Take index cards double the number of the catchwords so identified. These cards are similar to catalogue cards used in libraries.पहचाने गए प्रमुख-शब्दों की दोगुनी संख्या में सूची-कार्ड लें। ये कार्ड पुस्तकालयों में प्रयुक्त कैटलॉग-कार्डों के समान होते हैं।
- Indicate on the top of cards all the catchwords — one below the other. Distinguish index heads and index sub-heads by typing the former in CAPITAL LETTERS.कार्डों के शीर्ष पर सभी प्रमुख-शब्द — एक के नीचे एक — अंकित करें। सूची-शीर्षों एवं सूची उप-शीर्षों को इस तरह विभेद करें कि सूची-शीर्ष बड़े अक्षरों में टंकित हों।
- Allot a pair of cards to each catchword — by scoring out entries relating to the others.प्रत्येक प्रमुख-शब्द को कार्डों का एक जोड़ा आवंटित करें — अन्य संबंधित प्रविष्टियाँ काटकर।
- Arrange the index cards in two sets in alphabetical order of catchwords. Keep one set in the Section. Send the other set to the compiler of Departmental Index.सूची-कार्डों को प्रमुख-शब्दों के वर्णानुक्रम में दो सेटों में व्यवस्थित करें। एक सेट अनुभाग में रखें। दूसरा सेट विभागीय-सूची संकलनकर्ता को भेजें।
- For the Section, keep the set of cards on year-wise basis.अनुभाग हेतु, कार्डों का सेट वर्ष-वार आधार पर रखें।
- Complete the entries relating to indexing on the file cover of the recorded file.अभिलिखित फ़ाइल के आवरण पर सूचीकरण से संबंधित प्रविष्टियाँ पूर्ण करें।
- Where the functional filing system is followed, files need NOT be indexed under the basic, primary, secondary and tertiary heads — the functional filing scheme itself provides the master index. However, these files will have to be indexed under the catchwords used in the 'content' part of the title — which falls outside the standardised headings.जहाँ कार्यात्मक फ़ाइलिंग-प्रणाली अपनाई जाती है, वहाँ फ़ाइलें मूल, प्राथमिक, द्वितीयक एवं तृतीयक शीर्षों के अधीन सूचीबद्ध करने की आवश्यकता नहीं — कार्यात्मक फ़ाइलिंग-योजना स्वयं मुख्य सूची प्रदान करती है। तथापि, इन फ़ाइलों को शीर्षक के 'अंतर्वस्तु' भाग में प्रयुक्त प्रमुख-शब्दों के अधीन सूचीबद्ध करना होगा — जो मानकीकृत शीर्षों से बाहर है।
Transfer of Recorded Files — DRR & NAI Chain अभिलिखित फ़ाइलों का स्थानांतरण — DRR एवं NAI श्रृंखला
Once the closed files have been recorded, it is necessary that these must be taken away from the case-processor — so that the primary function of the case-processor (processing of live issues) is carried on unhampered. एक बार बंद फ़ाइलें अभिलिखित होने के बाद, ये मामले-प्रसंस्करणकर्ता से हटा ली जानी आवश्यक हैं — ताकि उसका प्राथमिक कार्य (जीवंत मुद्दों का प्रसंस्करण) बिना बाधा के चले।
First Custodian — Daftry / Peon (1 year)प्रथम अभिरक्षक — दफ़्तरी / प्यून (1 वर्ष)
Recorded files are removed to the first custodian of recorded files — the Daftry or Peon of the Section. He keeps recorded files under his charge for a period of 1 year.अभिलिखित फ़ाइलें अभिलिखित फ़ाइलों के प्रथम अभिरक्षक — अनुभाग के दफ़्तरी या प्यून — को सौंपी जाती हैं। वह अभिलिखित फ़ाइलें अपने प्रभार में 1 वर्ष की अवधि के लिए रखता है।
Second Custodian — DRR (up to 24 years more)द्वितीय अभिरक्षक — DRR (अधिकतम 24 वर्ष और)
Thereafter, the recorded files are transferred by following the prescribed process to the Departmental Records Room (DRR). Recorded files are retained in the DRR for at most 24 more years.उसके बाद, अभिलिखित फ़ाइलें निर्धारित प्रक्रिया का अनुसरण करते हुए विभागीय अभिलेख कक्ष (DRR) में स्थानांतरित की जाती हैं। अभिलिखित फ़ाइलें DRR में अधिकतम 24 और वर्षों तक रखी जाती हैं।
Joint Review with NAINAI के साथ संयुक्त समीक्षा
Files which survive this period are then reviewed in consultation with NAI.इस अवधि से उत्तीर्ण फ़ाइलों की NAI के परामर्श से समीक्षा की जाती है।
Final Custodian — NAI (Permanent)अंतिम अभिरक्षक — NAI (स्थायी)
Files which survive this review are taken over by the next custodian — the NAI for permanent preservation.इस समीक्षा से उत्तीर्ण फ़ाइलें अगले अभिरक्षक — NAI द्वारा स्थायी परिरक्षण हेतु अधिग्रहीत की जाती हैं।
The only exceptions are Pay Bill Registers, which have a prescribed retention period of 35 years, and so remain in DRR for 34 years. एकमात्र अपवाद वेतन-बिल रजिस्टर हैं, जिनकी निर्धारित प्रतिधारण-अवधि 35 वर्ष है, अतः वे DRR में 34 वर्ष रहते हैं।
All the custodians of records are expected to take adequate steps for the maintenance and preservation of records placed in their custody. सभी अभिलेख-अभिरक्षकों से अपेक्षा है कि वे अपनी अभिरक्षा में रखे अभिलेखों के रख-रखाव एवं परिरक्षण हेतु पर्याप्त कदम उठाएँ।
Retrieval · Review · Disposition पुनःप्राप्ति · समीक्षा · अंतिम-निपटान
Retrieval of Records अभिलेखों की पुनःप्राप्ति
10 Aids to Retrieve Records अभिलेख-पुनःप्राप्ति के 10 सहायक
Requisition Procedure माँग-पत्र प्रक्रिया
- 📝A formal request is made for requisitioning the record to the custodian of the record.अभिलेख के अभिरक्षक को अभिलेख-माँग हेतु औपचारिक अनुरोध किया जाता है।
- 🎨Every custodian issues the requisitioned record only against a conspicuously coloured requisitioning card or paper.प्रत्येक अभिरक्षक माँगा गया अभिलेख केवल विशिष्ट रंगीन माँग-पत्र / पर्ची के बदले जारी करता है।
- 🎯The requisitioning agency must indicate the purpose for which the particular record is being requisitioned.माँग करने वाली एजेंसी को वह प्रयोजन बताना होगा जिसके लिए विशेष अभिलेख माँगा जा रहा है।
- 🔗It is mandatory to indicate the identity — i.e., the file number, diary number etc. — of the current record with which the requisitioned record is to be linked. This helps in tracing the movement of the requisitioned record.उस वर्तमान अभिलेख की पहचान — फ़ाइल-संख्या, डायरी-संख्या आदि — बताना अनिवार्य है जिससे माँगे गए अभिलेख को जोड़ा जाना है। यह माँगे गए अभिलेख के संचलन की निगरानी में सहायक है।
- 📌When record is issued, the requisition is kept in place of the issued record.अभिलेख जारी करते समय, माँग-पत्र जारी अभिलेख के स्थान पर रखा जाता है।
- 🔄If a requisitioned file initially obtained for being put up in one case is subsequently put up with another file — a fresh requisition should be given to the custodian.यदि एक मामले हेतु प्राप्त माँगी गई फ़ाइल बाद में किसी अन्य फ़ाइल के साथ प्रस्तुत की जाती है — तो अभिरक्षक को नया माँग-पत्र देना चाहिए।
Review of Records अभिलेखों की समीक्षा
- 📋Review should be undertaken in a systematic and regular manner. It should be entrusted to those who are conversant with the subject matter.समीक्षा व्यवस्थित एवं नियमित रूप से की जानी चाहिए। यह विषय-वस्तु से परिचित व्यक्तियों को सौंपी जानी चाहिए।
Review Timelines by Category श्रेणी-अनुसार समीक्षा-समय
Reviewed after completion of the indicated calendar years from the year of closure. Example: if a file has been recorded as C-3 on 15.06.2005, it would be reviewed any time after completion of the years 2006, 2007 and 2008. बंद होने के वर्ष से निर्दिष्ट कैलेंडर-वर्ष पूरे होने के बाद समीक्षा। उदाहरण: यदि कोई फ़ाइल 15.06.2005 को C-3 के रूप में अभिलिखित है, तो उसकी समीक्षा वर्ष 2006, 2007 एवं 2008 पूरे होने के बाद किसी भी समय होगी।
