Manual of Office
Procedure, 2022 कार्यालय प्रक्रिया
संहिता, 2022

The broad functions and responsibilities of various functionaries in the Secretariat of a Ministry/Department are given below. To maximize governance, it is necessary to delegate powers to various functionaries. मंत्रालय/विभाग के सचिवालय में विभिन्न पदाधिकारियों के व्यापक कार्य एवं दायित्व नीचे दिए गए हैं। शासन को अधिकतम करने हेतु, विभिन्न पदाधिकारियों को शक्तियों का प्रत्यायोजन आवश्यक है।

• 🏛️ In a Parliamentary form of Government, the Council of Ministers shall be collectively responsible to the House of the People. संसदीय शासन प्रणाली में मंत्रिपरिषद लोकसभा के प्रति सामूहिक रूप से उत्तरदायी होगी।
• ✍️ The powers of the President of India are exercised by him/her on the advice of the Council of Ministers headed by the Prime Minister. भारत के राष्ट्रपति की शक्तियाँ प्रधानमंत्री के नेतृत्व वाली मंत्रिपरिषद की सलाह पर प्रयुक्त की जाती हैं।

The two key features of the Government of India (Transaction of Business) Rules, 1961 are: भारत सरकार (कार्य संचालन) नियम, 1961 की दो मुख्य विशेषताएँ हैं:

Powers have generally been delegated to the Secretary of a Department, the Head of Department, or a Head of Office: शक्तियाँ सामान्यतः विभाग के सचिव, विभाग प्रमुख, अथवा कार्यालय प्रमुख को प्रत्यायोजित की गई हैं:

• 📂 (i) For matters delegated to the Secretary / HoD / Head of Office, the case is processed by the office on a file to enable the competent authority to take a decision. (i) सचिव / विभाग प्रमुख / कार्यालय प्रमुख को प्रत्यायोजित मामलों में, मामले को कार्यालय द्वारा एक फ़ाइल पर संसाधित किया जाता है ताकि सक्षम प्राधिकारी निर्णय ले सके।
• 💰 (ii) For decisions with financial implications beyond delegated powers, follow Inter-Ministerial Consultations through SFC EFC PIB PPPAC — and prepare Memoranda for them per Ministry of Finance instructions. (ii) प्रत्यायोजित शक्तियों से परे वित्तीय प्रभाव वाले निर्णयों के लिए SFC EFC PIB PPPAC के माध्यम से अंतर-मंत्रालयी परामर्श करें — तथा वित्त मंत्रालय के अनुदेशों के अनुसार उनके लिए ज्ञापन तैयार करें।
• 🏛️ (iii) For decisions requiring approval of Committee of Secretaries / Group of Ministers / Committee of the Cabinet / Cabinet — adopt the guidelines issued by the Cabinet Secretariat. (iii) सचिवों की समिति / मंत्री समूह / कैबिनेट समिति / कैबिनेट के अनुमोदन वाले निर्णयों के लिए — कैबिनेट सचिवालय द्वारा जारी दिशा-निर्देशों का पालन करें।
• 📋 (iv) Illustrative examples of cases requiring such IMC are given in Table 4.1 below. (iv) ऐसे IMC अपेक्षित मामलों के सांकेतिक उदाहरण नीचे तालिका 4.1 में दिए गए हैं।

• 1.  Financial matters वित्तीय मामले
  Ministry of Finance वित्त मंत्रालय
• 2.  Personnel matters कार्मिक मामले
  Ministry of Personnel, P.G. & Pensions कार्मिक, लोक शिकायत एवं पेंशन मंत्रालय
• 3.  Proposals concerning legislation, making of rules & orders, and preparation of important contracts to be entered into by the Government, etc. विधान, नियम एवं आदेश बनाने, तथा सरकार द्वारा किए जाने वाले महत्त्वपूर्ण अनुबंधों की तैयारी से संबंधित प्रस्ताव, आदि।
  Ministry of Law & Justice विधि एवं न्याय मंत्रालय
• 4.  Matters affecting India's external relations — including agreements and treaties with foreign countries भारत के बाह्य संबंधों को प्रभावित करने वाले मामले — विदेशी देशों के साथ समझौते एवं संधियाँ सहित
  Ministry of External Affairs विदेश मंत्रालय
• 5.  Proposals concerning the North Eastern Region पूर्वोत्तर क्षेत्र से संबंधित प्रस्ताव
  Ministry of Development of North Eastern Region पूर्वोत्तर क्षेत्र विकास मंत्रालय
• 6.  Economic matters आर्थिक मामले
  NITI Aayog नीति आयोग

Some of the documents and the websites where they are accessible — note: URLs/links may change from time to time. कुछ दस्तावेज़ और वे वेबसाइटें जहाँ वे उपलब्ध हैं — ध्यान दें: URL/लिंक समय-समय पर बदल सकते हैं।

• 🧠 Sections / Desks are encouraged to develop and update tools of knowledge management (described in Chapter 11). अनुभागों / डेस्कों को ज्ञान प्रबंधन के उपकरण विकसित एवं अद्यतन करने हेतु प्रोत्साहित किया जाता है (विस्तार से अध्याय 11 में)।
• 🔄 Goal: develop and institutionalize a 'person-independent' information system for retention of knowledge and its transfer to successors. लक्ष्य: 'व्यक्ति-निरपेक्ष' सूचना प्रणाली विकसित एवं संस्थागत करना ताकि ज्ञान का प्रतिधारण एवं उत्तराधिकारियों को उसका हस्तांतरण सुनिश्चित हो।

The decision-making process depends on whether it needs Parliament approval, Cabinet / Cabinet Committee approval, or falls within the powers of the Minister or Secretary. Decisions are categorized as: निर्णय-प्रक्रिया इस पर निर्भर करती है कि उसमें संसद के अनुमोदन, कैबिनेट / कैबिनेट समिति के अनुमोदन की आवश्यकता है, अथवा यह मंत्री अथवा सचिव की शक्तियों के अंतर्गत आता है। निर्णयों को इस प्रकार वर्गीकृत किया जाता है:

For decisions "other than legislative proposals or policy issues under delegated powers of the Ministry", the process is given in Chapter 7. "मंत्रालय की प्रत्यायोजित शक्तियों के अंतर्गत विधायी प्रस्तावों अथवा नीतिगत मुद्दों के अतिरिक्त" निर्णयों की प्रक्रिया अध्याय 7 में दी गई है।

Four CSMOP provisions to enhance efficiency दक्षता बढ़ाने के लिए चार CSMOP प्रावधान

(i) During office hours(i) कार्यालय समय के दौरान

• 📥All dak — including those addressed to Ministers/Officers by name — is received in the CRU / IFC.सभी डाक — नाम से मंत्रियों/अधिकारियों को संबोधित सहित — CRU / IFC में प्राप्त की जाती है।
• 🚨Exception: Dak with urgency grading + addressed by name → sent directly via special messenger to the addressee or their personal staff.अपवाद: तत्काल श्रेणी की डाक + नाम से संबोधित → विशेष संदेशवाहक के माध्यम से सीधे प्राप्तकर्ता अथवा उनके वैयक्तिक स्टाफ को।

(ii) When the addressed officer is unavailable(ii) जब प्राप्तकर्ता अधिकारी उपलब्ध न हो

If the officer is on leave / training / tour / retired / transferred, dak with urgency grading (except confidential letters) will be received by — in this order:यदि अधिकारी अवकाश / प्रशिक्षण / दौरे पर / सेवानिवृत्त / स्थानांतरित हो, तो तत्काल श्रेणी की डाक (गोपनीय पत्रों को छोड़कर) इस क्रम में प्राप्त की जाएगी:

• 🔄the successor → personal staff concerned → link officer → officer below the retired/transferred officer dealing with the subject.उत्तराधिकारी → संबंधित वैयक्तिक स्टाफ → लिंक अधिकारी → सेवानिवृत्त/स्थानांतरित अधिकारी से नीचे के अधिकारी जो विषय से संबंधित हों।
• 📦If none of the above is in position → CRU itself will receive such letters.यदि उपरोक्त में से कोई भी उपलब्ध न हो → ऐसे पत्र CRU स्वयं प्राप्त करेगा।

(iii) Outside office hours(iii) कार्यालय समय के बाद

• 🏠Dak marked Immediate + addressed by name → received by the addressee himself at his residence; the officer is normally informed in advance over telephone.तत्काल + नाम से संबोधित चिह्नित डाक → स्वयं प्राप्तकर्ता द्वारा अपने निवास पर प्राप्त; अधिकारी को सामान्यतः टेलीफोन पर पूर्व सूचना दी जाती है।
• 🌙In all other cases, outside-hours dak is received by:अन्य सभी मामलों में, कार्यालय-बाह्य समय की डाक प्राप्त की जाती है:

• a.the night duty clerk of the Department concerned; orसंबंधित विभाग के रात्रि-ड्यूटी क्लर्क द्वारा; अथवा
• b.where no such arrangement exists → by the officer designated by the Ministry/Department;जहाँ ऐसी व्यवस्था न हो → मंत्रालय/विभाग द्वारा नामित अधिकारी द्वारा;
• c.in other cases → as per Departmental Instructions.अन्य मामलों में → विभागीय अनुदेशों के अनुसार।

(iv) Email communications(iv) ईमेल संप्रेषण

• 📧Emails to the Department → downloaded centrally by a designated person, who forwards them to the Central Registry.विभाग के ईमेल → नामित व्यक्ति द्वारा केंद्रीय रूप से डाउनलोड किए जाते हैं, जो उन्हें केंद्रीय पंजीकरण को अग्रेषित करते हैं।
• 👤Emails addressed to Ministers/Officers → downloaded by them or their personal staff.मंत्रियों/अधिकारियों के ईमेल → स्वयं उनके अथवा उनके वैयक्तिक स्टाफ द्वारा डाउनलोड किए जाते हैं।