Reviewed after completion of 25 years from the year of opening of files. फ़ाइलों के खुलने के वर्ष से 25 वर्ष पूरे होने के बाद समीक्षा।
To undertake review systematically, the DRR at the beginning of the year takes stock of files that are mature for review. In respect of files to be reviewed by Sections, these are sent in almost equal numbers spread over the entire year. समीक्षा को व्यवस्थित ढंग से करने हेतु, DRR वर्ष के आरंभ में समीक्षा हेतु पकी फ़ाइलों का जायजा लेता है। अनुभागों द्वारा समीक्षित होने वाली फ़ाइलों के संबंध में, ये संपूर्ण वर्ष में लगभग बराबर संख्या में फैलाकर भेजी जाती हैं।
Disposition of Records — Form-6 Certificate अभिलेखों का अंतिम-निपटान — प्रपत्र-6 प्रमाण-पत्र
Statutory Obligation — Public Records Act 1993 सांविधिक दायित्व — लोक अभिलेख अधिनियम 1993
- •Central Governmentकेंद्र सरकार
- •Union Territory Administrationsसंघ राज्य क्षेत्र प्रशासन
- •Public Sector Undertakingsलोक उपक्रम
- •Statutory Bodies and Corporationsसांविधिक निकाय एवं निगम
- •Commissions and Committees constituted by Central Govt. or UT administrationकेंद्र सरकार या संघ राज्य क्षेत्र प्रशासन द्वारा गठित आयोग एवं समितियाँ
— is regulated in accordance with the Public Records Act, 1993 and the Rules framed under the Act. — का विनियमन लोक अभिलेख अधिनियम, 1993 एवं उसके अधीन बनाए नियमों के अनुसार किया जाता है।
As per provisions of this Act — every record-creating agency is required to designate one of its officers as 'Departmental Records Officer' (DRO) — under intimation to the NAI, which is the apex body for managing Government records. The Act elaborately enumerates the functions to be performed by the DRO. There is linkage in the functions of the DRO and NAI through the submission of periodic reports to the NAI. इस अधिनियम के प्रावधानों के अनुसार — प्रत्येक अभिलेख-सर्जक एजेंसी को अपने एक अधिकारी को 'विभागीय अभिलेख अधिकारी' (DRO) के रूप में नामित करना आवश्यक है — NAI को सूचना सहित, जो सरकारी अभिलेखों के प्रबंधन का शीर्ष निकाय है। अधिनियम DRO द्वारा निभाए जाने वाले कार्यों को विस्तार से उल्लिखित करता है। NAI को आवधिक रिपोर्टों के प्रस्तुतीकरण के माध्यम से DRO एवं NAI के कार्यों में संबंध है।
| Conceptअवधारणा | Key Factमुख्य तथ्य |
|---|---|
| Records — whatअभिलेख — क्या | Sources of information with future referral value; paper or non-paper (floppy, CD, audio-tape, micro-film, cyber-space) |
| Records — metaphorअभिलेख — उपमा | "Memory of an organisation" |
| Building blocksसंरचना-इकाइयाँ | Files, registers, manuals, maps, reports, correspondence, forms — based on referral value |
| 3 creation factors3 निर्माण-कारक | External activities · Internal activities · Mini Records (running summary, reference folder, standing note, SGF) |
| 11 reasons to retainरखने के 11 कारण | PR Act 1993 · RTI Act 2005 · Beat memory limits · Continuity · Audit/Courts/Legislature · Consistency · Transparency · Fix responsibility · Historical value · Financial propriety · Evidence in disputes |
| Acid testकसौटी | QUICK RETRIEVAL |
| 8 life-cycle stages8 जीवन-चक्र चरण | Creation · Categorisation · Transfer · Maintenance · Preservation · Review · Weeding · Retiring to NAI |
| 7 principles7 सिद्धांत | Control inception to disposition · Elaborate retention schedules · Regular review · Constant weeding · Accessible storage · Speedy retrieval · Economy (3 sub-rules) |
| Schedules reviewedअनुसूचियों की समीक्षा | Every 5 years |
| 3 categories3 श्रेणियाँ | A = Keep & Microfilm · B = Keep but DO NOT Microfilm · C = Specified period only (max 10 yrs) |
| Cat A — durationश्रेणी A — अवधि | At most 25 years with creator → joint review with NAI |
| Cat C — maxश्रेणी C — अधिकतम | Reference value not exceeding 10 years |
| Illustrative listउदाहरण-सूची | Appendix 25 of C.S. MOP by DARPG |
| 4 retention schedules4 प्रतिधारण-अनुसूचियाँ | (1) Accounts — Appendix 13 of GFR · (2) Common subjects — DARPG schedule · (3) CS MOP — Appendix 28 · (4) Substantive Dept work — Dept-prescribed, vetted by NAI, reviewed every 5 yrs |
| Ephemeral filesक्षणिक फ़ाइलें | Destroyed after 1 year without formal recording |
| Recording — first stepअभिलेखन — पहला कदम | Remove superfluous papers (reminders, acks, slips, working sheets, rough drafts, surplus copies) & destroy |
| RECORDED stamp"अभिलिखित" मुहर | Red ink, prominently, across entries in file movement register |
| Indexing scopeसूचीकरण-क्षेत्र | Only Cat A & B files |
| Index cards countसूची-कार्ड संख्या | Double the catchwords (similar to library catalogue cards) |
| Index headsसूची-शीर्ष | Typed in CAPITAL letters to distinguish from index sub-heads |
| Index setsसूची-सेट | 2 sets alphabetical: one with Section (year-wise), one to Departmental Index compiler |
| Functional filingकार्यात्मक फ़ाइलिंग | NO need to index under basic/primary/secondary/tertiary heads — scheme = master index; only index 'content' part catchwords |
| Custodian chainअभिरक्षक-श्रृंखला | Daftry/Peon (1 yr) → DRR (up to 24 yrs more) → NAI (permanent after joint review) |
| Pay Bill Registersवेतन-बिल रजिस्टर | 35 years total retention; 34 in DRR (only exception) |
| Retrieval aids (10)पुनःप्राप्ति सहायक (10) | Org History · Printed Index Heads · Induction Note · Index Cards · File Registers · Alphabetical List · Precedent Books · SGF · Standing Note · Reference Folder |
| Requisition cardमाँग-पत्र | Conspicuously coloured; kept in place of issued record |
| Return — DRRवापसी — DRR | Within 3 months |
| Return — NAIवापसी — NAI | Not > 6 months (except with specific consent) |
| Review — Cat Cसमीक्षा — श्रेणी C | After indicated calendar years from closure (e.g. C-3 closed 15.06.2005 → review after 2006, 2007, 2008) |
| Review — Cat A & Bसमीक्षा — श्रेणी A एवं B | After completion of 25 years from year of opening |
| Destruction certificateविनाश-प्रमाण-पत्र | Form-6 in Public Records Rules, 1997 |
| Statutory frameworkसांविधिक ढाँचा | Public Records Act, 1993 + Rules framed under it |
| DRO mandateDRO अधिदेश | Every record-creating agency designates one officer as Departmental Records Officer, with intimation to NAI |
| Apex bodyशीर्ष निकाय | National Archives of India (NAI) |
| DRO–NAI linkageDRO–NAI संबंध | Through periodic reports submitted by DRO to NAI |
Retrieval System — Introduction पुनःप्राप्ति प्रणाली — प्रस्तावना
Meaning of "Retrieval" "पुनःप्राप्ति" का अर्थ
The question of retrieval assumes importance right from the stage of creation of a file — not after it is closed. पुनःप्राप्ति का प्रश्न फ़ाइल के निर्माण की अवस्था से ही महत्त्वपूर्ण हो जाता है — फ़ाइल बंद होने के बाद नहीं।
Life-Cycle of a File फ़ाइल का जीवन-चक्र