• ⚡(i) Dak with urgency grading is separated from other dak and dealt with first.(i) तत्काल श्रेणी की डाक को अन्य डाक से अलग किया जाता है और पहले निपटाया जाता है।
• ✉️(ii) All covers are opened by CRU/IFC — except those addressed by name or bearing a security grading.(ii) सभी लिफ़ाफ़े CRU/IFC द्वारा खोले जाते हैं — सिवाय उनके जो नाम से संबोधित हों अथवा जिन पर सुरक्षा श्रेणी अंकित हो।
• 🔍(iii) On opening, CRU/IFC checks enclosures and indicates on the dak any item found missing.(iii) खोलने पर, CRU/IFC संलग्नकों की जाँच करता है और डाक पर कोई भी अनुपस्थित मद अंकित करता है।
• 🗓️(iv) All opened dak — and the covers of unopened classified dak — are date-stamped using a rubber stamp containing: Ministry/Department name, "Received on" date, and "CRU/IFC Registration Number".(iv) सभी खोली गई डाक — एवं न खोली गई वर्गीकृत डाक के लिफ़ाफ़े — पर रबर स्टैम्प से दिनांक-मुद्रांकन किया जाता है जिसमें होता है: मंत्रालय/विभाग का नाम, "Received on" तिथि, एवं "CRU/IFC पंजीकरण संख्या"।
• 📂(v) The entire dak is sorted out section-wise and officer-wise (if addressed by name). CRU keeps an up-to-date list of subject allocation issued by the Ministry/Department.(v) समस्त डाक अनुभाग-वार एवं अधिकारी-वार छाँटी जाती है (यदि नाम से संबोधित हो)। CRU मंत्रालय/विभाग द्वारा जारी विषय आवंटन की अद्यतन सूची रखता है।

• 📋(i) Dak is registered at the entry level to maintain accountability for every paper received. CRU is to be strengthened with resources; registers in the prescribed format are used.(i) प्रत्येक प्राप्त कागज़ की जवाबदेही बनाए रखने हेतु डाक को प्रवेश स्तर पर पंजीकृत किया जाता है। CRU को संसाधनों से सुदृढ़ किया जाएगा; निर्धारित प्रारूप में रजिस्टर प्रयुक्त होते हैं।

(ii) Categories of dak NOT requiring entry-level registration(ii) डाक की वे श्रेणियाँ जिनका प्रवेश-स्तर पर पंजीकरण आवश्यक नहीं है

(May be varied as per departmental instructions)(विभागीय अनुदेशों के अनुसार बदला जा सकता है)

• 📚(iii) The CRU/IFC will maintain one or more registers as required.(iii) CRU/IFC आवश्यकतानुसार एक अथवा अधिक रजिस्टर अनुरक्षित करेगा।

Modes of Registration — Physical, Transition & Electronicपंजीकरण के मोड — भौतिक, संक्रमण एवं इलेक्ट्रॉनिक

• ✍️Receipt of dak (including files from other Departments) — except ordinary postal dak — is acknowledged by signing in ink, in full, in the messenger (peon) book with name, date and designation.डाक की प्राप्ति (अन्य विभागों की फ़ाइलें सहित) — सामान्य डाक को छोड़कर — संदेशवाहक (चपरासी) पुस्तक में नाम, दिनांक एवं पदनाम के साथ पूर्ण रूप से, स्याही में हस्ताक्षर करके अभिस्वीकृत की जाती है।
• 📧Dak received through emails should be acknowledged.ईमेल से प्राप्त डाक की भी पावती अवश्य दी जाए।

• ➡️(i) Receipts are sent to the section/officer concerned and acknowledged by the receiver. Alternatively, distribution may be entered & signed in a section-wise / officer-wise register.(i) प्राप्तियाँ संबंधित अनुभाग/अधिकारी को भेजी जाती हैं और प्राप्तकर्ता द्वारा अभिस्वीकृत की जाती हैं। वैकल्पिक रूप से, वितरण अनुभाग-वार / अधिकारी-वार रजिस्टर में दर्ज एवं हस्ताक्षरित हो सकता है।
• ⏰(ii) Dak with urgency grading → distributed as and when received. Other dak → distributed at three suitable intervals:(ii) तत्काल श्रेणी की डाक → प्राप्ति होते ही वितरित। अन्य डाक → तीन उपयुक्त अंतरालों पर वितरित:

Ordinary dak received too late for the last round → kept ready for distribution early next day.अंतिम चक्र के लिए बहुत देर से प्राप्त सामान्य डाक → अगले दिन प्रातः वितरण हेतु तैयार रखी जाएगी।

Duties of the Official-in-Charge of CRUCRU प्रभारी अधिकारी के कर्तव्य

• a.As far as possible, sorting and registering of dak is completed on the day of its receipt.यथासंभव, डाक की छँटाई एवं पंजीकरण उसी दिन पूरा किया जाए जिस दिन वह प्राप्त हुई हो।
• b.If not completed during the day — without prejudice to Immediate / Priority dak processing — the night-duty staff attends to it.यदि उसी दिन पूर्ण न हो — तत्काल / प्राथमिकता वाली डाक के प्रसंस्करण को प्रभावित किए बिना — रात्रि-ड्यूटी स्टाफ इसे पूर्ण करेगा।
• c.Total number of pending receipts at end of day → handed over to night-duty staff; full signatures of night-duty staff obtained in token of having taken custody.दिन के अंत में कुल लंबित प्राप्तियाँ → रात्रि-ड्यूटी स्टाफ को सौंपी जाती हैं; अभिरक्षा स्वीकार करने के प्रमाण-स्वरूप रात्रि-ड्यूटी स्टाफ के पूर्ण हस्ताक्षर लिए जाते हैं।

• 🌙(iii) Urgency-graded dak received outside office hours → sent to sections concerned if there is staff on duty.(iii) कार्यालय-बाह्य समय में प्राप्त तत्काल श्रेणी की डाक → संबंधित अनुभागों को भेजी जाती है यदि कोई स्टाफ ड्यूटी पर हो।
• 📨(iv) Email is encouraged — quicker despatch & receipt. Parliament Units, Budget Sections, Coordination Sections must extensively use email with cc to authorised officers and concerned Sections. Senders should attach PDF + Word/Excel documents to facilitate quicker compilation.(iv) ईमेल प्रोत्साहित — तेज़ प्रेषण एवं प्राप्ति। संसदीय इकाइयाँ, बजट अनुभाग, समन्वय अनुभाग ईमेल का व्यापक उपयोग करें — प्राधिकृत अधिकारियों एवं संबंधित अनुभागों को cc सहित। प्रेषक त्वरित संकलन हेतु PDF + Word/Excel दस्तावेज़ संलग्न करें।

On receiving the Receipts, the Section Officer will:प्राप्तियाँ प्राप्त होने पर, अनुभाग अधिकारी:

• i.Go through the receipt.प्राप्ति का अवलोकन करेंगे।
• ii.Forward mis-sent receipts or emails directly to the section concerned.ग़लत-प्रेषित प्राप्तियों अथवा ईमेल को सीधे संबंधित अनुभाग को अग्रेषित करेंगे।
• iii.Separate those which — under departmental instructions or his/her discretion — should be seen by higher officers.उन प्राप्तियों को अलग करेंगे जो — विभागीय अनुदेशों अथवा अपने विवेक से — उच्च अधिकारियों द्वारा देखी जानी चाहिए।
• iv.Retain remaining receipts/emails of a difficult nature or with any special feature requiring his/her personal attention.कठिन प्रकृति की अथवा उनके वैयक्तिक ध्यान की आवश्यकता वाली विशिष्टता वाली शेष प्राप्तियों/ईमेल को स्वयं रखेंगे।
• v.Mark other receipts to the Dealing Officers concerned — and where necessary, indicate urgency grading, deadline, and/or directions on line of action.अन्य प्राप्तियों को संबंधित दायित्वी अधिकारियों को अंकित करेंगे — एवं आवश्यकतानुसार तत्काल श्रेणी, समय-सीमा, और/अथवा कार्रवाई की दिशा पर निर्देश दर्शाएँगे।
• vi.Keep a note in his/her register of important receipts requiring prompt action or disposal by a specified date.अपने रजिस्टर में शीघ्र कार्रवाई अथवा निर्दिष्ट तिथि तक निपटान वाली महत्त्वपूर्ण प्राप्तियों का नोट रखेंगे।
• vii.If a file is returned by another Ministry/Department → submit it to the officer who last noted on it.यदि कोई फ़ाइल अन्य मंत्रालय/विभाग द्वारा वापस की गई है → उसे उस अधिकारी को प्रस्तुत करें जिसने उस पर अंतिम बार टिप्पण किया था।

• 📒Manual receipts submitted to officers move in pads conspicuously labelled as 'Receipt Pad'.अधिकारियों को प्रस्तुत मैनुअल प्राप्तियाँ स्पष्ट रूप से 'Receipt Pad' लेबल वाले पैड में जाती हैं।
• ⏱️Movement & perusal must receive prompt attention. The Section Officer keeps a careful watch on any hold-up and acts to expedite.गति एवं अवलोकन को शीघ्र ध्यान मिलना चाहिए। अनुभाग अधिकारी किसी भी रुकावट पर सावधानीपूर्वक निगरानी रखेगा एवं तेज़ी हेतु कार्रवाई करेगा।
• ⚠️The Section brings to the SO's notice any receipt not received back from officers within one day.अनुभाग किसी भी ऐसी प्राप्ति को SO के संज्ञान में लाएगा जो एक दिन के भीतर अधिकारियों से वापस न मिली हो।

Officers to whom receipts are submitted will:जिन अधिकारियों को प्राप्तियाँ प्रस्तुत की जाती हैं, वे:

• i.Go through the receipts, initial them, and return them to the Section Officer.प्राप्तियों का अवलोकन कर, उन पर आद्याक्षर अंकित करें, एवं अनुभाग अधिकारी को वापस कर दें।
• ii.Remove receipts they wish to process / dispose of at their level, OR submit to higher officers at the dak stage. Movement of such receipts is done by the personal staff.ऐसी प्राप्तियाँ हटा सकते हैं जिन्हें वे अपने स्तर पर प्रसंस्कृत/निपटाना चाहें, अथवा डाक चरण पर उच्चतर अधिकारियों को प्रस्तुत करना चाहें। ऐसी प्राप्तियों की गति वैयक्तिक स्टाफ द्वारा की जाती है।
• iii.Ensure that an existing file is obtained from the Section, or a new file is opened by the Section, with respective references made in the File Register for further action.सुनिश्चित करें कि अनुभाग से मौजूदा फ़ाइल प्राप्त हो जाए, अथवा अनुभाग द्वारा नई फ़ाइल खोली जाए, तथा आगे की कार्रवाई हेतु फ़ाइल रजिस्टर में संबंधित संदर्भ दर्ज किए जाएँ।

If a section feels it is not concerned with a mis-sent receipt or email, it should be brought to the notice of the Under Secretary so designated by Departmental Instructions for deciding allocation.यदि कोई अनुभाग समझता है कि वह ग़लत-प्रेषित प्राप्ति अथवा ईमेल से संबंधित नहीं है, तो आवंटन निर्णय हेतु इसे विभागीय अनुदेशों द्वारा नामित अवर सचिव के संज्ञान में लाया जाए।

(a) General Principles(क) सामान्य सिद्धांत

(b) Action by Dealing Officer — 14 steps(ख) दायित्वी अधिकारी की कार्रवाई — 14 चरण

(c) Action by Section Officer(ग) अनुभाग अधिकारी की कार्रवाई

(e) Action by Branch Officers and above(ङ) शाखा अधिकारी एवं उससे ऊपर की कार्रवाई

"File Management System" has two connotations:"फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली" के दो अर्थ हैं:

• 🔢(i) The manner in which the file number is given; and(i) जिस रीति से फ़ाइल संख्या दी जाती है; तथा
• 📋(ii) The manner in which papers are filed.(ii) जिस रीति से कागज़ात फ़ाइल किए जाते हैं।

Two systems in use in the Central Secretariatकेंद्रीय सचिवालय में प्रयुक्त दो प्रणालियाँ

(a) Functional File Numbering System(क) फंक्शनल फ़ाइल संख्यांकन प्रणाली

• 🛠️(i) Functional file number was developed by DARPG in respect of functions common to all Ministries and Departments. The common office function codes are given in Table 6.1 below.(i) फंक्शनल फ़ाइल संख्या सभी मंत्रालयों एवं विभागों के लिए सामान्य कार्यों के संबंध में DARPG द्वारा विकसित की गई थी। सामान्य कार्यालय फ़ंक्शन कोड नीचे तालिका 6.1 में दिए गए हैं।
• 🔠(ii) Apart from the common-function code, a functional file number has an alpha-numeric code for basic, primary, secondary and tertiary heads; the serial number of the file opened during the year under such heads, and numbers representing the year of opening.(ii) सामान्य-फंक्शन कोड के अतिरिक्त, फंक्शनल फ़ाइल संख्या में मूल, प्राथमिक, द्वितीयक एवं तृतीयक शीर्षकों हेतु अल्फा-न्यूमेरिक कोड; ऐसे शीर्षकों के अंतर्गत वर्ष में खोली गई फ़ाइल का क्रम संख्या; तथा फ़ाइल खोले जाने के वर्ष को दर्शाने वाली संख्याएँ होती हैं।
• 📎(iii) Details of how file numbers are assigned under this system are given in Appendix 6.1.(iii) इस प्रणाली के अंतर्गत फ़ाइल संख्याएँ कैसे सौंपी जाती हैं — विस्तार परिशिष्ट 6.1 में।

(b) Conventional File Numbering System(ख) पारंपरिक फ़ाइल संख्यांकन प्रणाली

• 📚(i) Numbering may vary from Department to Department, and section to section within the same Department. This is the reason why the functional file system was devised — to bring uniformity. However, many sections still use this conventional system. A file number under this system has two or more alpha-numeral parts:(i) संख्यांकन विभाग-विभाग में, तथा एक ही विभाग के अनुभाग-अनुभाग में भिन्न हो सकता है। यही कारण है कि एकरूपता लाने हेतु फंक्शनल फ़ाइल प्रणाली विकसित की गई। तथापि, कई अनुभाग अब भी पारंपरिक प्रणाली प्रयोग करते हैं। इस प्रणाली में फ़ाइल संख्या के दो अथवा अधिक अल्फा-न्यूमेरिक भाग होते हैं:

• 📑(ii) Details of how file numbers are assigned under the conventional system are given in Appendix 6.2.(ii) पारंपरिक प्रणाली में फ़ाइल संख्याएँ कैसे सौंपी जाती हैं — परिशिष्ट 6.2 में।

• 📒A record of files opened during a calendar year will be kept in a File Register maintained by the Section.एक कैलेंडर वर्ष के दौरान खोली गई फ़ाइलों का अभिलेख अनुभाग द्वारा अनुरक्षित फ़ाइल रजिस्टर में रखा जाएगा।
• 📋A specimen of the File Register is at Appendix 6.3.फ़ाइल रजिस्टर का नमूना परिशिष्ट 6.3 में दिया गया है।

• 🔄Movements of files are recorded in a File Movement Register. A specimen is at Appendix 6.4.फ़ाइलों की गति फ़ाइल गति रजिस्टर में दर्ज की जाती है। नमूना परिशिष्ट 6.4 में है।
• 💻Departments are advised to use the eFile MIS Report available in eOffice.विभागों को eOffice में उपलब्ध eFile MIS रिपोर्ट का प्रयोग करने की सलाह दी जाती है।

• i.Filing of papers means placing the PUC and/or FRs in the correspondence portion and the notes in the note portion of the file.कागज़ात की फ़ाइलिंग का अर्थ है — PUC एवं/अथवा FRs को फ़ाइल के पत्राचार भाग में, तथा टिप्पणों को टिप्पण भाग में रखना।
• ii.Papers are punched on the left-hand top corner, leaving 1 inch each on the top and left, and tagged onto the appropriate part of the file (notes, correspondence, appendix to notes, appendix to correspondence) — in chronological order, top to bottom, oldest at the top, latest at the bottom.कागज़ात को बाएँ ऊपरी कोने पर पंच किया जाता है — ऊपरी एवं बाएँ कोने पर 1 इंच का स्थान छोड़ते हुए — और फ़ाइल के उपयुक्त भाग में टैग किया जाता है — कालानुक्रम में, ऊपर से नीचे, सबसे पुराना ऊपर एवं सबसे नया नीचे।
• iii.Both the Notes portion and the Correspondence portion are separately page-numbered. The first page of the correspondence (say page 1) shall be on the top, and the last page (say page 20) at the bottom.टिप्पण भाग एवं पत्राचार भाग दोनों अलग-अलग पृष्ठांकित किए जाते हैं। पत्राचार का प्रथम पृष्ठ (जैसे पृष्ठ 1) ऊपर, तथा अंतिम पृष्ठ (जैसे पृष्ठ 20) नीचे होगा।
• iv.Sometimes the latest PUC or FR is kept on top for quick access by senior officers. In doing so, ensure each is page-numbered, referenced and docketed. After action is decided, these PUCs/FRs along with the copy of the outgoing communication, if any, must be transferred to the bottom of the correspondence portion to ensure chronological sequence.कभी-कभी, वरिष्ठ अधिकारियों की त्वरित पहुँच हेतु नवीनतम PUC अथवा FR को ऊपर रखा जाता है। ऐसा करते समय यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पृष्ठांकित, संदर्भित एवं डॉकेट किया गया हो। कार्रवाई के निर्णय के बाद, ये PUC / FR एवं कोई निर्गामी संप्रेषण की प्रति पत्राचार-भाग के नीचे अंतरित कर दी जाएँ ताकि कालानुक्रम बना रहे।
• v.Both portions are placed in a single file cover. Left end of the tag in the notes portion is tagged on to the left side of the cover, with the right end remaining untagged. For the correspondence portion, the right side of the tag is tagged on to the right side of the same cover, with the left end remaining untagged.दोनों भाग एक ही फ़ाइल कवर में रखे जाते हैं। टिप्पण भाग में टैग का बायाँ सिरा कवर के बाईं ओर टैग होगा, दायाँ सिरा अनटैग्ड रहेगा। पत्राचार भाग में टैग का दायाँ सिरा उसी कवर के दाईं ओर टैग होगा, बायाँ सिरा अनटैग्ड रहेगा।
• vi.Earlier communications referred to as the Receipt (R) or the Issue (I) are indicated in red ink, by giving the position of these references on the file.पूर्ववर्ती संप्रेषण जिन्हें प्राप्ति (R) अथवा निर्गम (I) कहा जाता है — फ़ाइल पर इन संदर्भों की स्थिति देते हुए लाल स्याही में अंकित किए जाते हैं।
• vii.If a file is bulky, separate file covers may be maintained for the appendix to notes and the appendix to correspondence. Example: a 50-page report received with a D.O. letter as enclosure → the D.O. letter is filed in the correspondence portion and the report goes into the Appendix to Correspondence portion. An indication is given in the D.O. letter that the report is in the Appendix.यदि फ़ाइल विस्तृत हो, तो टिप्पण-परिशिष्ट एवं पत्राचार-परिशिष्ट के लिए अलग फ़ाइल कवर रखे जा सकते हैं। उदाहरण: 50-पृष्ठ की रिपोर्ट डी.ओ. पत्र के साथ संलग्नक के रूप में प्राप्त — डी.ओ. पत्र पत्राचार-भाग में फ़ाइल किया जाता है, रिपोर्ट पत्राचार-परिशिष्ट भाग में रखी जाती है।
• viii.Routine receipts and issues (e.g. reminders, acknowledgments) and routine notes are not allowed to clutter the file. They are placed below the file in a separate cover and destroyed when they have served their purpose — unless they have an audit or legal necessity, in which case they are filed chronologically in the correspondence portion.नियमित प्राप्तियाँ एवं निर्गम (जैसे स्मरण-पत्र, पावती) तथा नियमित टिप्पण को फ़ाइल को अव्यवस्थित नहीं करने दिया जाता। उन्हें फ़ाइल के नीचे एक अलग कवर में रखा जाता है और उद्देश्य पूरा होने पर नष्ट कर दिया जाता है — यदि उनकी लेखापरीक्षा अथवा विधिक आवश्यकता न हो तो ऐसी स्थिति में उन्हें कालानुक्रम से पत्राचार-भाग में फ़ाइल किया जाएगा।
• ix.If the file is not bulky, the appendix to notes and appendix to correspondence may be kept along with the respective notes / correspondence portions of the main file.यदि फ़ाइल विस्तृत न हो, तो टिप्पण-परिशिष्ट एवं पत्राचार-परिशिष्ट को मुख्य फ़ाइल के संबंधित टिप्पण / पत्राचार-भागों के साथ रखा जा सकता है।
• x.For easy handling, when the notes + correspondence portion exceeds 150–200 pages, the file is stitched and marked "Volume I" — e.g. A – 11011/2/2019 – Estt (Volume – I). Further papers go to Volume II, and so on.आसान संचालन हेतु, जब टिप्पण + पत्राचार-भाग 150–200 पृष्ठ से अधिक हो जाए, तो फ़ाइल को सिल कर "Volume I" अंकित किया जाता है — जैसे A – 11011/2/2019 – Estt (Volume – I)। आगे के कागज़ात Volume II में और इसी क्रम में।
• xi.In Volume II and subsequent volumes, page numbering in the notes and correspondence portions is made in continuity of the last page number of the earlier volume.Volume II एवं आगे के संस्करणों में, टिप्पण-भाग एवं पत्राचार-भाग का पृष्ठांकन पिछले संस्करण के अंतिम पृष्ठ संख्या की निरंतरता में होगा।