During its active life, a file passes through two alternating states — periods of activity and periods of rest. Retrieval needs differ in each. अपने सक्रिय जीवन के दौरान, फ़ाइल दो वैकल्पिक अवस्थाओं से गुज़रती है — सक्रियता की अवधि और विश्राम की अवधि। प्रत्येक में पुनःप्राप्ति की आवश्यकताएँ भिन्न होती हैं।
Active state सक्रिय अवस्था
File moves up & down (hierarchical) or horizontally (between sections) within the organisation — or even moves out of the organisation. फ़ाइल संगठन के भीतर ऊपर-नीचे (पदानुक्रमिक) या क्षैतिज रूप से (अनुभागों के बीच) चलती है — या संगठन से बाहर भी जाती है।
Temporary rest अस्थायी विश्राम
File is in the custody of the dealing hand. Retrieval at this stage is facilitated by the Movement Register and Diary Register maintained in the section. फ़ाइल संबंधित कर्मचारी की अभिरक्षा में रहती है। इस अवस्था में पुनःप्राप्ति अनुभाग में रखे जाने वाले संचलन रजिस्टर और डायरी रजिस्टर से सुगम होती है।
Eight Retrieval Aids — At a Glance आठ पुनःप्राप्ति सहायक — एक दृष्टि में
Besides the movement & diary registers, the following eight aids help in retrieval: संचलन एवं डायरी रजिस्टरों के अतिरिक्त, निम्नलिखित आठ सहायक पुनःप्राप्ति में मदद करते हैं:
Index of Records of Ministry मंत्रालय के अभिलेखों की सूची
Key points मुख्य बिंदु
- 🎯Indexing is a necessary corollary to filing — the two go hand in hand.सूचीकरण फ़ाइलिंग का आवश्यक उप-परिणाम है — दोनों साथ-साथ चलते हैं।
- ⚡An efficient indexing system enables management to carry out day-to-day transactions without loss of time.कुशल सूचीकरण प्रणाली प्रबंधन को समय की हानि के बिना दैनिक लेन-देन करने में सक्षम बनाती है।
- 🎛️It is an efficient instrument through which "management control" is properly exercised.यह वह कुशल साधन है जिसके माध्यम से "प्रबंधन नियंत्रण" का सही प्रयोग होता है।
- ⚓Without scientific indexing, the work of Government is exercised haphazardly — like a boat sailing in the deep sea without any helm.वैज्ञानिक सूचीकरण के बिना, सरकारी कार्य बिखरे ढंग से होता है — जैसे गहरे समुद्र में बिना पतवार के नाव।
The procedure for indexing and its maintenance is contained in Paragraphs 100–103 and Appendix 26 of the Manual of Office Procedure. सूचीकरण और उसके रख-रखाव की प्रक्रिया कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल के अनुच्छेद 100–103 और परिशिष्ट 26 में दी गई है।
Standing Guard File स्थायी गार्ड फ़ाइल
A Standing Guard File is prepared on "type" subjects (i.e., recurring/standard subjects) dealt with in a Section. स्थायी गार्ड फ़ाइल किसी अनुभाग में निपटाए जाने वाले "प्रकारगत" विषयों (अर्थात् बार-बार आने वाले/मानक विषयों) पर तैयार की जाती है।
Four Uses of Standing Guard File स्थायी गार्ड फ़ाइल के चार उपयोग
- Background for new officers — नए अधिकारियों के लिए पृष्ठभूमि — it gives the background of the policy and procedure on the relevant subject to new officers. यह नए अधिकारियों को संबंधित विषय की नीति एवं प्रक्रिया की पृष्ठभूमि देती है।
- Quick submission & disposal — शीघ्र प्रस्तुति एवं निपटान — it enables quick submission and disposal of cases. यह मामलों के शीघ्र प्रस्तुति एवं निपटान में सक्षम बनाती है।
- Replaces voluminous old files — भारी पुरानी फ़ाइलों का स्थान लेती है — it takes the place of voluminous old files put up for reference and is capable of being put up at short notice. यह संदर्भ हेतु प्रस्तुत की जाने वाली भारी पुरानी फ़ाइलों का स्थान ले लेती है और अल्प सूचना पर प्रस्तुत की जा सकती है।
- Locates previous papers — पूर्व पत्रों का पता लगाती है — it helps the office in locating the previous papers having a bearing on the subject. यह कार्यालय को विषय से संबंधित पूर्व पत्रों का पता लगाने में सहायता करती है।
Three Parts of Standing Guard File स्थायी गार्ड फ़ाइल के तीन भाग
- Running Summary — सारांश सूची — A running summary of the principles and policy relating to the subject, with number and relevant decisions or orders quoted in the margin against each. विषय से संबंधित सिद्धांतों एवं नीति का क्रमिक सारांश, जिसमें प्रत्येक के सामने हाशिये में संख्या एवं संबंधित निर्णय या आदेश उद्धृत हों।
- Copies of Decisions/Orders — निर्णयों/आदेशों की प्रतियाँ — Copies of the decisions or orders referred to in part (a), arranged in chronological order. भाग (a) में उल्लिखित निर्णयों या आदेशों की प्रतियाँ, तिथिक्रम में व्यवस्थित।
- Model Forms — आदर्श प्रपत्र — Model forms of communications to be used at different stages. विभिन्न अवस्थाओं पर उपयोग किए जाने वाले संप्रेषण के आदर्श प्रपत्र।
Standing Note स्थायी टिप्पणी
Three Purposes — Designed to Serve As तीन उद्देश्य — किस रूप में कार्य करती है
- Background for policy review — नीति-समीक्षा हेतु पृष्ठभूमि — Complete background material for review of the existing policy and procedure. वर्तमान नीति एवं प्रक्रिया की समीक्षा के लिए पूर्ण पृष्ठभूमि सामग्री।
- Brief for Parliament Questions — संसद-प्रश्नों हेतु संक्षेपिका — A brief for preparing replies to Parliament Questions. संसद-प्रश्नों के उत्तर तैयार करने हेतु संक्षेपिका।
- Induction / Training material — परिचय / प्रशिक्षण सामग्री — Induction or training material for new incumbents. नवनियुक्तों के लिए परिचय या प्रशिक्षण सामग्री।
As and when there is a change in policy or procedure, the Standing Note should be brought up-to-date by incorporating the relevant changes. जब-जब नीति या प्रक्रिया में परिवर्तन हो, स्थायी टिप्पणी को संबंधित परिवर्तनों को शामिल करके अद्यतन किया जाना चाहिए।
Standing Note vs Standing Guard File स्थायी टिप्पणी बनाम स्थायी गार्ड फ़ाइल
| Aspectपक्ष | Standing Guard Fileस्थायी गार्ड फ़ाइल | Standing Noteस्थायी टिप्पणी |
|---|---|---|
| Structureसंरचना | In three parts (a, b, c)तीन भागों में (a, b, c) | In one part onlyकेवल एक भाग में |
| Contentsअंतर्वस्तु | (a) Extracts of notes & correspondence from earlier papers; (b) Model forms in which orders are to be communicated(a) पूर्व पत्रों से टिप्पणियों एवं पत्राचार के अंश; (b) आदर्श प्रपत्र जिनमें आदेशों का संप्रेषण किया जाना है | More comprehensive — contains background history, statistics, development of policy & procedure, plus all material for answering Parliament Questions. It is more or less a comprehensive "brief" on the subject.अधिक व्यापक — पृष्ठभूमि-इतिहास, सांख्यिकी, नीति एवं प्रक्रिया का विकास, तथा संसद-प्रश्नों के उत्तर हेतु सभी सामग्री शामिल। यह विषय पर एक व्यापक "संक्षेपिका" के समान है। |
| Prepared onकिस पर तैयार | Prepared on "type subjects" (recurring/standard)."प्रकारगत विषयों" (बार-बार आने वाले/मानक) पर तैयार। | Prepared on any item which may be — difficult, complicated, required for day-to-day reference, or of historical importance.किसी भी विषय पर तैयार जो — कठिन, जटिल, दैनिक संदर्भ हेतु आवश्यक, या ऐतिहासिक महत्त्व का हो। |
Precedent Book पूर्व-निर्णय पुस्तिका