The papers in a case will be arranged in the following order — from top downwards:किसी मामले के कागज़ात निम्न क्रम में — ऊपर से नीचे — व्यवस्थित किए जाएँगे:

• i.Every page in each part of the file is consecutively numbered in separate series, in pen, on the right top corner. Blank intervening pages, if any, are not numbered.फ़ाइल के प्रत्येक भाग के प्रत्येक पृष्ठ को अलग-अलग शृंखलाओं में क्रमिक रूप से कलम से दाएँ ऊपरी कोने पर संख्यांकित किया जाएगा। बीच में आए रिक्त पृष्ठों को संख्यांकित नहीं किया जाएगा।
• ii.Each item of correspondence — whether Receipt (R) or Issue (I) — is assigned a number (docketing), displayed prominently in red ink at the top middle of its first page.पत्राचार की प्रत्येक मद — चाहे प्राप्ति (R) अथवा निर्गम (I) — को संख्या (डॉकेटिंग) सौंपी जाती है, जो उसके प्रथम पृष्ठ के शीर्ष-मध्य में लाल स्याही में स्पष्ट रूप से प्रदर्शित होती है।
• iii.The paper under consideration is flagged 'PUC'; the latest fresh receipt noted upon is flagged 'FR'. If there are more than one FR, they are flagged 'FR I', 'FR II', etc. Similarly, more than one PUC is possible. While flagging, relevant page numbers must be quoted in the margin. Other papers in a current file referred to in the notes can be flagged as Flag A, Flag B, etc.; the page numbers must still be given in the margin for future reference, after the flags are removed.विचाराधीन कागज़ को 'PUC', और जिस पर टिप्पण किया गया है उस नवीनतम ताज़ा प्राप्ति को 'FR' ध्वजांकित किया जाता है। एक से अधिक FR हों तो उन्हें 'FR I', 'FR II', इत्यादि ध्वजांकित किया जाता है। एक से अधिक PUC भी हो सकते हैं। ध्वजांकन के समय संबंधित पृष्ठ संख्याएँ हाशिये में अवश्य दी जाएँ। टिप्पण में संदर्भित चालू फ़ाइल के अन्य कागज़ातों को Flag A, Flag B, इत्यादि ध्वजांकित किया जा सकता है; ध्वजों को हटाए जाने के बाद भी भविष्य के संदर्भ हेतु संबंधित पृष्ठ संख्याएँ हाशिये में अवश्य दी जानी चाहिए।
• iv.Recorded files and other papers put up with the current file are flagged with alphabetical slips for quick identification. Only one alphabetical slip per recorded file or compilation. If two or more papers in the same file are referred to, they are identified by page numbers in addition to the slip — e.g. 'C'/23n, 'C'/17c, 'C'/57c, etc.चालू फ़ाइल के साथ रखी अभिलिखित फ़ाइलों एवं अन्य कागज़ातों को त्वरित पहचान हेतु वर्णानुक्रमिक स्लिप से ध्वजांकित किया जाता है। एक अभिलिखित फ़ाइल/संकलन से केवल एक वर्णानुक्रमिक स्लिप संलग्न होगी। यदि एक ही फ़ाइल में दो अथवा अधिक कागज़ातों का संदर्भ देना हो, तो उन्हें स्लिप के अतिरिक्त पृष्ठ संख्याओं से पहचाना जाता है — जैसे 'C'/23n, 'C'/17c, 'C'/57c, इत्यादि।
• v.To facilitate identification of references to papers in other files after slips are removed: the file number is quoted in the body of the note; relevant page numbers, with the alphabetical slip attached, are indicated on the margin. Similarly: the number and date of orders, notifications, resolutions, and — for Acts, Rules, Regulations — their brief title with the relevant section, rule, paragraph or clause, are quoted in the body of the notes; the alphabetical slips are indicated on the margin.स्लिप हटाए जाने के बाद अन्य फ़ाइलों के कागज़ातों के संदर्भों की पहचान सुगम करने हेतु: संदर्भित फ़ाइल संख्या टिप्पण के मूल पाठ में उद्धृत की जाती है; संबंधित पृष्ठ संख्याएँ — संलग्न स्लिप के साथ — हाशिये पर दर्शायी जाती हैं। इसी प्रकार: आदेशों, अधिसूचनाओं, संकल्पों की संख्या एवं तिथि, तथा अधिनियमों, नियमों, विनियमों के लिए — उनका संक्षिप्त शीर्षक तथा संबंधित धारा, नियम, पैरा अथवा खंड — टिप्पण के मूल पाठ में उद्धृत किए जाते हैं; प्रयुक्त वर्णानुक्रमिक स्लिप हाशिये पर दर्शायी जाती हैं।
• vi.Rules or other compilations referred to in a case need not be put up if copies are expected to be available with the officers to whom the case is being submitted. The fact of such compilations not having been put up is indicated in the margin in pencil as 'Not put up'.किसी मामले में संदर्भित नियम अथवा अन्य संकलन को प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है — यदि ऐसी प्रतियाँ उन अधिकारियों के पास उपलब्ध होने की अपेक्षा हो जिन्हें मामला प्रस्तुत किया जा रहा है। ऐसे संकलनों के प्रस्तुत नहीं किए जाने का तथ्य हाशिये पर पेंसिल से 'Not put up' के रूप में दर्शाया जाता है।
• vii.Flag is pinned or stuck neatly on the back side of the papers being flagged. When several papers are flagged, the slips are spread over the entire width of the file so that every slip is easily visible.ध्वज को ध्वजांकित किए जा रहे कागज़ात के पीछे की ओर साफ़-सुथरे ढंग से पिन / चिपका दिया जाता है। जब कई कागज़ात ध्वजांकित हों, तो स्लिप फ़ाइल की पूरी चौड़ाई पर फैलायी जाती हैं ताकि प्रत्येक स्लिप सरलता से दिखे।
• viii.An illustration of referencing in the notes & correspondence portions is at Appendix 6.5 and 6.6.टिप्पण एवं पत्राचार-भागों में संदर्भन का उदाहरण परिशिष्ट 6.5 एवं 6.6 में।

• 🔗(i) If issues raised in two or more current files are so inter-connected that they must be dealt with together simultaneously, the relevant files are linked. Linking may also be used if a paper on one current file is required for reference in dealing with another current file — unless a copy can be conveniently placed on the first file.(i) यदि दो अथवा अधिक चालू फ़ाइलों में उठाए गए मुद्दे इस प्रकार परस्पर संबद्ध हों कि उन्हें एक साथ निपटाना आवश्यक हो, तो संबंधित फ़ाइलें लिंक की जाती हैं। यदि एक चालू फ़ाइल पर का कागज़ दूसरी चालू फ़ाइल के निपटान में संदर्भ हेतु आवश्यक हो — तो भी लिंकिंग का सहारा लिया जा सकता है — जब तक प्रति पहली फ़ाइल पर सुविधाजनक रूप से न रखी जा सके।
• ⚖️(ii) Attaching a file is different from linking: Linked file(s) = file(s) where decision is required; Attached file = a file 'attached' only for reference purposes.(ii) फ़ाइल संलग्न करना, लिंक करने से भिन्न है: लिंक्ड फ़ाइलें = वे फ़ाइलें जहाँ निर्णय अपेक्षित है; संलग्न फ़ाइल = वह फ़ाइल जो केवल संदर्भ हेतु 'संलग्न' की गई हो।
• 📚(iii) The linked files are stacked one above the other. The linked file(s) is/are displayed by placing a slip on the flap on the file board:(iii) लिंक्ड फ़ाइलें एक के ऊपर एक रखी जाती हैं। लिंक्ड फ़ाइल(ें) फ़ाइल बोर्ड के फ्लैप पर एक स्लिप रखकर प्रदर्शित की जाती हैं:

Linked files:
No: 11011/5/2016 – Policy
No: 11011/6/2010 – Policy

• 🔓(iv) On return of the file after completion of action, the linked and attached files are immediately delinked — after taking relevant extracts and placing the extracts in the linked files.(iv) कार्रवाई पूर्ण होने के बाद फ़ाइल वापस आने पर, लिंक्ड एवं संलग्न फ़ाइलें तुरंत अनलिंक कर दी जाती हैं — संबंधित अंश निकालकर एवं उन अंशों को लिंक्ड फ़ाइलों में रखकर।

• 📂(i) If the main file is not likely to be available for some time and it is necessary to process a fresh receipt or note without waiting for its return, a part file may be opened. This may also be used where it is desired to consult simultaneously two or more sections / officers.(i) यदि मुख्य फ़ाइल कुछ समय तक उपलब्ध न होने की संभावना हो और उसकी वापसी की प्रतीक्षा किए बिना ताज़ा प्राप्ति/टिप्पण को संसाधित करना आवश्यक हो — तो भाग-फ़ाइल खोली जा सकती है। इसका प्रयोग तब भी किया जा सकता है जब एक साथ दो अथवा अधिक अनुभागों/अधिकारियों से परामर्श करना हो।
• 📋(ii) A part file will normally consist of: (a) the receipt dealt with; and (b) notes relating thereto.(ii) भाग-फ़ाइल में सामान्यतः होंगे: (क) निपटाई गई प्राप्ति; एवं (ख) उससे संबंधित टिप्पण।
• 🔢(iii) If two or more part files are opened, each is identified by a distinct number — e.g. No: A-11011/2/2018 – Fin (PF-1), (PF-2), etc.(iii) यदि दो अथवा अधिक भाग-फ़ाइलें खोली जाएँ, तो प्रत्येक की विशिष्ट संख्या होगी — जैसे No: A-11011/2/2018 – Fin (PF-1), (PF-2), इत्यादि।
• 🔄(iv) A part file shall be merged with the main file by the Dealing Officer immediately when both files are returned to the Section — after fresh referencing.(iv) मुख्य फ़ाइल एवं भाग-फ़ाइल के अनुभाग में लौटने पर — नए संदर्भन के बाद — दायित्वी अधिकारी द्वारा भाग-फ़ाइल को तुरंत मुख्य फ़ाइल में मिला दिया जाएगा।