A valuable tool for quick retrieval of past papers on the subject under consideration. The Precedent Book is designed for keeping a note of important rulings / decisions having a precedent value for ready reference. विचाराधीन विषय पर पूर्व पत्रों की शीघ्र पुनःप्राप्ति हेतु एक मूल्यवान साधन। पूर्व-निर्णय पुस्तिका को तत्काल संदर्भ हेतु पूर्व-निर्णय मूल्य वाले महत्त्वपूर्ण निर्णयों / आदेशों का नोट रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
Entries are to be made at the time of taking decision and, in any case, at the stage of recording the file. प्रविष्टियाँ निर्णय लेते समय की जानी चाहिए तथा हर हाल में फ़ाइल अभिलेखन की अवस्था पर अवश्य की जानी चाहिए।
No rigid view need be taken that entries should be only "Decisions", "Precedents", or only "recorded files". It can contain entries relating to — यह कठोर दृष्टिकोण रखने की आवश्यकता नहीं है कि प्रविष्टियाँ केवल "निर्णय", "पूर्व-निर्णय", या केवल "अभिलिखित फ़ाइलें" ही हों। इसमें निम्न से संबंधित प्रविष्टियाँ हो सकती हैं —
- •Current filesवर्तमान फ़ाइलें
- •Discussions leading to no decisionऐसी चर्चाएँ जिनसे कोई निर्णय न हुआ हो
- •Non-precedentsगैर-पूर्वोदाहरण
The only criterion: whether such a file is likely to be called up for reference in the near or distant future. एकमात्र कसौटी: क्या ऐसी फ़ाइल निकट या दूर भविष्य में संदर्भ हेतु बुलाई जा सकती है।
Entries should also contain reference to decisions taken on the subject by other sections and other Ministries. प्रविष्टियों में अन्य अनुभागों एवं अन्य मंत्रालयों द्वारा विषय पर लिए गए निर्णयों का संदर्भ भी होना चाहिए।
Form of the Precedent Book पूर्व-निर्णय पुस्तिका का प्रपत्र
Heading: ____________________________ शीर्षक: ____________________________
| Decision or Ruling in briefसंक्षेप में निर्णय या आदेश | File No.फ़ाइल सं. |
|---|---|
Instructions for the Precedent Book पूर्व-निर्णय पुस्तिका के लिए अनुदेश
Entries under standard heads मानक शीर्षों के अधीन प्रविष्टि
Entries must be made under appropriate standard heads and sub-heads, arranged in alphabetical order. Where the functional filing system is followed, entries will be made under the appropriate basic, primary and secondary heads. प्रविष्टियाँ उचित मानक शीर्षों एवं उप-शीर्षों के अधीन, वर्णानुक्रम में व्यवस्थित की जानी चाहिए। जहाँ कार्यात्मक फ़ाइलिंग प्रणाली अपनाई गई हो, प्रविष्टियाँ उचित मूल, प्राथमिक और द्वितीयक शीर्षों के अधीन की जाएँगी।
Page numbering & allotment पृष्ठ-संख्या एवं आवंटन
Pages of the Book will be numbered serially, and a few pages allotted to each standardised heading. At the beginning of the Book, a list of such headings and the pages allotted to each shall be pasted or written. पुस्तिका के पृष्ठ क्रमबद्ध रूप से संख्यांकित किए जाएँगे, तथा प्रत्येक मानकीकृत शीर्ष को कुछ पृष्ठ आवंटित किए जाएँगे। पुस्तिका के आरंभ में ऐसे शीर्षकों और प्रत्येक को आवंटित पृष्ठों की सूची चिपकाई या लिखी जाएगी।
Reference Folder संदर्भ फ़ोल्डर
Induction Note परिचय टिप्पणी
An Induction Note is prepared to help new officers understand the working of various sections under their control. It explains the working of the Division. परिचय टिप्पणी इसलिए तैयार की जाती है ताकि नए अधिकारियों को अपने नियंत्रणाधीन विभिन्न अनुभागों की कार्य-पद्धति समझाई जा सके। यह डिवीज़न की कार्य-पद्धति की व्याख्या करती है।
Contents — Five Components अंतर्वस्तु — पाँच घटक
-
Subjects of the Division — डिवीज़न के विषय —
Subjects dealt with in the Division together with a brief, to-the-point history of each subject, the present policy relating to it, and the rules and regulations necessary for the disposal of cases relating to them. Also contains a list of —
डिवीज़न में निपटाए जाने वाले विषय, प्रत्येक विषय का संक्षिप्त और मुद्दे पर केंद्रित इतिहास, उससे संबंधित वर्तमान नीति, और उनसे संबंधित मामलों के निपटान हेतु आवश्यक नियम एवं विनियम। इसमें निम्न की सूची भी होती है —
- 📖(a) Reference Books and Guard Files kept in the Section.(a) अनुभाग में रखी संदर्भ पुस्तकें और गार्ड फ़ाइलें।
- 📂(b) Important current and recorded files pertaining to each subject.(b) प्रत्येक विषय से संबंधित महत्त्वपूर्ण वर्तमान एवं अभिलिखित फ़ाइलें।
- Organisational Chart — संगठनात्मक चार्ट — Organisational Chart showing the Line and Staff arrangement. संगठनात्मक चार्ट जिसमें लाइन एवं स्टाफ़ व्यवस्था दर्शाई गई हो।
- Allocation of work — कार्य का आवंटन — Allocation of work amongst different sections of the Division. डिवीज़न के विभिन्न अनुभागों के बीच कार्य का आवंटन।
- Attached & subordinate offices — संबद्ध एवं अधीनस्थ कार्यालय — List of attached and subordinate offices with the designations of corresponding officers with whom the officer is likely to come across in official dealings. संबद्ध एवं अधीनस्थ कार्यालयों की सूची, उन संबंधित अधिकारियों के पदनामों सहित जिनसे आधिकारिक कार्य में अधिकारी का संपर्क होने की संभावना हो।
- Other Ministries — अन्य मंत्रालय — Names of Ministries and designations of officers with whom the officer is likely to have official dealings. उन मंत्रालयों के नाम एवं अधिकारियों के पदनाम जिनसे अधिकारी का आधिकारिक संपर्क होने की संभावना हो।
The Induction Material is to be brought up-to-date in the month of January each year. परिचय सामग्री को प्रत्येक वर्ष जनवरी माह में अद्यतन किया जाना चाहिए।
Alphabetical List of Important Files महत्त्वपूर्ण फ़ाइलों की वर्णानुक्रमिक सूची
Another device very helpful in retrieving relevant papers quickly. The Section Officer can maintain a list of important files in an alphabetical diary — pertaining not only to his own section but also to files of other sections and Ministries which have a bearing on subjects dealt with in the section. संबंधित पत्रों की शीघ्र पुनःप्राप्ति में अत्यंत उपयोगी एक अन्य साधन। अनुभाग अधिकारी महत्त्वपूर्ण फ़ाइलों की सूची वर्णानुक्रमिक डायरी में रख सकते हैं — जो केवल उनके अपने अनुभाग की ही नहीं, बल्कि अन्य अनुभागों एवं मंत्रालयों की ऐसी फ़ाइलों की भी हो जिनका अनुभाग में निपटाए जाने वाले विषयों से संबंध हो।
Nominal Index (Index of Names) — Four Categories नामांकित सूची (नामों की सूची) — चार श्रेणियाँ
It can also contain a Nominal Index in respect of: इसमें निम्न के संबंध में नामांकित सूची भी हो सकती है:
- Frequently called-up cases — बार-बार बुलाए जाने वाले मामले — Persons whose cases may quite often be called up by higher officers. वे व्यक्ति जिनके मामले उच्च अधिकारियों द्वारा बार-बार बुलाए जा सकते हैं।
- Pending action — लंबित कार्रवाई — Persons against whom some action is pending. वे व्यक्ति जिनके विरुद्ध कोई कार्रवाई लंबित हो।
- Persistent representationists — बार-बार अभ्यावेदन करने वाले — Persistent "representationists" (persons who repeatedly file representations). बार-बार अभ्यावेदन करने वाले "अभ्यावेदनकर्ता"।
- Subordinates with assignments — कार्य-सौंपे गए अधीनस्थ — Subordinates to whom different assignments have been given. वे अधीनस्थ जिन्हें विभिन्न कार्य सौंपे गए हों।