(i) Transfer of files(i) फ़ाइलों का अंतरण

• ↪️When work is transferred from one Department/Section to another, the former promptly transfers all related records — files (current & closed) — to the latter.जब कार्य एक विभाग/अनुभाग से दूसरे को अंतरित होता है, तो पूर्व विभाग/अनुभाग संबंधित सभी अभिलेखों — फ़ाइलें (चालू एवं बंद) — को तुरंत अंतरित कर देता है।
• 📝In case of transfer between Departments, a list will be prepared and approval of the Head of Department taken.विभागों के बीच अंतरण के मामले में, एक सूची तैयार की जाएगी तथा विभाग प्रमुख का अनुमोदन लिया जाएगा।
• 🚫The Department/Section taking over the records will not reclassify or renumber the closed files transferred to it.अभिलेख ग्रहण करने वाला विभाग/अनुभाग, अंतरित बंद फ़ाइलों को पुनर्वर्गीकृत अथवा पुनः-संख्यांकित नहीं करेगा।
• ⏱️For current files, the endeavour should be to close them at the earliest possible stage and open new files as per the receiving Department's/Section's own scheme of classification.चालू फ़ाइलों के लिए — प्रयास हो कि उन्हें यथाशीघ्र बंद किया जाए तथा ग्रहणकर्ता विभाग/अनुभाग की अपनी वर्गीकरण-योजना के अनुसार नई फ़ाइलें खोली जाएँ।

(ii) Reconstruction of a misplaced file(ii) ग़लत-स्थान-स्थित फ़ाइल का पुनर्निर्माण

• 🔧A file is reconstructed if misplaced. The file number and subject are obtained from the file register, and copies of correspondence are sought from the corresponding Department.ग़लत-स्थान पर पहुँच जाने पर फ़ाइल का पुनर्निर्माण किया जाता है। फ़ाइल संख्या एवं विषय फ़ाइल रजिस्टर से प्राप्त किए जाते हैं, और पत्राचार की प्रतियाँ संबंधित विभाग से माँगी जाती हैं।
• 📄On receipt of all such papers, they are arranged in chronological order, and a self-contained note is prepared on the basis of the copies of correspondence and placed on the notes portion of the reconstructed file.ऐसे सभी कागज़ात प्राप्त होने पर, उन्हें कालानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है, तथा पत्राचार-प्रतियों के आधार पर एक स्व-निहित टिप्पण तैयार कर पुनर्निर्मित फ़ाइल के टिप्पण-भाग पर रखा जाता है।

• i.Movement of files will be entered in the File Movement Register (Appendix 6.4).फ़ाइलों की गति फ़ाइल गति रजिस्टर (परिशिष्ट 6.4) में दर्ज की जाएगी।
• ii.When current files are linked, the movement of linked files is marked in the space allotted for the file with which these are linked, AND also individually in the space for each linked file.जब चालू फ़ाइलें लिंक की जाती हैं, तो लिंक्ड फ़ाइलों की गति उस फ़ाइल के लिए आवंटित स्थान में अंकित की जाएगी जिनसे ये लिंक हैं, तथा प्रत्येक लिंक्ड फ़ाइल के लिए भी अलग-अलग उसके निर्धारित स्थान पर।
• iii.When recorded files are put up with a file, their movement is marked in the space for the file with which they are put up.जब किसी फ़ाइल के साथ अभिलिखित फ़ाइलें प्रस्तुत की जाती हैं, तो उनकी गति उस फ़ाइल के स्थान पर अंकित होगी जिसके साथ वे प्रस्तुत की गई हैं।
• iv.Movement of files received from other departments/sections and other receipts not yet brought on to a file is noted in the 'remarks' column of the section register.अन्य विभागों/अनुभागों से प्राप्त फ़ाइलों, तथा अब तक किसी फ़ाइल पर न लाई गई अन्य प्राप्तियों की गति, अनुभाग रजिस्टर के 'टिप्पणी' कॉलम में अंकित होगी।
• v.No current file is issued to other sections except against a written requisition and after marking its movement in the file movement register.कोई भी चालू फ़ाइल अन्य अनुभागों को जारी नहीं की जाएगी सिवाय लिखित अधियाचना के विरुद्ध तथा फ़ाइल गति रजिस्टर में उसकी गति अंकित किए जाने के बाद।
• vi.Files and other papers marked by the Under Secretary to other officers, sections or departments are routed through the section for noting their movement.अवर सचिव द्वारा अन्य अधिकारियों, अनुभागों अथवा विभागों को अंकित फ़ाइलें एवं अन्य कागज़ात — गति अंकन हेतु अनुभाग के माध्यम से प्रेषित किए जाते हैं।
• vii.When files are handed over personally by the Under Secretary to other officers, he informs the Section Officer accordingly, who ensures that the movement is marked in the file movement register.जब अवर सचिव स्वयं अन्य अधिकारियों को फ़ाइलें सौंपते हैं, तो वे अनुभाग अधिकारी को तदनुसार सूचित करते हैं, जो यह सुनिश्चित करते हैं कि गति फ़ाइल गति रजिस्टर में अंकित हो जाए।
• viii.The personal staff of officers of the rank of Deputy Secretary and above maintains the movement of papers received by their officers in the respective personal section register (Appendix 5.1). Movement of any file handed over personally to a higher officer or to the Minister is similarly noted by the personal staff. Papers/files marked by them to other departments are routed through the section concerned for noting movements.उप सचिव एवं उच्चतर रैंक के अधिकारियों का वैयक्तिक स्टाफ उनके द्वारा प्राप्त कागज़ात की गति को संबंधित वैयक्तिक अनुभाग रजिस्टर (परिशिष्ट 5.1) में अनुरक्षित करता है। स्वयं किसी उच्चतर अधिकारी अथवा मंत्री को सौंपी गई किसी भी फ़ाइल की गति भी इसी प्रकार वैयक्तिक स्टाफ द्वारा अंकित की जाती है। उनके द्वारा अन्य विभागों को अंकित कागज़ात/फ़ाइलें — गति अंकन हेतु संबंधित अनुभाग के माध्यम से भेजी जाएँगी।

• ⚡(i) The advised urgency gradings are 'Immediate', 'Priority' and 'Top Priority':(i) सलाह दी गई तत्कालता श्रेणियाँ हैं — 'तत्काल' (Immediate), 'प्राथमिकता' (Priority) एवं 'अति-प्राथमिकता' (Top Priority):

• 📜(ii) Where Lok Sabha / Rajya Sabha questions, motions or Bills are processed, a separate specific file cover shall be used. Hence, it will not be necessary to use any other urgency grading.(ii) जहाँ लोकसभा / राज्यसभा के प्रश्न, प्रस्ताव अथवा विधेयक संसाधित किए जाते हैं — एक अलग विशिष्ट फ़ाइल कवर का उपयोग किया जाएगा। इसलिए अन्य कोई तत्कालता श्रेणी प्रयोग करना आवश्यक नहीं होगा।
• 🔁(iii) The grading of urgency assigned to a case will be reviewed by all concerned at different stages of its progress and, where necessary, revised. This is particularly important for cases proposed to be referred to other Departments.(iii) किसी मामले को सौंपी गई तत्कालता श्रेणी की उसकी प्रगति के विभिन्न चरणों पर सभी संबंधितों द्वारा समीक्षा की जाएगी और आवश्यकतानुसार संशोधित की जाएगी। यह विशेष रूप से उन मामलों के लिए महत्त्वपूर्ण है जो अन्य विभागों को संदर्भित किए जाने हेतु प्रस्तावित हों।

                                                                       –12–
F.No. _______________________

S.No. 17 (R) pg 22/c
"Link the minutes of the previous meeting and consult DoLA@"
                                                          sd/- ABC
                                                          JS (Policy)
                                                          12/1/19

Reference: FR*
This relates to ______________________________________________ .

  2.  Minutes** of the previous meeting are linked below.

  3.  A self-contained I.D. note to DoLA is put for approval.

                                                          sd/-
                                                          (DEF)
                                                          12/1/19
                                                          SO (Policy - I)

US (Pol)
Dir (Pol)

S No 18 (I) p 23 – 24/cor
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
* FR        pp 80-82 /cor
** Flag A   pp 29-32 /cor

                                                                          49

S No 10 (R) p 53-55/cor
                              Government of Arunachal Pradesh
                              Department of Administrative Reforms
                              Itanagar, Date: 16th January, 2016

To
The Secretary,
Ministry of Home Affairs,
New Delhi
[Attention: Shri ABC, Director (DM)]

Subject: Inputs for the Training Policy on Disaster Management — regarding

Sir,
                                p 28/cor      p 36/cor
        I am directed to refer to Letter no. _____________ dated _________
and dated _________ from the Ministry of Home Affairs on the subject mentioned
above and to forward herewith the inputs prepared by the State Institute of Public
Administration. It is requested that adequate funds may be provided to the State
Government to conduct these training programmes. It is also requested that
Training of Trainers may be conducted in Ranchi and at least 5 districts to
prepare a team of Trainers.

                                              Yours faithfully,
Encl:                                         (XYZ)
                                              Secretary