It can also contain statistical data or the numbers and dates of important orders issued by other Ministries which the Section Officer may have to quote in notes, correspondence, or telephone queries — as it might be difficult to remember the exact number and date. It is in the nature of a "mini-index" and can be utilised for locating relevant papers immediately. इसमें सांख्यिकीय आँकड़े या अन्य मंत्रालयों द्वारा जारी महत्त्वपूर्ण आदेशों की संख्याएँ एवं तिथियाँ भी हो सकती हैं — जिन्हें अनुभाग अधिकारी को टिप्पणियों, पत्राचार या टेलीफ़ोन-पूछताछ में उद्धृत करना पड़ सकता है — क्योंकि सटीक संख्या एवं तिथि याद रखना कठिन हो सकता है। यह "मिनी-सूची" के स्वरूप की है और संबंधित पत्रों को तत्काल ढूँढ़ने हेतु उपयोग की जा सकती है।
Other Information Aids अन्य सूचना सहायक
These are helpful in quick disposal of cases. A specimen list of information aids in different functional areas is given at Annexure IV and V of Chapter XI. ये मामलों के शीघ्र निपटान में सहायक होते हैं। विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में सूचना सहायकों की एक नमूना सूची अध्याय XI के परिशिष्ट IV एवं V में दी गई है।
The various aids explained above are illustrative of the different means of keeping the information pool up-to-date and effective. Their very nature demands that they should be reviewed continuously — so that they are capable of producing relevant and accurate information of the right quality and quantity. ऊपर वर्णित विभिन्न सहायक सूचना-कोष को अद्यतन एवं प्रभावी बनाए रखने के विभिन्न साधनों के उदाहरण-स्वरूप हैं। इनकी प्रकृति ही माँग करती है कि इनकी निरंतर समीक्षा की जाए — ताकि ये उचित गुणवत्ता एवं मात्रा की संबंधित एवं सटीक सूचना देने में समर्थ हों।
| Aid / Conceptसहायक / अवधारणा | Key fact to rememberयाद रखने योग्य मुख्य तथ्य |
|---|---|
| Retrievalपुनःप्राप्ति | Devices that help locate & identify files relevant to a case — important from file creation onwards.मामले से संबंधित फ़ाइलों को ढूँढ़ने/पहचानने वाले उपकरण — फ़ाइल-निर्माण से ही महत्त्वपूर्ण। |
| Active vs Restसक्रिय बनाम विश्राम | During rest: Movement & Diary Registers aid retrieval.विश्राम के दौरान: संचलन एवं डायरी रजिस्टर पुनःप्राप्ति में सहायक। |
| Total aidsकुल सहायक | 8 — Index, Standing Guard File, Standing Note, Precedent Book, Reference Folder, Induction Note, Alphabetical List, Other Information Aids.8 — सूची, स्थायी गार्ड फ़ाइल, स्थायी टिप्पणी, पूर्व-निर्णय पुस्तिका, संदर्भ फ़ोल्डर, परिचय टिप्पणी, वर्णानुक्रमिक सूची, अन्य सूचना सहायक। |
| Indexing referenceसूचीकरण संदर्भ | Paragraphs 100–103 and Appendix 26 of MOP.MOP के अनुच्छेद 100–103 और परिशिष्ट 26। |
| Indexing analogyसूचीकरण उपमा | Without scientific indexing — Government work is "like a boat sailing in the deep sea without any helm".वैज्ञानिक सूचीकरण के बिना — सरकारी कार्य "गहरे समुद्र में बिना पतवार के नाव" जैसा। |
| Standing Guard Fileस्थायी गार्ड फ़ाइल | 3 parts: (a) Running summary, (b) Copies of orders (chronological), (c) Model forms. Prepared on "type subjects".3 भाग: (a) सारांश-सूची, (b) आदेशों की प्रतियाँ (तिथिक्रम में), (c) आदर्श प्रपत्र। "प्रकारगत विषयों" पर तैयार। |
| SGF — 4 usesSGF — 4 उपयोग | (i) Background to new officers, (ii) Quick disposal, (iii) Replaces voluminous old files, (iv) Locates previous papers.(i) नए अधिकारियों को पृष्ठभूमि, (ii) शीघ्र निपटान, (iii) भारी पुरानी फ़ाइलों का स्थान, (iv) पूर्व पत्रों का पता। |
| Standing Noteस्थायी टिप्पणी | One part — comprehensive "brief". Continuous note on history & development. Update whenever policy changes.एक भाग — व्यापक "संक्षेपिका"। इतिहास एवं विकास पर निरंतर टिप्पणी। नीति बदलने पर अद्यतन करें। |
| SN — 3 purposesSN — 3 उद्देश्य | (a) Background for policy review, (b) Brief for Parliament Questions, (c) Induction/training material.(a) नीति-समीक्षा हेतु पृष्ठभूमि, (b) संसद-प्रश्नों हेतु संक्षेपिका, (c) परिचय/प्रशिक्षण सामग्री। |
| Precedent Book — whenपूर्व-निर्णय पुस्तिका — कब | Entries at time of decision; in any case, at stage of recording the file.निर्णय लेते समय; हर हाल में फ़ाइल अभिलेखन की अवस्था पर। |
| Precedent Book — criterionपूर्व-निर्णय पुस्तिका — कसौटी | File likely to be called for reference in near or distant future. Can include current files, non-decisions, non-precedents.निकट या दूर भविष्य में संदर्भ हेतु बुलाई जा सकने वाली फ़ाइल। वर्तमान फ़ाइलें, गैर-निर्णय, गैर-पूर्वोदाहरण शामिल हो सकते हैं। |
| Precedent Book — formपूर्व-निर्णय पुस्तिका — प्रपत्र | 2 columns: Decision/Ruling in brief | File No. — under heading.2 स्तंभ: संक्षेप में निर्णय/आदेश | फ़ाइल सं. — शीर्षक के अधीन। |
| Precedent Book — arrangementपूर्व-निर्णय पुस्तिका — व्यवस्था | Standard heads & sub-heads in alphabetical order; functional filing → basic, primary, secondary heads.मानक शीर्ष एवं उप-शीर्ष वर्णानुक्रम में; कार्यात्मक फ़ाइलिंग → मूल, प्राथमिक, द्वितीयक शीर्ष। |
| Reference Folderसंदर्भ फ़ोल्डर | Copies of rules/orders/instructions from various authorities, arranged chronologically.विभिन्न प्राधिकारियों के नियम/आदेश/अनुदेश की प्रतियाँ, तिथिक्रम में। |
| Induction Note — 5 partsपरिचय टिप्पणी — 5 भाग | (i) Subjects + history + rules + reference books/guard files + important files, (ii) Org Chart (Line & Staff), (iii) Work allocation, (iv) Attached/subordinate offices, (v) Other Ministries.(i) विषय + इतिहास + नियम + संदर्भ पुस्तकें/गार्ड फ़ाइलें + महत्त्वपूर्ण फ़ाइलें, (ii) संगठनात्मक चार्ट (लाइन एवं स्टाफ़), (iii) कार्य-आवंटन, (iv) संबद्ध/अधीनस्थ कार्यालय, (v) अन्य मंत्रालय। |
| Induction Note — updateपरिचय टिप्पणी — अद्यतन | January each year.प्रत्येक वर्ष जनवरी। |
| Alphabetical List — kept byवर्णानुक्रमिक सूची — किसके पास | Section Officer. Covers own section + other sections/Ministries.अनुभाग अधिकारी। अपने अनुभाग + अन्य अनुभाग/मंत्रालय। |
| Nominal Index — 4 categoriesनामांकित सूची — 4 श्रेणियाँ | (a) Frequently called-up cases, (b) Pending action, (c) Persistent representationists, (d) Subordinates with assignments.(a) बार-बार बुलाए जाने वाले, (b) लंबित कार्रवाई, (c) बार-बार अभ्यावेदन करने वाले, (d) कार्य-सौंपे गए अधीनस्थ। |
| Other Information Aids — refअन्य सूचना सहायक — संदर्भ | Specimen at Annexure IV & V of Chapter XI.नमूना अध्याय XI के परिशिष्ट IV एवं V में। |
| Golden ruleस्वर्णिम नियम | All aids must be continuously reviewed — relevant, accurate, right quality & quantity.सभी सहायकों की निरंतर समीक्षा आवश्यक — संबंधित, सटीक, उचित गुणवत्ता एवं मात्रा। |
Forms — Design & Control प्रपत्र — डिज़ाइन एवं नियंत्रण
Pre-Design Examination — What to Check First डिज़ाइन-पूर्व जाँच — पहले क्या देखें
Sufficient attention needs to be paid to designing forms. However, before undertaking the task, the following should be carefully examined: प्रपत्र-डिज़ाइन पर पर्याप्त ध्यान आवश्यक है। तथापि, कार्य प्रारंभ करने से पूर्व निम्न की सावधानीपूर्वक जाँच की जानी चाहिए:
- 🎯What is the purpose for which the form is required?प्रपत्र किस प्रयोजन हेतु अपेक्षित है?
- 📥Whether the form is to be designed for collecting and analysing certain information, or for standardising the method/procedure of handling a particular type of work.क्या प्रपत्र कुछ सूचनाएँ एकत्र एवं विश्लेषित करने हेतु, अथवा किसी विशेष प्रकार के कार्य की विधि/प्रक्रिया को मानकीकृत करने हेतु डिज़ाइन किया जाना है।
- 🔍It is also necessary to examine the nature of work which requires collection of information, or the procedure which is to be standardised.उस कार्य की प्रकृति की जाँच भी आवश्यक है जिसमें सूचना-संग्रह अपेक्षित है, अथवा जिस प्रक्रिया का मानकीकरण किया जाना है।
Such examination may reveal that instead of devising a new form, the same/similar information can be obtained through a form already in use — perhaps after a little modification. Similarly in the case of standardisation — a checklist already in use for examination of a particular personnel matter (e.g., sanction of advances from Provident Fund) can be used for examination of a case of withdrawal from the same fund. ऐसी जाँच यह प्रकट कर सकती है कि नया प्रपत्र बनाने के बजाय, समान/समान सूचना पहले से प्रयोग में आ रहे प्रपत्र से — संभवतः थोड़े संशोधन के साथ — प्राप्त की जा सकती है। इसी प्रकार मानकीकरण में — किसी विशेष कर्मचारी-मामले की जाँच हेतु पहले से प्रयोग में आ रही जाँच-सूची (जैसे भविष्य निधि से अग्रिम-स्वीकृति) का उपयोग उसी निधि से आहरण-मामले की जाँच में किया जा सकता है।
Two Considerations — Collection, Analysis & Transmission दो विचार-बिंदु — संग्रह, विश्लेषण एवं संप्रेषण
- Source of information — सूचना का स्रोत — The source from which information is to be collected. That will determine — the periodicity and frequency of use, the language to be used, and the shape of the form (single copy or multiple copy). वह स्रोत जिससे सूचना एकत्र की जानी है। यह तय करेगा — आवर्तिता एवं उपयोग की आवृत्ति, प्रयुक्त भाषा, तथा प्रपत्र का आकार (एकल-प्रति या बहु-प्रति)।
- Method & equipment for processing — प्रसंस्करण विधि एवं उपकरण — Method and equipment which will be used for processing, recording and storing the information collected — e.g., manual processing vs automatic/electronic data processing vs computerisation will require different types of forms. A form designed for manual processing may not be suitable for EDP/computer, and vice-versa. Similarly, equipment used such as typewriters, accounting machines, file drawers, collators etc. will require different types of forms. एकत्र सूचना के प्रसंस्करण, अभिलेखन एवं संग्रहण हेतु उपयोग की जाने वाली विधि एवं उपकरण — जैसे हस्तचालित प्रसंस्करण बनाम स्वचालित/इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रसंस्करण बनाम कम्प्यूटरीकरण — के लिए विभिन्न प्रकार के प्रपत्र आवश्यक होंगे। हस्तचालित प्रसंस्करण हेतु डिज़ाइन प्रपत्र EDP/कंप्यूटर हेतु उपयुक्त न हो, एवं इसके विपरीत भी। इसी प्रकार टाइपराइटर, लेखांकन-मशीनें, फ़ाइल-दराज़, कोलेटर आदि उपकरणों के लिए विभिन्न प्रकार के प्रपत्र चाहिए।
A thorough examination of the above will help determine — the different entries to be made, the manner of entry, language to be used, material (paper or card, thin or thick, coloured or white), and the size and shape (single or multiple copy). Finally, it is essential to keep in view the cost factors — cost of production, processing, distribution and storage. उपर्युक्त की पूर्ण जाँच यह निर्धारित करने में सहायक होगी — विभिन्न प्रविष्टियाँ, प्रविष्टि-विधि, प्रयुक्त भाषा, सामग्री (कागज़ या कार्ड, पतला या मोटा, रंगीन या श्वेत), तथा आकार एवं रूप (एकल या बहु-प्रति)। अंत में, लागत-कारकों को ध्यान में रखना आवश्यक है — उत्पादन, प्रसंस्करण, वितरण एवं भंडारण की लागत।
Guidelines for Forms Design — 5 Major Rules प्रपत्र-डिज़ाइन के अनुदेश — 5 प्रमुख नियम
- Title & Number — शीर्षक एवं संख्या — Give the form a title sufficiently indicative of its purpose, and a number to facilitate identification. प्रपत्र को अपने प्रयोजन का पर्याप्त संकेत देने वाला शीर्षक, तथा पहचान-सुविधा हेतु एक संख्या दी जाए।
- Style & Tone — शैली एवं स्वर — The style and tone of wording should be appropriate to its purpose, and as simple, courteous and pleasant as possible within the bounds imposed by official requirements. Loose wording is to be avoided — as it will not fetch the right information. शब्दावली की शैली एवं स्वर प्रयोजन के अनुकूल हों, तथा सरकारी अपेक्षाओं की सीमाओं में जितना संभव हो उतना सरल, शिष्ट एवं सुखद हो। शिथिल शब्दावली से बचा जाए — क्योंकि इससे सही सूचना नहीं मिलती।
- Avoid Departmental Jargons — विभागीय शब्दजाल से बचें — Departmental jargons should be avoided — since these may not be easily understood by outsiders. विभागीय शब्दजाल से बचा जाए — क्योंकि ये बाहरी व्यक्तियों को आसानी से समझ में नहीं आते।
- Standardised Paper — मानकीकृत कागज़ — The size, quality and colour of paper should be standardised — to reduce cost of reproduction and to avoid confusion. कागज़ का आकार, गुणवत्ता एवं रंग मानकीकृत किया जाए — पुनर्उत्पादन की लागत कम करने एवं भ्रम से बचने हेतु।
-
Good Layout — उत्तम अभिन्यास —
A good layout of the form will require —
प्रपत्र के उत्तम अभिन्यास हेतु निम्न आवश्यक होंगे —
- •A logical sequence.तार्किक क्रम।
- •Flow of writing to be continuous from left to right and from top to bottom.लेखन-प्रवाह बाएँ से दाएँ तथा ऊपर से नीचे निरंतर।
- •Box design — to give scope for variable answers to a particular question and facilitate compilation of such variable data.बॉक्स-डिज़ाइन — किसी प्रश्न के विभिन्न उत्तरों की गुंजाइश दे एवं ऐसे परिवर्तनीय आँकड़ों के संकलन में सहायक हो।
- •When entries are to be compiled / processed through a machine — layout should suit machine's particular requirement.जब प्रविष्टियाँ मशीन द्वारा संकलित/प्रसंस्कृत होनी हों — अभिन्यास मशीन की विशेष आवश्यकता के अनुकूल हो।
- •Sufficient space for making entries by writing and/or typing.लिखकर और/या टाइप करके प्रविष्टि हेतु पर्याप्त स्थान।
- •Adequate instructions for completing the form — including statutory requirements for filling it up or the number of copies to be filled. Language of instructions to produce the right response. Wherever desirable, specimen entries to be indicated for guidance.प्रपत्र भरने हेतु पर्याप्त अनुदेश — भरने हेतु सांविधिक अपेक्षाओं सहित अथवा भरी जाने वाली प्रतियों की संख्या। अनुदेशों की भाषा सही प्रतिक्रिया लाने वाली हो। जहाँ वांछनीय हो, मार्गदर्शन हेतु नमूना प्रविष्टियाँ दी जाएँ।
- •When the form is to obtain information from the public — it can be designed so that it can be folded and used as an envelope, or it should have a predetermined space for the mailing address so that it fits into a window envelope.जब प्रपत्र जनता से सूचना प्राप्त करने हेतु हो — इसे ऐसा डिज़ाइन किया जा सकता है कि मोड़कर लिफ़ाफ़े के रूप में प्रयोग हो सके, अथवा इसमें डाक-पते हेतु पूर्व-निर्धारित स्थान हो ताकि वह विंडो-लिफ़ाफ़े में फ़िट हो जाए।
Control on Forms — Centralised Agency प्रपत्रों पर नियंत्रण — केंद्रीकृत एजेंसी
A large number of forms are in use and being introduced in Government offices, and unless some control is exercised, it will be difficult to keep their number in manageable proportions. सरकारी कार्यालयों में बड़ी संख्या में प्रपत्र उपयोग में हैं तथा शुरू किए जा रहे हैं, एवं यदि नियंत्रण न हो तो उनकी संख्या को संभाल्य सीमाओं में रखना कठिन होगा।
Four Main Functions of the Unit / Committee इकाई / समिति के चार मुख्य कार्य
- Maintain folders — फ़ोल्डर रखें — Maintain folders of forms already in use in the Department — function-wise / number-wise. विभाग में पहले से प्रयोग में आ रहे प्रपत्रों के फ़ोल्डर रखें — कार्य-वार / संख्या-वार।
- Design + classify + codify — डिज़ाइन + वर्गीकरण + कोडीकरण — Design new forms, classify and codify them for easy identification, storage and distribution. नए प्रपत्र डिज़ाइन करें, वर्गीकृत एवं कोडीकृत करें — सरल पहचान, भंडारण एवं वितरण हेतु।
- Constant review — सतत समीक्षा — Re-design existing forms, eliminate obsolete forms, avoid duplication — in other words, constantly carry out a review of forms. विद्यमान प्रपत्रों का पुनर्डिज़ाइन, अप्रचलित प्रपत्रों का उन्मूलन, दोहराव से बचाव — अर्थात् प्रपत्रों की सतत समीक्षा।
- Multi-purpose forms — बहु-प्रयोजन प्रपत्र — Examine the possibility of developing multi-purpose forms. बहु-प्रयोजन प्रपत्र विकसित करने की संभावना पर विचार करें।
New forms should NOT be introduced without consulting this Unit / Committee. इस इकाई/समिति के परामर्श के बिना नए प्रपत्र शुरू न किए जाएँ।
Reports & Returns रिपोर्ट एवं विवरणी
Planning vs Control — Two Management Functions नियोजन बनाम नियंत्रण — प्रबंधन के दो कार्य
Laying out a course of action for the future. This requires — clarification of objectives, development of policies, design of programmes, and design of systems and methods. भविष्य के लिए कार्य-क्रम निर्धारित करना। इसमें आवश्यक — उद्देश्यों का स्पष्टीकरण, नीतियों का विकास, कार्यक्रमों का डिज़ाइन, तथा प्रणालियों एवं विधियों का डिज़ाइन।
Guiding the operations in accordance with the plans, and ensuring that desired results are achieved. योजनाओं के अनुसार कार्य का मार्गदर्शन, तथा वांछित परिणामों की प्राप्ति सुनिश्चित करना।
Two Directional Flows of Information सूचना के दो दिशायी प्रवाह
Information which flows to the management is the basis for decisions made. प्रबंधन की ओर प्रवाहित सूचना लिए गए निर्णयों का आधार है।