• i.All notes shall be recorded on note sheet (Green Sheet).सभी टिप्पण नोट शीट (हरी शीट) पर अंकित किए जाएँगे।
• ii.A note is submitted either to seek approval of the competent authority or for information.टिप्पण या तो सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन हेतु, अथवा सूचना हेतु प्रस्तुत किया जाता है।
• iii.A note must be concise and to the point. Lengthy notes are to be avoided. 'Verbatim reproduction' of extracts from — or paraphrasing of — the paper under consideration, fresh receipt, or any other part of correspondence/notes on the same file, should also be avoided. Instead, a summarized version of the issues raised in PUC / FR are to be brought on the note.टिप्पण संक्षिप्त एवं सटीक हो। लंबे टिप्पण न लिखे जाएँ। विचाराधीन कागज़, ताज़ा प्राप्ति, अथवा उसी फ़ाइल के पत्राचार/टिप्पणों के अंशों का 'शब्दशः पुनरुत्पादन' अथवा भाव-व्यक्त (पैराफ्रेज़) भी नहीं किया जाए। इसके स्थान पर PUC / FR में उठाए गए मुद्दों का संक्षिप्त संस्करण टिप्पण पर लाया जाए।
• iv.For effective noting and to decide the quantum of noting, guidelines on functional approach to noting are to be adopted.प्रभावी टिप्पण एवं टिप्पण की मात्रा निर्धारित करने हेतु, टिप्पण के कार्यात्मक दृष्टिकोण के दिशा-निर्देश अपनाए जाएँ।
• v.When passing orders or making suggestions, an officer will confine his/her note to the actual points he proposes to make — without reiterating the ground already covered in the previous notes. If he/she agrees with the line of action suggested in the preceding note, he/she will merely append his signature. If he/she takes a decision different from the one suggested on file, he may do so giving reasons for his decision.आदेश पारित करते समय अथवा सुझाव देते समय, अधिकारी अपना टिप्पण केवल वास्तविक बिंदुओं तक सीमित रखे — पूर्व टिप्पणों में पहले से कवर किए गए विषय को न दोहराए। यदि वे पूर्व टिप्पण में सुझाई गई कार्रवाई से सहमत हों, तो वे केवल हस्ताक्षर करेंगे। यदि वे फ़ाइल पर सुझाए से भिन्न निर्णय लें, तो अपने निर्णय के कारण देते हुए ऐसा कर सकते हैं।
• vi.Any officer noting upon a file on which a running summary of facts is available will, in drawing attention to the facts, refer to the appropriate part of the summary — without repeating it in his own note.जिस फ़ाइल पर तथ्यों का चालू सारांश उपलब्ध हो, उस पर टिप्पण करने वाला अधिकारी तथ्यों की ओर ध्यान आकृष्ट करते समय सारांश के उपयुक्त भाग का संदर्भ देगा — अपने टिप्पण में उसे न दोहराते हुए।
• vii.Relevant extracts of the provisions of the Act, Rules and/or guidelines will be placed on the file and attention drawn to them in the note — rather than reproducing the relevant provisions in the note, unless such an extract on the note is essential to arrive at a decision.अधिनियम, नियम एवं/अथवा दिशा-निर्देश के संबंधित अंश फ़ाइल पर रखे जाएँगे और टिप्पण में उनकी ओर ध्यान आकृष्ट किया जाएगा — टिप्पण में संबंधित प्रावधानों के शब्दशः पुनरुत्पादन के बजाय — सिवाय जब निर्णय तक पहुँचने हेतु ऐसा अंश टिप्पण पर अनिवार्य हो।
• viii.Unless a running summary of facts is already available — or the last note on the file itself serves that purpose — a self-contained note will be put up with every case submitted to the Secretary or Minister. Such a note will bring out briefly but clearly the relevant facts, including the views expressed by other Departments consulted, and the point or points on which the orders or decision of the Secretary or Minister is sought.यदि तथ्यों का चालू सारांश पहले से उपलब्ध न हो — अथवा फ़ाइल का अंतिम टिप्पण ही उस उद्देश्य की पूर्ति न करता हो — तो सचिव अथवा मंत्री को प्रस्तुत प्रत्येक मामले के साथ एक स्व-निहित टिप्पण लगाया जाए। ऐसा टिप्पण संक्षेप में परंतु स्पष्ट रूप से प्रासंगिक तथ्यों को सामने लाएगा — परामर्शित अन्य विभागों द्वारा व्यक्त विचारों सहित, तथा वह बिंदु अथवा बिंदु जिन पर सचिव अथवा मंत्री के आदेश/निर्णय अपेक्षित हैं।
• ix.A self-contained note is prepared while seeking advice or opinion or concurrence of another Department. Such inter-Departmental references are made only with the approval of an officer not below the level of Joint Secretary — or the level specified by a nodal Ministry/Department through departmental instructions.किसी अन्य विभाग की सलाह, राय अथवा सहमति लेते समय स्व-निहित टिप्पण तैयार किया जाता है। ऐसे अंतर-विभागीय संदर्भ संयुक्त सचिव से न्यून स्तर के अधिकारी के अनुमोदन से नहीं भेजे जाते — अथवा नोडल मंत्रालय/विभाग द्वारा विभागीय अनुदेशों से निर्दिष्ट स्तर से।
• x.When a paper raises several major points requiring detailed examination and respective orders, each point (or group of related points) will be noted upon separately in sectional notes. Such notes will each begin with a list of the major point(s) dealt with therein and be placed below the main note in a separate folder.जब किसी कागज़ में विस्तृत परीक्षण एवं संबंधित आदेशों की आवश्यकता वाले कई मुख्य बिंदु उठाए गए हों, तो प्रत्येक बिंदु (अथवा संबंधित बिंदुओं का समूह) पर अलग-अलग खंडवार टिप्पण लिखे जाएँगे। ऐसे प्रत्येक टिप्पण के आरंभ में उसमें संबोधित मुख्य बिंदु(ओं) की सूची होगी, और मुख्य टिप्पण के नीचे एक अलग फ़ोल्डर में रखी जाएगी।
• xi.If apparent errors or incorrect statements in a case have to be pointed out, or if an opinion expressed therein has to be countered, care should be taken to make observations in courteous and temperate language free from personal remarks.यदि किसी मामले में स्पष्ट त्रुटियाँ अथवा ग़लत कथन इंगित करने हों, अथवा वहाँ व्यक्त राय का खंडन करना हो, तो टिप्पणियाँ व्यक्तिगत टिप्पणियों से रहित, शिष्ट एवं संयमित भाषा में करने का ध्यान रखा जाए।
• xii.While preparing/submitting Notes for the Cabinet / Cabinet Committees / Groups of Ministers & Committee of Secretaries, and for constitution / reconstitution of High-level Commissions / Committees, the format prescribed on the Cabinet Secretariat website (www.cabsec.nic.in) — as amended from time to time — may be followed.कैबिनेट / कैबिनेट समितियों / मंत्री समूहों एवं सचिवों की समिति हेतु तथा उच्च-स्तरीय आयोगों / समितियों के गठन / पुनर्गठन हेतु टिप्पण तैयार/प्रस्तुत करते समय — कैबिनेट सचिवालय की वेबसाइट (www.cabsec.nic.in) पर निर्धारित प्रारूप — समय-समय पर यथा-संशोधित — का अनुसरण किया जाए।
• xiii.Black or blue ink will be used by all category of staff and officers.सभी श्रेणियों के स्टाफ एवं अधिकारियों द्वारा काली अथवा नीली स्याही का प्रयोग किया जाएगा।
• xiv.A note will be divided into serially numbered paragraphs. In case of problem-solving or policy cases, paragraphs may have brief titles, if necessary.टिप्पण को क्रमिक रूप से क्रमांकित अनुच्छेदों में विभाजित किया जाएगा। समस्या-समाधान अथवा नीतिगत मामलों में, आवश्यकतानुसार अनुच्छेदों के संक्षिप्त शीर्षक हो सकते हैं।
• xv.Hand-written notes should be avoided. Notes should be electronically printed if half a page or more. Notes are to be printed on both sides of a note sheet.हस्तलिखित टिप्पण से बचा जाए। आधा पृष्ठ अथवा अधिक होने पर टिप्पण इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रिंट किए जाएँ। टिप्पण नोट शीट के दोनों ओर प्रिंट किए जाएँ।
• xvi.A small margin of about one inch will be left on all sides (left, right, top and bottom) of each page of the note sheet — to ensure better preservation of notes recorded on the files, since the paper sometimes gets torn from the edges making reading difficult.नोट शीट के प्रत्येक पृष्ठ के सभी ओर (बाएँ, दाएँ, ऊपर एवं नीचे) लगभग एक इंच का हाशिया छोड़ा जाएगा — ताकि फ़ाइलों पर अंकित टिप्पणों का बेहतर संरक्षण सुनिश्चित हो, क्योंकि कागज़ कभी-कभी किनारों से फट जाता है जिससे पठन कठिन हो जाता है।

When the line of action on a receipt is obvious or based on a clear precedent or practice, or has been indicated by a higher officer, and a communication has to issue, a draft will be put up without an elaborate note. In other cases, the Dealing Officer, while submitting a note on a case, will:जब किसी प्राप्ति पर कार्रवाई की दिशा स्पष्ट हो अथवा स्पष्ट पूर्व-नज़ीर/परंपरा पर आधारित हो, या उच्चतर अधिकारी ने इसे इंगित किया हो, और संप्रेषण जारी करना हो — तो विस्तृत टिप्पण के बिना मसौदा प्रस्तुत किया जाएगा। अन्य मामलों में, मामले पर टिप्पण प्रस्तुत करते समय दायित्वी अधिकारी:

Process of decision making in cases that are within the delegated powers of the Ministry. मंत्रालय की प्रत्यायोजित शक्तियों के अंतर्गत मामलों में निर्णय-प्रक्रिया।

• i.Dealing Officer takes action on a case in accordance with Departmental instructions prescribing the level of final disposal and the channel of submission for each category of cases. Suitable instructions are to be issued for the channel of submission for each category of cases by each Department. The channel of submission of cases (other than classified ones) must be made available on the website of the Department. Similarly, name, telephone number and email ID of officers dealing with various subjects must also be made available on the website.दायित्वी अधिकारी मामले पर कार्रवाई विभागीय अनुदेशों के अनुसार करता है — जो प्रत्येक श्रेणी के मामलों के अंतिम निपटान-स्तर एवं प्रस्तुति-चैनल को निर्धारित करते हैं। प्रत्येक विभाग प्रत्येक श्रेणी के मामलों के लिए प्रस्तुति-चैनल हेतु उपयुक्त अनुदेश जारी करेगा। मामलों का प्रस्तुति-चैनल (वर्गीकृत मामलों के अतिरिक्त) विभाग की वेबसाइट पर उपलब्ध कराया जाना अनिवार्य है। इसी प्रकार, विभिन्न विषयों से संबंधित अधिकारियों के नाम, टेलीफोन नंबर एवं ईमेल आईडी भी वेबसाइट पर उपलब्ध हों।
• ii.Each Department will review the instructions on level of disposal and channel of submission at least once in three years, keeping the number of levels to the minimum by delegating powers to lower formations. To facilitate quicker decision-making, channels of submission should not be more than four. Powers are to be delegated to operationalize this principle. In case of files to be submitted to the Minister-in-charge, a case may be initiated at the level of Deputy Secretary or Director. However, the Section and the Branch Officer would provide assistance to obtain inputs and prepare draft notes/communications.प्रत्येक विभाग निपटान-स्तर एवं प्रस्तुति-चैनल पर अनुदेशों की कम से कम तीन वर्ष में एक बार समीक्षा करेगा — निचले स्तरों को शक्तियाँ प्रत्यायोजित कर स्तरों की संख्या न्यूनतम रखते हुए। तेज़ निर्णय हेतु प्रस्तुति-चैनल चार से अधिक न हों। इस सिद्धांत के क्रियान्वयन हेतु शक्तियाँ प्रत्यायोजित की जाएँगी। प्रभारी मंत्री को प्रस्तुत फ़ाइलों के मामले में, उप सचिव अथवा निदेशक के स्तर पर मामला आरंभ किया जा सकता है। तथापि, अनुभाग एवं शाखा अधिकारी इनपुट प्राप्त करने एवं मसौदा टिप्पण/संप्रेषण तैयार करने में सहायता प्रदान करेंगे।