Information that flows from the management is the basis for reporting results achieved — i.e., performance against targets/standards laid down. प्रबंधन से प्रवाहित सूचना प्राप्त परिणामों की रिपोर्टिंग — अर्थात् निर्धारित लक्ष्यों/मानकों के विरुद्ध निष्पादन का आधार है।
Three Factors — Why Reports/Returns Have Grown तीन कारक — रिपोर्ट/विवरणियाँ क्यों बढ़ी हैं
- Increase & complexity of activities — गतिविधियों की वृद्धि एवं जटिलता — The increase and complexity of activities of organisations and the organisational distance between the top and the lower managements. संगठनों की गतिविधियों में वृद्धि एवं जटिलता तथा शीर्ष एवं निम्न प्रबंधन के बीच संगठनात्मक दूरी।
- Decentralisation & delegation — विकेंद्रीकरण एवं प्रत्यायोजन — Decentralisation and consequent delegation of authority require ways of measuring executive performance. विकेंद्रीकरण एवं तदनुरूप प्राधिकार-प्रत्यायोजन हेतु कार्यपालक-निष्पादन मापने के तरीके आवश्यक हैं।
- In the interest of lower officials — निम्न अधिकारियों के हित में — It is in the interest of the lower officials to send reports to the higher ones — as it helps them seek solutions to problems they cannot solve at their own level. It also helps them in getting promotions, advancements etc. based on indication of achievement of results. Of course, there has to be selectivity in reporting the information to the appropriate level. निम्न अधिकारियों के हित में है कि वे उच्च अधिकारियों को रिपोर्ट भेजें — क्योंकि इससे उन्हें उन समस्याओं के समाधान खोजने में सहायता मिलती है जो वे अपने स्तर पर हल नहीं कर सकते। इससे उन्हें परिणामों के संकेत के आधार पर पदोन्नति, प्रगति आदि प्राप्त करने में सहायता मिलती है। निःसंदेह, उचित स्तर पर सूचना-रिपोर्टिंग में चयन-शीलता आवश्यक है।
Report vs Return — The Key Difference रिपोर्ट बनाम विवरणी — मुख्य अंतर
| Aspectपक्ष | Reportरिपोर्ट | Returnविवरणी |
|---|---|---|
| Formरूप | Narrative form with proper headings & sub-headingsउचित शीर्षों एवं उप-शीर्षों के साथ विवरणात्मक रूप | Tabular form — format prescribed by demanding authorityसारणीबद्ध रूप — माँगने वाले प्राधिकारी द्वारा निर्धारित प्रारूप |
| Personal opinionव्यक्तिगत मत | There is scope for elaboration and expressing personal opinionविस्तार एवं व्यक्तिगत मत व्यक्त करने की गुंजाइश | Very little scope for expressing personal opinionव्यक्तिगत मत व्यक्त करने की बहुत कम गुंजाइश |
| Common purposeसाझा प्रयोजन | Both can be for planning AND control purposesदोनों नियोजन एवं नियंत्रण प्रयोजनों हेतु हो सकते हैं | |
Five Types of Reports & Returns रिपोर्ट एवं विवरणियों के पाँच प्रकार
- Performance Report & Return — निष्पादन रिपोर्ट एवं विवरणी — For the purpose of exercising control by higher officers. Gives indication about — achievement of targets, production of goods, collection of revenues, construction of roads, sales, etc. Submitted periodically; frequency is HIGH. The source for preparation is INTERNAL. उच्च अधिकारियों द्वारा नियंत्रण हेतु। संकेत देता है — लक्ष्यों की प्राप्ति, माल-उत्पादन, राजस्व-संग्रह, सड़क-निर्माण, बिक्री आदि का। आवधिक रूप से प्रस्तुत; आवृत्ति उच्च। तैयारी का स्रोत आंतरिक।
- Monitoring Return & Report — निगरानी विवरणी एवं रिपोर्ट — Similar to Performance — the only difference being that it places emphasis on progress (or otherwise) in certain important areas ONLY — like industrial relations, public complaints, R&D activities etc. Also submitted periodically; frequency is fairly high. निष्पादन-रिपोर्ट के समान — एकमात्र अंतर यह कि यह केवल कुछ महत्त्वपूर्ण क्षेत्रों में प्रगति (या उसके अभाव) पर बल देती है — जैसे औद्योगिक संबंध, जन-शिकायतें, अनुसंधान-विकास गतिविधियाँ आदि। यह भी आवधिक रूप से प्रस्तुत; आवृत्ति अधिकतर उच्च।
-
Exception Report — अपवाद-रिपोर्ट —
For the purpose of control. The purpose is to signal — significant deviations from fixed schedules, shortfalls in targets, or to report unusual features.
नियंत्रण हेतु। उद्देश्य है संकेत देना — निर्धारित कार्यक्रमों से महत्त्वपूर्ण विचलनों, लक्ष्यों की कमी, अथवा असामान्य विशेषताओं की रिपोर्ट करना।
Three Objectives of Exception Reporting:अपवाद-रिपोर्टिंग के तीन उद्देश्य:
- 1️⃣Eliminate unnecessary details.अनावश्यक विवरण समाप्त करना।
- 2️⃣Inform higher management of deviations or any unanticipated trends.उच्च प्रबंधन को विचलनों या अप्रत्याशित प्रवृत्तियों की सूचना देना।
- 3️⃣Call attention of higher management to those situations which cannot be remedied at lower levels.उच्च प्रबंधन का ध्यान उन परिस्थितियों पर आकृष्ट करना जिनका निम्न स्तरों पर समाधान नहीं हो सकता।
If all details of direct operation were reported to top management, little time would be left for them for planning. These reports are submitted occasionally; frequency is LOW. Source of information is INTERNAL. यदि प्रत्यक्ष-संचालन के सभी विवरण शीर्ष प्रबंधन को रिपोर्ट किए जाएँ, तो उनके पास नियोजन के लिए कम समय बचेगा। ये कभी-कभार प्रस्तुत; आवृत्ति निम्न। सूचना का स्रोत आंतरिक।
- Demand Report — माँग-रिपोर्ट — Both for planning AND control. Specially demanded — either suo-motu or sometimes to obtain additional information about points arising from the reports mentioned above. Frequency is VARIABLE. Source of information is INTERNAL. नियोजन एवं नियंत्रण दोनों हेतु। विशेष रूप से माँगी गई — अथवा स्वतःस्फूर्त, अथवा कभी-कभी उपर्युक्त रिपोर्टों से उत्पन्न बिंदुओं पर अतिरिक्त सूचना प्राप्त करने हेतु। आवृत्ति परिवर्तनशील। सूचना का स्रोत आंतरिक।
- Planning Report — नियोजन-रिपोर्ट — Mainly for the purpose of strategic planning. Helps in forecasting trends, evaluating investment opportunities, planning future activities taking into account — political and economic climate, fiscal policies, activities of competitors etc. The nature of information content is mostly unstructured, and hence generally decided by the sender. It is a periodical report; frequency is LOW but often pre-determined (e.g., half-yearly or annually). The source of information is both INTERNAL and EXTERNAL. मुख्यतः रणनीतिक नियोजन हेतु। सहायक — प्रवृत्तियों का पूर्वानुमान, निवेश-अवसरों का मूल्यांकन, भावी गतिविधियों का नियोजन — को ध्यान में रखते हुए — राजनीतिक एवं आर्थिक वातावरण, राजकोषीय नीतियाँ, प्रतिस्पर्धियों की गतिविधियाँ आदि। सूचना-अंतर्वस्तु की प्रकृति अधिकांशतः असंरचित, अतः सामान्यतः प्रेषक द्वारा निर्धारित। आवधिक रिपोर्ट; आवृत्ति निम्न परंतु प्रायः पूर्व-निर्धारित (जैसे अर्ध-वार्षिक या वार्षिक)। सूचना का स्रोत आंतरिक एवं बाह्य दोनों।
Quick Comparison — All 5 Types त्वरित तुलना — पाँचों प्रकार
| Typeप्रकार | Purposeप्रयोजन | Frequencyआवृत्ति | Sourceस्रोत |
|---|---|---|---|
| 1. Performance | Control | High | Internal |
| 2. Monitoring | Control (selected areas) | Fairly high | Internal |
| 3. Exception | Control (deviations only) | Low (occasional) | Internal |
| 4. Demand | Planning + Control | Variable | Internal |
| 5. Planning | Strategic planning | Low, pre-determined (½-yearly / annually) | Internal + External |
Quality · Inventory · Review गुणवत्ता · सूची · समीक्षा
Factors of a Good Report / Return उत्तम रिपोर्ट / विवरणी के कारक
In order to be a good report/return, the following factors should be ensured: उत्तम रिपोर्ट/विवरणी हेतु निम्न कारक सुनिश्चित किए जाएँ:
- 📐Further, the format and style should be correct.साथ ही, प्रारूप एवं शैली सही हो।
- 📅The periodicity should be such that the next report should be sent/received only after action on the earlier one has been taken.आवर्तिता ऐसी हो कि अगली रिपोर्ट तभी भेजी/प्राप्त की जाए जब पूर्ववर्ती पर कार्रवाई हो चुकी हो।
Master Report Control Schedule — 11 Columns मास्टर रिपोर्ट नियंत्रण-अनुसूची — 11 स्तंभ
A large number of reports and returns have been prescribed in Government offices — some of which have outlived their utility. It is therefore essential that an inventory of the existing reports and returns should be made in the form of a master report control schedule. सरकारी कार्यालयों में बड़ी संख्या में रिपोर्ट एवं विवरणियाँ निर्धारित हैं — जिनमें से कुछ अपनी उपयोगिता खो चुकी हैं। अतः आवश्यक है कि विद्यमान रिपोर्ट एवं विवरणियों की सूची मास्टर रिपोर्ट नियंत्रण-अनुसूची के रूप में बनाई जाए।
| Col | Fieldक्षेत्र |
|---|---|
| 1 | Sl. No.क्रम सं. |
| 2 | Name of report / returnरिपोर्ट / विवरणी का नाम |
| 3 | Brief descriptionसंक्षिप्त विवरण |
| 4 | No. of copies preparedतैयार प्रतियों की संख्या |
| 5 | Source from whom receivedकिससे प्राप्त — स्रोत |
| 6 | How prepared (various agencies involved in preparation / submission)कैसे तैयार (तैयारी/प्रस्तुति में संलग्न विभिन्न एजेंसियाँ) |
| 7 | Sent to whomकिसको भेजा गया |
| 8 | Purpose of circulationपरिचालन का प्रयोजन |
| 9 | Retention periodप्रतिधारण-अवधि |
| 10 | Frequencyआवृत्ति |
| 11 | Cost (if possible) of preparation and circulationतैयारी एवं परिचालन की लागत (यदि संभव हो) |
11 Review Questions for Each Report / Return प्रत्येक रिपोर्ट / विवरणी हेतु 11 समीक्षा-प्रश्न
After preparing the master schedule, the following questions should be put to each report/return to justify its continuance or otherwise: मास्टर अनुसूची तैयार करने के बाद, प्रत्येक रिपोर्ट/विवरणी पर निम्न प्रश्न पूछे जाएँ ताकि उसकी निरंतरता उचित ठहराई जा सके अथवा नहीं:
Questions 1–6 — Purpose, content & format प्रश्न 1–6 — प्रयोजन, अंतर्वस्तु एवं प्रारूप
- What is the purpose of this report? What type of information is it supposed to convey? Is the title alright?इस रिपोर्ट का प्रयोजन क्या है? किस प्रकार की सूचना देनी है? क्या शीर्षक ठीक है?
- Can it be eliminated or combined with other reports?क्या इसे समाप्त किया जा सकता है या अन्य रिपोर्टों से जोड़ा जा सकता है?
- Does it contain unnecessary or irrelevant data?क्या इसमें अनावश्यक या अप्रासंगिक आँकड़े हैं?
- Does it contain all the relevant data required?क्या इसमें सभी आवश्यक संबंधित आँकड़े हैं?
- Does it contain too much detail?क्या इसमें बहुत अधिक विवरण है?
- Is the format correct and convenient from the point of view of both sender and receiver?क्या प्रेषक एवं प्राप्तकर्ता दोनों की दृष्टि से प्रारूप सही एवं सुविधाजनक है?
Questions 7–11 — Data handling, frequency, source & distribution प्रश्न 7–11 — आँकड़ा-संभाल, आवृत्ति, स्रोत एवं वितरण
- Can the data be easily interpreted, quantified and/or encoded for computerisation purposes, if necessary?क्या आँकड़ों की सरलता से व्याख्या, मात्रात्मक रूपांतरण और/या कम्प्यूटरीकरण-प्रयोजन हेतु कोडीकरण किया जा सकता है — यदि आवश्यक हो?
- Should the frequency be reduced?क्या आवृत्ति कम की जानी चाहिए?
- Is it coming from the right source?क्या यह सही स्रोत से आ रही है?
- Is it actually referred to and used in making effective decisions by the persons for whom it is meant?क्या जिन व्यक्तियों के लिए यह है, वे इसका वस्तुतः संदर्भ लेते हैं एवं प्रभावी निर्णय लेने में उपयोग करते हैं?
- Is it necessary to reduce or increase its distribution? Is the despatch to the addressees justified?क्या इसके वितरण को कम या बढ़ाना आवश्यक है? क्या प्रेषितियों को भेजना उचित है?
Responsibility for Review समीक्षा का उत्तरदायित्व
Responsibility for such reviews can be entrusted either to an Information Cell or IWSU — under the supervision of a high-level officer who has sufficient authority to influence organisational planning and development. ऐसी समीक्षाओं का उत्तरदायित्व या तो सूचना-सेल अथवा IWSU को सौंपा जा सकता है — ऐसे उच्च-स्तरीय अधिकारी की देखरेख में जिसके पास संगठनात्मक नियोजन एवं विकास को प्रभावित करने हेतु पर्याप्त प्राधिकार हो।
| Conceptअवधारणा | Key Factमुख्य तथ्य |
|---|---|
| Form — definitionप्रपत्र — परिभाषा | Standardised medium of collecting, analysing, transmitting & recording information |
| Form metaphorप्रपत्र-उपमा | "Ambassadors outside, good workman inside" |
| Ill-designed formदोषपूर्ण प्रपत्र | Causes delay, errors, costly processing, adverse social reaction, poor organisation image |
| Pre-design check 1डिज़ाइन-पूर्व 1 | What is the purpose? |
| Reuse principleपुनरुपयोग-सिद्धांत | Don't reinvent — existing form (e.g. PF advance) can be modified for related case (PF withdrawal) |
| 2 Considerations2 विचार | (a) Source of information · (b) Method & equipment for processing (manual / EDP / computer) |
| Content determinantsअंतर्वस्तु-निर्धारक | Entries · manner · language · material (paper/card/colour) · size/shape · cost factors |
| Basic requirementsमूल आवश्यकताएँ | Easy to fill · interpret · process · pleasing in appearance |
| Layout flowअभिन्यास-प्रवाह | Left → right & top → bottom; logical sequence; box design for variable answers |
| Public form trickजन-प्रपत्र तरकीब | Folds into envelope OR has mailing-address space fitting window envelope |
| Avoid in wordingशब्दावली में बचें | Loose wording · departmental jargons |
| Standardise paperकागज़ मानकीकरण | Size · quality · colour — reduces reproduction cost & avoids confusion |
| Control agenciesनियंत्रण-एजेंसियाँ | O&M Unit · IWSU · Forms Control Committee |
| Control — 4 functionsनियंत्रण — 4 कार्य | (i) Maintain folders function/number-wise (ii) Design+classify+codify (iii) Review/redesign/eliminate (iv) Develop multi-purpose forms |
| Mandatory ruleअनिवार्य नियम | New forms NOT introduced without consulting Unit/Committee |
| 2 mgmt functions2 प्रबंधन-कार्य | Planning (future course) · Controlling (guide ops to plans) |
| 2 info flows2 सूचना-प्रवाह | TO management = basis for decisions · FROM management = basis for reporting results |
| Feedback roleप्रतिपुष्टि की भूमिका | Enables plan adjustment + develops responsibility-sense in reporter |
| Why reports grew (3)रिपोर्ट क्यों बढ़ी (3) | Complexity + top-bottom distance · Decentralisation needs perf measurement · Lower officials' interest (problem-solving + promotion) |
| Report vs Return — formरिपोर्ट बनाम विवरणी — रूप | Report = NARRATIVE with personal opinion · Return = TABULAR, very little opinion scope |
| 5 Types5 प्रकार | Performance · Monitoring · Exception · Demand · Planning |
| Performance Reportनिष्पादन रिपोर्ट | Control · High frequency · Internal source |
| Monitoringनिगरानी | Control of select areas (IR, complaints, R&D) · Fairly high · Internal |
| Exception Reportअपवाद-रिपोर्ट | 3 objectives: eliminate details, inform deviations, call top mgmt for unsolvable issues; Low frequency · Internal |
| Demand Reportमाँग-रिपोर्ट | Planning + Control · Variable frequency · Internal |
| Planning Reportनियोजन-रिपोर्ट | Strategic; mostly unstructured; sender decides; ½-yearly/annual; INTERNAL + EXTERNAL source |
| 4 Quality factors4 गुणवत्ता-कारक | Accuracy · Timeliness · Relevancy · Uniformity of Scales |
| Periodicity ruleआवर्तिता नियम | Next report only AFTER action on previous one |
| Pyramidal formपिरामिड-रूप | Higher the level → more condensed the content |
| Master scheduleमास्टर अनुसूची | 11 columns: Sl. No · Name · Description · Copies · Source · How prepared · Sent to · Purpose · Retention · Frequency · Cost |
| 11 review questions11 समीक्षा-प्रश्न | Purpose+title · eliminate/combine · irrelevant data · all relevant data · too much detail · format · interpret/encode · reduce frequency · right source · actually used · distribution |
| Review responsibilityसमीक्षा उत्तरदायित्व | Information Cell OR IWSU — under high-level officer with influence over org planning |