5-Step Decision-Making Flow5-चरणीय निर्णय-प्रक्रिया प्रवाह

• iii.For addressing cross-cutting issues, the Secretary of the concerned Department should have the flexibility to create inter-disciplinary teams.क्रॉस-कटिंग मुद्दों को संबोधित करने के लिए, संबंधित विभाग के सचिव को अंतर-अनुशासनिक टीमों के गठन की लचीलापन (फ़्लेक्सिबिलिटी) हो।
• iv.Wherever level-jumping is done in respect of any category of cases, each such case on its return, will pass through all the levels jumped over — who in suitable cases could resubmit the cases for reconsideration, if necessary.किसी श्रेणी के मामलों में जहाँ स्तर-जंपिंग की जाती है, प्रत्येक ऐसा मामला वापसी पर सभी छोड़े गए स्तरों से गुज़रेगा — जो आवश्यकतानुसार पुनर्विचार हेतु मामला पुनः प्रस्तुत कर सकते हैं।

• 📅To facilitate consideration and to obviate repeated recapitulation, a running summary of facts will be prepared and updated.विचार को सुगम बनाने एवं बार-बार पुनरावलोकन से बचने हेतु, तथ्यों का चालू सारांश तैयार एवं अद्यतन किया जाएगा।
• 📍Each updated running summary of facts must be dated on right top corner. They will be filed in the correspondence portion and given page number.प्रत्येक अद्यतन चालू सारांश पर दाएँ ऊपरी कोने में दिनांक अंकित होगा। उन्हें पत्राचार-भाग में फ़ाइल किया जाएगा और पृष्ठ संख्या दी जाएगी।
• ⚡Such a summary shall be prepared in a manner to contribute to speedy disposal of the case.ऐसा सारांश इस प्रकार तैयार किया जाएगा कि वह मामले के शीघ्र निपटान में योगदान करे।
• 🤝It will include the advice or views of other Departments consulted in the matter — but not opinions of individual officers within the Department.इसमें मामले में परामर्शित अन्य विभागों की सलाह अथवा विचार सम्मिलित होंगे — परंतु विभाग के भीतर के व्यक्तिगत अधिकारियों की राय नहीं।
• 🔄It should be kept up-to-date — incorporating changes whenever further developments take place — through a newer version. The previous version of running summary shall not be destroyed. This is useful while framing new policy, amendments to a policy or Act or Rule, court cases, etc.इसे अद्यतन रखा जाएगा — जब भी आगे विकास हो, परिवर्तन सम्मिलित करते हुए — नए संस्करण के माध्यम से। चालू सारांश का पिछला संस्करण नष्ट नहीं किया जाएगा। यह नई नीति बनाते समय, नीति अथवा अधिनियम/नियम में संशोधन, न्यायालय मामलों इत्यादि में उपयोगी है।

• i.All points emerging from discussions (including telephonic discussions) between two or more officers of the same Department or of different Departments, and the conclusions reached, will be recorded on the relevant file by the officer submitting a note.एक ही विभाग के अथवा विभिन्न विभागों के दो अथवा अधिक अधिकारियों के बीच चर्चा से उभरने वाले सभी बिंदु (टेलीफ़ोनिक चर्चा सहित) तथा पहुँचे गए निष्कर्ष — टिप्पण प्रस्तुत करने वाले अधिकारी द्वारा संबंधित फ़ाइल पर अंकित किए जाएँगे।
• ii.All discussions / points which the recording officer considers important enough, should be got confirmed by all those who have participated in or are responsible for them. This is particularly desirable where: the policy of the government is not clear; some important deviation from prescribed policy is involved; two or more levels differ on significant issues or the decision itself; or though agreed by all concerned, the decision is an important one.अंकन करने वाला अधिकारी जिन सभी चर्चाओं/बिंदुओं को पर्याप्त महत्त्वपूर्ण मानता हो, उन्हें उन सभी से पुष्ट कराया जाए जिन्होंने उनमें भाग लिया या जो उनके लिए ज़िम्मेदार हैं। यह विशेष रूप से वांछनीय है जहाँ: सरकार की नीति स्पष्ट न हो; निर्धारित नीति से कोई महत्त्वपूर्ण विचलन शामिल हो; दो अथवा अधिक स्तरों में महत्त्वपूर्ण मुद्दों या निर्णय पर ही मतभेद हो; अथवा सभी संबंधितों से सहमत होने पर भी निर्णय महत्त्वपूर्ण हो।

• i.Where an officer is giving direction (including telephonic, social-media platforms, SMS) for taking action in any case in respect of matters on which he/she or his/her subordinate has powers to decide, he/she shall ordinarily do so in writing. If, however, the circumstances are such that there is no time for giving the instructions in writing, he/she should follow it up by a written confirmation at the earliest.जब कोई अधिकारी ऐसे मामलों में निर्देश दे रहा हो (टेलीफ़ोनिक, सोशल-मीडिया प्लेटफ़ॉर्म, SMS सहित) जिन पर उसके अथवा उसके अधीनस्थ के पास निर्णय की शक्ति हो — तो वह सामान्यतः लिखित में निर्देश देगा। तथापि, यदि परिस्थितियाँ ऐसी हों कि लिखित में निर्देश देने का समय न हो, तो वह यथाशीघ्र लिखित पुष्टि से इसका अनुसरण करेगा।
• ii.An officer shall — in the performance of official duties or in exercise of conferred powers — act in his best judgment, except when acting under instructions of an official superior. In the latter case, he shall obtain the directions in writing wherever practicable before carrying out the instructions; where it is not possible to do so, he shall obtain written confirmation as soon thereafter as possible. If the officer giving the instructions is not his/her immediate superior but one higher to the latter in the hierarchy, he/she shall bring such instructions to the notice of his/her immediate superior at the earliest.अधिकारी अपने पदीय कर्तव्यों के निष्पादन में अथवा प्रदत्त शक्तियों के प्रयोग में — अपने सर्वोत्तम विवेक से कार्य करेगा, सिवाय जब किसी आधिकारिक वरिष्ठ के अनुदेशों के अधीन कार्य कर रहा हो। इस स्थिति में, वह अनुदेशों के निष्पादन से पूर्व जहाँ व्यावहारिक हो, लिखित निर्देश प्राप्त करेगा; जहाँ ऐसा संभव न हो, वह यथाशीघ्र लिखित पुष्टि प्राप्त करेगा। यदि निर्देश देने वाला अधिकारी उसका तत्काल वरिष्ठ नहीं बल्कि पदानुक्रम में उससे ऊपर का हो, तो वह यथाशीघ्र ऐसे अनुदेशों को अपने तत्काल वरिष्ठ के संज्ञान में लाएगा।

• i.Whenever a member of the personal staff of a Minister communicates to any officer an oral order on behalf of the Minister, it shall be confirmed by him/her in writing immediately thereafter.जब भी मंत्री का वैयक्तिक स्टाफ सदस्य किसी अधिकारी को मंत्री की ओर से मौखिक आदेश संप्रेषित करे — उसे तत्काल बाद उसके/उनके द्वारा लिखित में पुष्ट किया जाएगा।
• ii.If any officer receives oral instructions from the Minister or from his/her personal staff, and the orders ARE in accordance with the norms, rules, regulations or procedure, it should be brought to the notice of the Secretary (or the Head of the Department, where the officer concerned is working in or under a Non-Secretariat Organization).यदि किसी अधिकारी को मंत्री अथवा उनके वैयक्तिक स्टाफ से मौखिक अनुदेश प्राप्त हों, और आदेश मानदंडों, नियमों, विनियमों अथवा प्रक्रिया के अनुरूप हों — तो उसे सचिव के संज्ञान में लाया जाए (अथवा गैर-सचिवालय संगठन में कार्यरत होने पर विभाग प्रमुख के)।
• iii.If any officer receives oral instructions from the Minister or his/her personal staff, and the orders are NOT in accordance with the norms, rules, regulations or procedures, he/she should seek clear orders from the Secretary (or the Head of the Department in Non-Secretariat Organization) about the line of action — stating clearly that the oral instructions are not in accordance with the rules, regulations, norms or procedures.यदि किसी अधिकारी को मंत्री अथवा उनके वैयक्तिक स्टाफ से मौखिक अनुदेश प्राप्त हों, और आदेश मानदंडों, नियमों, विनियमों अथवा प्रक्रियाओं के अनुरूप न हों — तो उन्हें कार्रवाई की दिशा के संबंध में सचिव से स्पष्ट आदेश लेने चाहिए (अथवा गैर-सचिवालय संगठन में विभाग प्रमुख से) — स्पष्ट रूप से बताते हुए कि मौखिक अनुदेश अनुरूप नहीं हैं।
• iv.In rare and urgent cases when the Minister is on tour or sick and his/her approval has to be taken on telephone, the decision of the Minister shall be conveyed by his/her Private Secretary in writing. In such cases, confirmation will be obtained on file when the Minister returns to Headquarters / rejoins.दुर्लभ एवं तत्काल मामलों में जब मंत्री दौरे पर अथवा बीमार हों और उनका अनुमोदन टेलीफोन पर लेना हो — तो मंत्री का निर्णय उनके निजी सचिव द्वारा लिखित में संप्रेषित किया जाएगा। ऐसे मामलों में, मंत्री के मुख्यालय वापस आने / पुनः-सम्मिलित होने पर फ़ाइल पर पुष्टि प्राप्त की जाएगी।

• i.If an officer seeks confirmation of oral instructions given by his/her superior, the latter should confirm it in writing whenever such confirmation is sought.यदि कोई अधिकारी अपने वरिष्ठ द्वारा दिए गए मौखिक अनुदेशों की पुष्टि माँगे, तो वरिष्ठ को जब भी ऐसी पुष्टि माँगी जाए, लिखित में पुष्ट करना चाहिए।
• ii.Receipt of communications from junior officers seeking confirmation of oral instructions should be acknowledged by the personal staff of the Minister; or senior officers or their personal staff, as the case may be.मौखिक अनुदेशों की पुष्टि के लिए कनिष्ठ अधिकारियों से प्राप्त संप्रेषण की पावती — यथास्थिति मंत्री के वैयक्तिक स्टाफ; अथवा वरिष्ठ अधिकारी / उनके वैयक्तिक स्टाफ द्वारा दी जाएगी।

• i.Higher officers should record their own notes giving their views on the subject — where necessary, correcting or modifying the facts given in earlier notes. In any case, the replacement or modification of notes already recorded on a file — when the file has been further noted upon by others — should NOT be permitted. Where a final decision already communicated to a party is found later to have been given on a mistaken ground or wrong facts or wrong interpretation of rules due to misunderstanding or otherwise, such replacement/modification of a note may have legal implications. In all such cases, wherever necessary, review of the decision should be examined — and the revised decision shall be taken in consultation, if so required, with the Ministry of Law and with the approval of an officer higher than the one who took the original decision. The reasons for the reversal or modification shall duly be recorded on the file.उच्चतर अधिकारी विषय पर अपने विचार देते हुए अपने स्वयं के टिप्पण अंकित करेंगे — आवश्यकतानुसार पूर्व टिप्पणों में दिए गए तथ्यों को सुधारते अथवा संशोधित करते हुए। किसी भी स्थिति में — जब फ़ाइल पर अन्यों ने आगे और टिप्पण कर दिया हो — पहले से अंकित टिप्पणों के प्रतिस्थापन अथवा संशोधन की अनुमति नहीं दी जाएगी। यदि किसी पक्ष को पहले से संप्रेषित अंतिम निर्णय बाद में ग़लतफ़हमी अथवा अन्यथा के कारण ग़लत आधार, ग़लत तथ्यों अथवा नियमों की ग़लत व्याख्या पर आधारित पाया जाए — तो टिप्पण के ऐसे प्रतिस्थापन/संशोधन के विधिक प्रभाव हो सकते हैं। ऐसे सभी मामलों में, आवश्यकतानुसार, निर्णय की समीक्षा परीक्षित होगी — और संशोधित निर्णय आवश्यक होने पर विधि मंत्रालय से परामर्श कर, तथा मूल निर्णय लेने वाले से उच्चतर अधिकारी के अनुमोदन से लिया जाएगा। पूर्व निर्णय को पलटने अथवा संशोधित करने के कारण विधिवत फ़ाइल पर अंकित किए जाएँगे।
• ii.Under no circumstances shall a note be pasted over or removed from the file. In case of mistake in the note, or disagreement with a previously recorded note, a new note shall be recorded — keeping the previously recorded note on the file.किसी भी परिस्थिति में टिप्पण को फ़ाइल से चिपका कर ढका अथवा हटाया नहीं जाएगा। टिप्पण में त्रुटि होने अथवा पूर्व-अंकित टिप्पण से असहमति की स्थिति में, एक नया टिप्पण अंकित किया जाएगा — पूर्व-अंकित टिप्पण को फ़ाइल पर बनाए रखते हुए।

• i.Noting should be kept to an optimal level — therefore systematic and functional. One of the points for consideration while preparing a note is the size of the note. Functional Approach to Noting helps in deciding the kind and size of note. It is a technique for more effective noting — facilitating the initiating officer to submit a more effective note, and the competent authority to take decisions quickly. It categorizes the types of cases and the quantum of noting as given in Table 7.1.टिप्पण इष्टतम स्तर पर रखा जाए — इसलिए व्यवस्थित एवं कार्यात्मक हो। टिप्पण तैयार करते समय विचार-योग्य बिंदुओं में से एक टिप्पण का आकार है। टिप्पण का कार्यात्मक दृष्टिकोण टिप्पण के प्रकार एवं आकार को निर्धारित करने में सहायक होता है। यह अधिक प्रभावी टिप्पण की तकनीक है — आरंभकर्ता अधिकारी को अधिक प्रभावी टिप्पण प्रस्तुत करने और सक्षम प्राधिकारी को शीघ्र निर्णय लेने में सुविधा देती है। यह मामलों के प्रकार एवं टिप्पण की मात्रा को तालिका 7.1 में दिए अनुसार वर्गीकृत करता है।

Table 7.1 — Functional Approach to Noting at a Glanceतालिका 7.1 — एक नज़र में टिप्पण का कार्यात्मक दृष्टिकोण

(ii) Types of Cases & Functional Approach — In Detail(ii) मामलों के प्रकार एवं कार्यात्मक दृष्टिकोण — विस्तार से

(1) Ephemeral Cases(1) क्षणिक मामले

• 🗑️Also known as "No-Noting" cases. The Section Officer should record the reasons, in brief, why no action is necessary and file such cases at the dak stage itself. Such cases should be kept in File "O" bundle and destroyed on 31st December of every year. In some cases, these may also be returned in original to the originator giving requisite factual information."नो-नोटिंग" मामले भी कहे जाते हैं। अनुभाग अधिकारी संक्षेप में अंकित करेंगे कि किसी कार्रवाई की आवश्यकता क्यों नहीं तथा ऐसे मामलों को डाक चरण पर ही फ़ाइल कर देंगे। ऐसे मामलों को File "O" बंडल में रखा जाए और प्रत्येक वर्ष 31 दिसंबर को नष्ट किया जाए। कुछ मामलों में, अपेक्षित तथ्यात्मक सूचना देते हुए आरंभकर्ता को मूल रूप से वापस भी किया जा सकता है।

(2) Correspondence Handling / Action-in-Correspondence Cases(2) पत्राचार-संभाल / पत्राचार-में-कार्रवाई मामले

• ✉️These cases do not require detailed noting. It would be sufficient if a brief note (a paragraph of three to four sentences) is recorded indicating the issue under consideration and the suggested action or submission of a fair communication to obtain further inputs, etc.इन मामलों में विस्तृत टिप्पण की आवश्यकता नहीं। पर्याप्त है यदि संक्षिप्त टिप्पण (तीन-चार वाक्यों का अनुच्छेद) अंकित किया जाए जो विचाराधीन मुद्दे एवं सुझाई कार्रवाई अथवा आगे के इनपुट प्राप्त करने हेतु साफ़ संप्रेषण की प्रस्तुति आदि को दर्शाए।

(3) Routine or Repetitive Cases(3) नियमित अथवा पुनरावर्ती मामले

• a.In repetitive cases — e.g. sanctioning of leave, motor car advance, pension cases, release of grant-in-aid, giving permission to use the emblem and logo, giving vigilance clearance, etc. — 'a standard process sheet' will be devised by the respective Ministry/Department and prescribed through Departmental instructions. A standard process sheet is a standard skeleton note, or a template. It is developed by indicating pre-determined points of check. The check list contains the parameters or points to be taken into account while processing a case — often through the instructions in the SOP issued by the department. Variables of a case are filled in against the check list to obtain approval. No conventional note will be recorded in such cases. A fair reply is put up on file with the standard process sheet. Wherever possible, standard formats of communications should be prepared.पुनरावर्ती मामलों में — जैसे अवकाश की स्वीकृति, मोटर कार अग्रिम, पेंशन मामले, अनुदान-सहायता का निर्गमन, मंत्रालय/विभाग के प्रतीक एवं लोगो का प्रयोग की अनुमति, सतर्कता क्लियरेंस आदि में — संबंधित मंत्रालय/विभाग द्वारा 'मानक प्रक्रिया-शीट' बनायी जाएगी और विभागीय अनुदेशों से निर्धारित की जाएगी। मानक प्रक्रिया-शीट एक मानक कंकाल टिप्पण, अथवा टेम्पलेट है। यह पूर्व-निर्धारित जाँच-बिंदुओं को दर्शाते हुए विकसित होता है। चेकलिस्ट में मामले के प्रसंस्करण के समय ध्यान में रखी जाने वाली मापदंड अथवा बिंदु होते हैं — प्रायः विभाग द्वारा जारी SOP के अनुदेशों के माध्यम से। अनुमोदन प्राप्त करने के लिए चेकलिस्ट के विरुद्ध मामले के चर भरे जाते हैं। ऐसे मामलों में कोई पारंपरिक टिप्पण नहीं लिखा जाएगा। मानक प्रक्रिया-शीट के साथ साफ़ उत्तर फ़ाइल पर रखा जाता है। जहाँ संभव हो, संप्रेषणों के मानक प्रारूप तैयार किए जाने चाहिए।
• b.Standard process sheets will be developed by the Section Officer concerned with the help of the Dealing Officers. They will be prescribed through Departmental instructions, if necessary.मानक प्रक्रिया-शीट संबंधित अनुभाग अधिकारी द्वारा दायित्वी अधिकारियों की सहायता से विकसित की जाएगी। आवश्यकतानुसार उन्हें विभागीय अनुदेशों से निर्धारित किया जाएगा।
• c.Departments are to encourage developing templates to be used for cases of repetitive nature through Departmental instructions.विभाग पुनरावर्ती प्रकृति के मामलों के लिए विभागीय अनुदेशों के माध्यम से प्रयुक्त होने वाले टेम्पलेट विकसित करने को प्रोत्साहित करेंगे।
• d.It acts as a training tool to new Dealing Officers, as it gives points of check to process a case.यह नए दायित्वी अधिकारियों के लिए प्रशिक्षण उपकरण के रूप में कार्य करता है, क्योंकि यह मामले के प्रसंस्करण हेतु जाँच-बिंदु देता है।
• e.A specimen of standard process sheet is given in Appendix 7.1.मानक प्रक्रिया-शीट का नमूना परिशिष्ट 7.1 में दिया गया है।

(4) Problem-Solving Cases — 8 Aspects(4) समस्या-समाधान मामले — 8 पहलू

In these cases, a detailed note providing all information on each aspect is necessary. Even then, the note should be concise and to the point, covering:इन मामलों में प्रत्येक पहलू पर सभी सूचना देने वाला विस्तृत टिप्पण आवश्यक है। फिर भी, टिप्पण संक्षिप्त एवं सटीक हो — और इन्हें कवर करे:

1. What is the problem?समस्या क्या है?
2. How has it arisen?यह कैसे उत्पन्न हुई?
3. What are the provisions of Act, Rule, Policy or Precedent?अधिनियम, नियम, नीति अथवा पूर्व-नज़ीर के क्या प्रावधान हैं?
4. What are the possible solutions?संभावित समाधान क्या हैं?
5. Which is the best solution proposed and Why?प्रस्तावित सर्वोत्तम समाधान कौन-सा है और क्यों?
6. What will be the consequences (implications) of the proposed solution?प्रस्तावित समाधान के क्या परिणाम (प्रभाव) होंगे?
7. Is any inter-departmental consultation needed? If so, with whom and how?क्या कोई अंतर-विभागीय परामर्श अपेक्षित है? यदि हाँ, किसके साथ और कैसे?
8. Who is the competent authority?सक्षम प्राधिकारी कौन है?

(iii) Policy & Planning Cases — 6-Section Structure(iii) नीति एवं आयोजना मामले — 6-खंडीय संरचना

These types of cases are not large in number and are normally dealt with at sufficiently higher levels of the organization. They require thorough examination with maximum amount of noting developed systematically. A note in such cases should be structured in the following manner:इस प्रकार के मामलों की संख्या कम होती है और सामान्यतः संगठन के पर्याप्त उच्च स्तरों पर निपटाए जाते हैं। उन्हें व्यवस्थित रूप से विकसित अधिकतम टिप्पण के साथ संपूर्ण परीक्षण की आवश्यकता है। ऐसे मामलों में टिप्पण निम्नवत संरचित हो: